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Aufbewahrungsfristen 2022 – Alle Fristen im … – firma.de New Update

15/03/2022 · Aufbewahrungsfrist für die Bilanz 2022. Auch die Aufbewahrungsfrist für Bilanzen, im Speziellen Jahresbilanzen, beträgt zehn Jahre. Unterlagen aus dem Jahr 2012: Ende 2022; Unterlagen aus dem Jahr 2022: Ende 2032 . Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen 2022. Für Unterlagen, die die Lohnsteuer betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von …

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Wenn Sie verhindern wollen, dass das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage festsetzt und daraus finanzielle Nachteile entstehen, sollten Sie die Aufbewahrungsfristen für wichtige Unterlagen beachten

Welche Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen, Lohnunterlagen und andere Unterlagen in der Buchhaltung zu beachten sind, erfahren Sie hier

Aufbewahrungsfristen für Dokumente: Übersicht

Belegart Aufbewahrungsfrist Geschäftsunterlagen, die als Buchungsgrundlage dienen, z

B

Steuerbescheide (endgültig)

Lohnsteuerunterlagen

Gehaltsabrechnungen

Jahresabschlüsse

Bilanzen

Buchungsgutscheine

Notizen

Kontoauszüge

Kassenberichte

Quittungen und Inventaraufzeichnungen

Abrechnungsdaten der Betriebs-EDV

Lieferscheine (mit einigen Ausnahmen) 10 Jahre Geschäftsdokumente, z.B

B

Angebotsschreiben ohne Vertragsabschluss

Preisliste

Unternehmensunterlagen

Businesspläne 6 Jahre Sonstige steuerliche Unterlagen, z.B

B

Freistellungsbescheinigungen

Abrechnungen für Reisekosten

Stundenzettel

Fahrtenbücher 6 Jahre Arbeitsrechtliche Dokumente, z.B

B

Arbeitszeugnisse 3 Jahre Gerichts- und Rechtsdokumente, z.B

B

Mahnungen

Fallakten

Urteile 30 Jahre Unterlagen zur Renten- und Rentenberechnung, z.B

B

Arbeitsverträge

Gehaltsabrechnungen

Sozialversicherungsunterlagen 30 Jahre

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist betrifft mehrere Gruppen von Dokumenten

Alle Geschäftsunterlagen müssen für einen bestimmten Zeitraum als Nachweis für eine Prüfung aufbewahrt werden

Für wen gelten Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen betreffen Unternehmen, die mindestens 500.000 Euro Umsatz und 50.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften

Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist?

beginnt am Ende des Kalenderjahres und variiert je nach Art des Dokuments

Bei Handels- und Geschäftsbriefen gilt das Versand- bzw

Eingangsdatum, bei laufenden Aufzeichnungen das der letzten Eintragung

Für andere Dokumente gilt das jeweilige Entstehungsdatum

geregelt in § 257 HGB, § 147 AO und § 14 UStG

Je nach Branche können auch spezielle Gesetze und Verordnungen relevant sein

Mögliche Rechtsfolgen

Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung können Probleme entstehen, wenn Geschäftsunterlagen unvollständig oder gar nicht vorhanden sind

Die Betreibungsfrist beginnt mit Zugang des Steuerbescheids

Steuerhinterziehung vor weniger als fünf Jahren wird in der Regel mit Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet

In besonders schweren Fällen, beispielsweise als Mitglied einer Gruppe von Steuerhinterziehern, kann die Frist doppelt so lang sein

Auch nach Ablauf der Betreibungsfrist kann das Finanzamt die Nachzahlung der Steuern samt Zinsen verlangen

Es besteht auch die Möglichkeit, dass die Verjährung unterbrochen wird, beispielsweise durch eine Geldstrafe oder sogar einen Haftbefehl

Ordnungsgemäße Lagerung

Um rechtliche Probleme und Nachzahlungen zu vermeiden, ist eine gewissenhafte Archivierung die Grundvoraussetzung

Dies erfordert eine konsequente, systematische Ablage

Das System sollte auch für Dritte nachvollziehbar sein, z.B

B

der zuständige Mitarbeiter wechselt

Übrigens können Sie alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (außer Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz) in digitaler Form aufbewahren

Allerdings sollte dann sichergestellt sein, dass die Daten auch noch nach einigen Jahren problemlos abgerufen werden können

Wählen Sie hierfür eine Cloud-Lösung oder dauerhafte Speichermedien wie externe Festplatten

DVDs oder CDs sind als dauerhafte Speichermedien nicht geeignet

Allgemeine Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen 2022

Unterlagen, die als Grundlage für die Buchhaltung dienen: 10 Jahre

B

Steuerbescheide*, Aktenvermerke, Kontoauszüge, Kassenabrechnungen, Belege und Aufzeichnungen über Inventuren Abrechnungsdaten der betrieblichen EDV

Andere Dokumente : 6 Jahre Angebotsschreiben ohne Vertragsabschluss Preislisten Interne Firmendokumente Geschäftspläne

*Bei der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist für Steuerbescheide ist zu beachten, dass diese nur gilt, wenn alle Steuerbescheide rechtskräftig sind

Tipp: Ausnahmen gelten für Kleinunternehmen und Selbständige ohne Angestellte

Aufbewahrungsfrist für die Bilanz 2022

Die Aufbewahrungsfrist für Bilanzen, insbesondere Jahresbilanzen, beträgt zehn Jahre

Unterlagen aus 2012: Ende 2022

Unterlagen aus 2022: Ende 2032

Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen 2022 betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren

Dazu gehören die folgenden Arten von Dokumenten:

Befreiungsbescheinigungen

Abrechnungen für Reisekosten

Stundenzettel

Logbücher

Das bedeutet für Sie: Steuerbelege von 2016: Ende 2022

Steuerbelege von 2022: Ende 2028

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine 2022

Eine besondere Gesetzesänderung, die 2017 verabschiedet wurde, betrifft Lieferscheine und deren Aufbewahrungsfrist

Seit Inkrafttreten des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG II) am 1

Januar 2017 gilt: Erhaltene Lieferscheine können verworfen werden, wenn die entsprechenden Rechnungen alle Angaben enthalten, die auf dem Lieferschein stehen

Aber Vorsicht, jede Regel hat ihre Ausnahmen:

Quittungsfunktion oder Teil der Rechnung: Werden Lieferscheine als Quittung oder Teil der Rechnung angesehen, sind sie von der Gesetzesänderung ausgenommen

Sie müssen wie üblich 10 Jahre aufbewahrt werden

Sofern Lieferscheine als Quittung oder Bestandteil der Rechnung gelten, sind sie von der Gesetzesänderung ausgenommen

Sie müssen wie üblich 10 Jahre aufbewahrt werden

Ausstellungsdatum: Eine Aufbewahrungspflicht besteht auch dann, wenn das Rechnungsdatum nicht mit dem Lieferscheindatum übereinstimmt

Eine Aufbewahrungspflicht besteht auch dann, wenn das Datum auf der Rechnung nicht mit dem auf dem Lieferschein übereinstimmt

Buchführungspflichtige Unternehmen: Lieferscheine dienen als Buchhaltungsbelege mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

Bis 2017 waren auch alle Lieferscheine aufzubewahren, wenn die Angaben aus den Rechnungen stammten und zehn Jahre lang aufzubewahren waren, wenn sie als Buchhaltungsbelege dienten

Andernfalls mussten sie sechs Jahre aufbewahrt werden

Aufbewahrungsfristen für juristische Dokumente

Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt: Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen wie Arbeitszeugnisse beträgt drei Jahre

Zeugnisse aus 2019: Ende 2022

Zeugnisse aus 2022: Ende 2025

Für Unterlagen im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren beträgt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre, beispielsweise für Mahnungen, Gerichtsakten oder Urteile

Urkunden von 1992: Ende 2022

Urkunden von 2022: Ende 2052

Aufbewahrungsfristen für Unterlagen zur Rentenberechnung

Auch für Unterlagen im Zusammenhang mit der Altersvorsorge über Rentenklassen und Renten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren

Diese schließen ein:

Arbeitsverträge

Gehaltsabrechnungen

Sozialversicherungsunterlagen

Fazit

Diese Übersicht soll Ihnen helfen, Ordnung in Ihre Unterlagen zu bringen und bei Betriebsprüfungen die richtigen Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt nachweisen zu können

Bitte beachten Sie jedoch, dass sich das Gesetz immer ändern kann

Informieren Sie sich daher am Ende des Jahres über eventuelle Änderungen

Lesen Sie hier, wie Sie Datenmüll, Dokumente und Papiere richtig entsorgen.

Steuerunterlagen professionell sortieren (TUTORIAL) Steuerberater erklärt Update New

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Welche Steuerunterlagen muss ich wie lange … – Taxfix New

11/01/2022 · Was viele nicht wissen: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem eine Rechnung ausgestellt wurde. Hast du beispielsweise eine Handwerksrechnung über Renovierungsarbeiten an deinem Haus am 23.06.2020 erhalten, gilt die 5-Jahres-Frist bis zum Ende des Jahres 2025.

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Belege & Nachweise in der Steuererklärung – Taxfix Update New

25/01/2022 · Kassenzettel, Verträge, Quittungen – in Zeiten der Digitalisierung musst du bei deiner Steuererklärung keine Belege mehr einreichen. Warum du Nachweise und Unterlagen dennoch aufbewahren solltest, erklären wir dir in diesem Artikel.

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Diese Unterlagen braucht der Steuerberater Update

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Aufbewahrungsfristen im Überblick: Was kann entsorgt … Neueste

18/01/2017 · Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.

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Arbeitspapiere sind bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren

Herausgabepflicht nach Kündigung für:

– Lohnsteuerkarte

– Abschrift,

– Urlaubsbescheinigung,

– Melden Sie sich beim Sozialversicherungsträger

Keine Herausgabepflicht:

– Lebenslauf

– Anwendung

Keine Pflicht zur Aufbewahrung der reinen Vertragsunterlagen

die Aufbewahrung ist jedoch für die Dauer der Verjährungsfristen angemessen

Aufbewahrungsfristen deiner Dokumente – Das musst du aufbewahren! Update New

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Wichtige Dokumente, wie Belege und Rechnungen, müssen über bestimmte Zeiten aufbewahrt werden, da sie als Nachweise dienen. Doch welche gesetzlich geregelten #Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmer und Privatpersonen? Sieh dir jetzt das Video an!
00:00 | Einleitung
00:29 | Was sind Aufbewahrungsfristen?
00:55 | Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
01:35 | Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen
03:01 | Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
04:16 | Wann beginnen und enden Aufbewahrungsfristen?
04:50 | Wie musst du Dokumente aufbewahren?
06:42 | Fazit
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Aufbewahrungsfristen 2022: Was darf in den Reißwolf? – ARAG Neueste

18/01/2022 · Sprechen Sie vor jeder größeren Aktenvernichtung sicherheitshalber mit Ihrem Steuerberater. Wenn Sie sich bei Belegen hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist unsicher sind, können Sie auch direkt bei dem für Sie zuständigen Finanzamt nachfragen. Damit es bei einer eventuellen Betriebsprüfung kein böses Erwachen gibt.

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Einbindung von Social Plugins

Damit Sie spannende Inhalte schnell und einfach mit anderen teilen können, binden wir gelegentlich Social Plugins von Facebook und Twitter auf unserer Website ein

Der Aufruf einer Seite mit einem solchen Plugin in Ihrem Browser führt in der Regel zu einer direkten und kurzen Verbindung mit deren Servern

Dies dient in erster Linie dazu, den Inhalt des Plugins anzuzeigen

In diesem Fall nimmt der Anbieter des sozialen Netzwerks Ihre IP-Adresse wahr

Diese IP-Adresse kann Ihnen praktisch nicht namentlich zugeordnet werden

Wenn Sie jedoch gleichzeitig bei einem der Anbieter registriert sind, kann dieser für Sie ein Surfprofil erstellen

Unter Umständen kann der Plattformanbieter ein Cookie auf Ihrem Rechner speichern

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Daher schützen wir Ihre Privatsphäre mit einem zweistufigen Verfahren, das die Übermittlung personenbezogener Daten nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zulässt

Dadurch werden beim normalen Seitenaufruf keine Daten an Facebook und Co

übermittelt

Und so funktioniert es

Erst bei Aktivierung des ausgewählten Buttons wird eine Verbindung zu den Betreibern der entsprechenden sozialen Netzwerke hergestellt

Mit dem zweiten Klick kann dann eine Empfehlung an Facebook oder Twitter gesendet werden

Bei Facebook geschieht dies direkt, bei Twitter kann die Empfehlung aber noch in einem Pop-up-Fenster bearbeitet werden

Die Einwilligung gilt nur für die aktuell aufgerufene Seite.

Aufbewahrungsfristen für Selbständige und Unternehmen | Aufbewahrungspflichten Buchführung Update

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 Update  Aufbewahrungsfristen für Selbständige und Unternehmen | Aufbewahrungspflichten Buchführung
Aufbewahrungsfristen für Selbständige und Unternehmen | Aufbewahrungspflichten Buchführung New

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen – Aufbewahrungspflicht … New

Der Steuerberater macht den Jahresabschluss für das Jahr 2011 im November 2012 fertig. Es bedeutet, dass die Aufbewahrungsfrist dann erst mit dem Ende des Jahres 2012 beginnt, somit endet die Aufbewahrungspflicht mit dem Ablauf des Jahres 2022. Die Fristen können unter bestimmten Voraussetzungen auch verlängert werden. So ist es dann der …

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Aufbewahrungsfristen – für wen gelten sie, wie lange sind sie? Das Ordnen und Sortieren der einzelnen Dokumente fällt vielen nicht leicht

Wer sich die Zeit für diese Arbeit nimmt, sollte auch wissen, dass es für einzelne Dokumente bestimmte Aufbewahrungsfristen gibt

Wer Dinge, die er seiner Meinung nach nicht mehr braucht, wahllos in den Papierkorb wirft, kann am Ende jede Menge Ärger und Stress bekommen

Wer Scheine wegwirft, kann sich nicht mehr auf eine bestehende Garantie verlassen, die teuer werden kann

Aber es wird noch schlimmer, wenn die Dokumente, die für einige Jobs relevant sind, vernichtet werden

Betroffen sind nicht nur Handwerker, Händler und Selbständige

Auch für Privatpersonen gilt: Manche Dokumente sind wichtig und dürfen nicht dem Aktenvernichter zum Opfer fallen

Welche das genau sind, wird im Folgenden erklärt

Diese Website zeigt, welche Dokumente wann entsorgt werden können und welche am besten lebenslang aufbewahrt werden sollten

Inhaltsverzeichnis:

Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Dokumenten

Grundlage all dieser Angaben zur Aufbewahrungspflicht ist die Abgrenzung der Unterlagen

Handelt es sich um private Dokumente oder stammen sie aus Ihrer eigenen Tätigkeit als Gewerbetreibender oder Selbständiger? Wer Dokumente rein privat hat, wird feststellen, dass die eigene Buchhaltung um einiges einfacher ist

Statt Papierstapeln und Dokumenten muss nicht alles so lange aufbewahrt werden

Bei allen anderen ist es erforderlich, ja sogar gesetzlich vorgeschrieben, einzelne Gegenstände lange aufzubewahren

Welche privaten Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden?

Mindestens 2 Jahre Reserve:

Kaufverträge und Quittungen

Rechnungen / Garantieunterlagen

Handwerkerrechnungen

Rechnungen von Ärzten, Rechtsanwälten und Notaren

Grundsätzlich sind nur Handwerkerrechnungen aufzubewahren

Alle anderen Unterlagen sind aufzubewahren

Gerade bei Kassenbons mit Garantie kann es sich lohnen, diese zwei Jahre aufzubewahren

Andernfalls kann das Gewährleistungsrecht nicht geltend gemacht werden

Der Gewährleistungsanspruch endet in der Regel nach 24 Monaten

Bei einer Extra-Garantie, wie sie manche Hersteller geben, muss das Dokument im eigenen Interesse auch nach Ablauf der 2-Jahres-Grenze aufbewahrt werden

Bitte beachten Sie:

Auch einige Unterlagen, etwa solche im Zusammenhang mit dem Bau, Kauf oder Unterhalt eines Eigenheims, gelten als aufbewahrungspflichtig

Dies sind insbesondere:

alle Bauarbeiten

Planungsleistungen

Handwerks- und Renovierungsarbeiten

Reinigungsarbeiten.

Mit der Rechnung MUSS der Handwerker, die Firma, noch einmal ausdrücklich auf die Pflicht zur Archivierung der Unterlagen hinweisen

Diese beträgt in der Regel ebenfalls 24 Monate

Jeder sollte mindestens 5 Jahre sparen:

Reklamationen und Ansprüche wegen Mängeln an der Wohnung unterliegen einer Fünfjahresfrist

Es empfiehlt sich daher, die Unterlagen, die etwas über die Planung und den Bau von Gebäuden aussagen, zu diesem Zeitpunkt aufzubewahren

Andernfalls kann der Anspruch kaum oder gar nicht geltend gemacht werden

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Aufbewahrungspflicht 6 Jahre für Gutverdiener:

Arbeitnehmer und Arbeitnehmer mit einem positiven Einkommen von mehr als 500.000 € pro Jahr sind verpflichtet, ihre Kontoauszüge 6 Jahre aufzubewahren

Dies gilt für alle eventuell steuerlich relevanten Buchungen

Jeder sollte etwa 30 Jahre halten:

Urteile

Mahnungen

Fallakten

Diese Dokumente sind in der Regel genau 30 Jahre gültig, wenn zwischenzeitlich kein anderes Urteil ergangen ist

Aber auch dann ist es ratsam, wenn diese so sortiert sind, dass sie die Reihenfolge der Prozesse abbilden

Nicht selten werden diese Jahre später wieder verwendet

Wer sie verwahrt hat, hat dann einen entscheidenden Vorteil

Jeder sollte sie lebenslang aufbewahren: Ärztliche Gutachten

Ausbildungszertifikate

Diplome

Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde

Sterbeurkunden von Familienangehörigen

Unterlagen zur Rentenberechnung; dazu gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen

Diese Dokumente werden von Zeit zu Zeit benötigt

Zu den Unterlagen zur Rentenberechnung sei gesagt, dass sie bei Problemen mit der Berechnung, die automatisch durchgeführt wird, hilfreich sind

Steht der Rentenanspruch nicht in Frage, werden sie bei der ersten Rentenzahlung eigentlich nicht mehr benötigt und können dann vernichtet werden

Was ist mit Bankunterlagen und Kontoauszügen zu tun?

Aus rechtlicher Sicht sind die Fristen für diese Dokumente etwas vage

Seit dem 01.01.2002 können Belege über laufende Zahlungen noch bis zu 4 Jahre später als Nachweis verwendet werden

Es ist daher sinnvoll, Belege für Mietzahlungen genau für diesen Zeitraum zur Aufbewahrung zu archivieren

Für Einmalzahlungen gilt eine Frist von zwei Jahren

Wer diese Dokumente vernichtet hat, kann sie noch 6 Jahre später bei seiner eigenen Bank anfordern, da sie sie so lange aufbewahren muss

Dies ist jedoch für Privatpersonen mit erheblichen Kosten verbunden

Verträge für Bankprodukte sollen so lange verfügbar sein, wie die Laufzeit anhält

Bei Kreditverträgen, Anlageprodukten und auch dem Girokonto empfiehlt es sich, die Unterlagen bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufzubewahren

Wenn der Kreditvertrag endet und alle Schulden beglichen sind, können die Unterlagen auch gleichzeitig vernichtet werden

Welche Vorschriften gelten für Versicherungsunterlagen?

Auch hier bestehen keine Anforderungen oder Pflichten zur Aufbewahrung

Es wird jedoch empfohlen, die Unterlagen zu allen Versicherungsverträgen vertragsgemäß aufzubewahren

Dazu gehören die Unterlagen zum Vertragsschluss, Vertragsänderungen und Statusmeldungen

Briefe der Unternehmen, wie zum Beispiel Prämienbriefe, können direkt entsorgt werden

Ausnahmen sind steuerlich geltend zu machende Schreiben, wie z

B

Nachweis einer Kfz-Versicherung oder einer privaten Rentenversicherung

Was gilt bei Wohnungs- und Mietverträgen und Wohneigentum? Die Verjährungsfrist für Zahlungen aus dem Mietverhältnis beträgt drei Jahre

Es wird daher empfohlen, alle Unterlagen für diesen Zeitraum aufzubewahren

Dazu gehören die Nebenkosten, die Kaution, ein Übergabeprotokoll etc

Gut zu wissen, dass eine Nebenkostenabrechnung ein Jahr nach Erhalt noch angefochten werden kann

Wer sie bezahlt hat, kann sie vernichten

Um die einzelnen Punkte im Mietverhältnis vergleichen zu können, empfiehlt es sich, diese Unterlagen mehrere Jahre aufzubewahren

Der Kauf eines Hauses oder einer Wohnung ist immer mit viel Korrespondenz verbunden

Bewahren Sie im eigenen Interesse nicht nur die Belege für Gewährleistungsansprüche oder Reklamationen auf

Auch wer mit dem Gedanken spielt, die Immobilie zu einem späteren Zeitpunkt zu verkaufen, ist gut beraten, die wichtigen Gegenstände aufzubewahren

Diese Unterlagen bilden in der Regel die Grundlage für die Wertermittlung

Konstruktionsrechnungen Konstruktionszeichnungen

Übergabeprotokolle, Bauabnahme

Gebäudeversicherung

gut archiviert werden

Was ist mit privaten Steuerunterlagen?

Private Steuerbescheide müssen grundsätzlich nicht aufbewahrt werden

Es kann jedoch hilfreich sein, es aufzubewahren, da es bei einigen staatlichen Zuschussanträgen wichtig werden kann

Die Kosten für den Kindergartenplatz richten sich nach dem Einkommen

Einsicht in die Steuerbescheide ist auch für Pflegegelder für Angehörige erforderlich

Ist ein Steuerbescheid als „vorläufig“ oder „prüfbar“ gekennzeichnet, sind die Unterlagen bis zur vollständigen Klärung aufzubewahren

Belege über den Steuerbescheid, beispielsweise über Werbungskosten, können nach Erhalt des Steuerbescheids vernichtet werden

Sofern der Steuerbescheid keine weiteren Hinweise zur Vorläufigkeit etc

enthält

Zusammenfassung:

Im privaten Bereich gilt die Aufbewahrungspflicht nur für Rechnungen von Handwerkern

Da der Dienstleister dies tun muss, damit das Risiko von Schwarzarbeit, Steuerhinterziehung etc

eingedämmt werden kann, müssen hier auch Privatpersonen helfen

Wer dieser Verpflichtung nicht nachkommt, muss mit Sanktionen rechnen

Beispielsweise kann in einem beigefügten Beweisverfahren, das der Unternehmer durchzuführen hat, eine Zeugenaussage verlangt werden

Darüber hinaus müssen andere Dokumente verwendet werden, um nachzuweisen, dass die Leistung empfangen und bezahlt wurde

Kontoauszüge dienen oft als Dokument, das anerkannt wird

Für alle anderen Dokumente besteht diese Verpflichtung nicht

Es empfiehlt sich immer, das eine oder andere Dokument aufzubewahren

Sie dienen nur ihrem eigenen Interesse

Sie können als Beweismittel für eigene Ansprüche verwendet werden, sodass sich aus der Aufbewahrung der Unterlagen ein finanzieller Vorteil ergeben kann

Allgemein kann gesagt werden, dass die Dokumente so lange aufbewahrt werden sollten, wie sie benötigt werden können

Selbstverständlich sollten diese dann lesbar, sauber und sortiert sein

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Grundsätzlich ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, Geschäftsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren

Es wird zwischen Zeiträumen von sechs und zehn Jahren unterschieden

Für die Aufbewahrungsfristen eines Unternehmens werden zwei Rechtsgrundlagen herangezogen: das Steuerrecht und das Handelsrecht

Im Steuerrecht regelt die Abgabenordnung (kurz AO) die Anforderungen, im Handelsrecht gibt das Handelsgesetzbuch (kurz HGB) die Vorschriften für Kaufleute vor

Beide Anforderungen sind nahezu identisch, in der Praxis sind jedoch die steuerlichen Anforderungen relevant

Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen basieren im Wesentlichen auf zwei Rechtsgrundlagen, nämlich dem Steuerrecht und dem Handelsrecht

Im Bereich des Steuerrechts sind die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Regelungen für Kaufleute

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften sind weitgehend gleich, für die betriebliche Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant

Wer muss die Pflichten erfüllen?

Auch wer nach Steuer- und Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet ist, ist zur Aufbewahrung verpflichtet

Das Gesetz unterscheidet hier mehrere Möglichkeiten, wer zu beachten hat

Einerseits ist es die Abgabenordnung, die genaue Vorgaben macht, welche Berufsgruppen Buch führen müssen und welche nicht

Diese finden sich in §147

Auch das Steuergesetz und die Umsatzsteuergesetze regeln, wer Buch führen muss und wer nicht.

Darüber hinaus ist auch aus dem Umsatz bzw

Gewinn des Unternehmens ersichtlich, in welcher Form die Bücher zu führen sind und somit auch die Aufbewahrungsfristen zu beachten sind

Das Gesetz sieht vor, dass Unternehmer, die mehr als 500.000 € Umsatz pro Jahr gemacht haben, vgl

§ 141 Abs

1 Nr

1 AO und/oder mehr als 50.000 € Gewinn nach § 141 Abs

1 Nr

4, 5 AO sind buchführungspflichtig

Eine Ausnahme kann gewährt werden, wenn es sich um einen einmaligen Geschäftsvorfall handelt, der diese Grenzen überschreitet

Steuerrechtlich kann dann von der Buchführungspflicht abgesehen werden, nicht jedoch handelsrechtlich

Eine solche Transaktion kann eine große Entschädigungszahlung oder der Verkauf von Grundstücken sein

Voraussetzung ist jedoch, dass ein Vorteil im Sinne der Buchführungserleichterung vorliegt, der sich nicht auf die Besteuerung an sich auswirkt, vgl

§ 148 Satz 1 AO

Andere Klauseln, die auf eine Erleichterung der Buchführungspflicht hoffen lassen könnten, wie Alter oder Krankheit, werden nicht anerkannt

Welche Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden?

Unterlagen, die der Steuerpflichtige aufzubewahren hat, sind in § 147 AO im Einzelnen aufgeführt

Generell lässt sich sagen, dass alle für die Besteuerung wichtigen Bücher und Aufzeichnungen erfasst sind

§ 147 Abs

1 AO zählt sie im Einzelnen auf: Bücher und Aufzeichnungen

Vorräte,

Jahresabschluss, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,

Lageberichte,

Anfangsbestand,

Arbeitsanweisungen und andere organisatorische Dokumente

Erhaltene Handels- und Geschäftsbriefe

Vervielfältigungen von Handels- und Geschäftsbriefen versendet

Buchungsgutscheine,

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Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Jeder Kaufmann muss gemäß § 257 Abs

1 HGB:

Handelsbücher,

Vorräte,

Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse,

die erhaltenen Handelsbriefe,

Reproduktionen von Handelsbriefen gesendet

Buchungsgutscheine

In der Praxis wird es hier problematisch, da nicht jeder Handelsbrief auch wirklich einen geschäftlichen Hintergrund hat

Die Aufbewahrungsfrist ist also etwas komplizierter zu bestimmen

Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen?

Folgende Unterlagen unterliegen den Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren (vgl

§ 147 Abs

2 iVm § 1 Nr

1, 4 und 4a AO, § 14b Abs

1 UStG): Bücher und Aufzeichnungen

Jahresabschluss,

Vorräte,

Aktienberichte,

Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen organisatorischen Unterlagen

Buchungsgutscheine,

Rechnungen,

Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen unterliegen den Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren

erhaltene Handels- oder Geschäftsbriefe,

Vervielfältigungen von Handels- oder Geschäftsbriefen gesendet

sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Es ist wichtig zu wissen, an welchem ​​Tag die Aufbewahrungsfristen beginnen und enden

Sie beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung oder Aktion hier vorgenommen wurde

Ein Beispiel zur Verdeutlichung ist sehr hilfreich: Der Steuerberater erstellt den Jahresabschluss 2011 im November 2012

Das bedeutet, dass die Aufbewahrungsfrist erst Ende 2012 beginnt, die Aufbewahrungspflicht also Ende 2022 endet

Die Fristen können unter bestimmten Voraussetzungen auch verlängert werden

Dies ist der Fall, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung wichtig sind und die Frist zur Festsetzung der Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht abgelaufen ist

Dies kann bei einer fahrlässigen Herabsetzung der Steuer oder bei einer Steuerhinterziehung der Fall sein

Die Gewerbetreibenden müssen dann mit deutlich längeren Fristen rechnen, vgl

§ 169 Abs

2 Satz 2 AO.

Eine Aufbewahrung der Unterlagen kann auch dann erforderlich sein, wenn

ein externes Audit hat bereits begonnen

ein Steuerbescheid ist nach § 165 AO vorläufig,

bei steuerstrafrechtlichen Ermittlungen

Wie die Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen!

Auch hier gibt es einige Regeln, die jeder befolgen muss

Das Gesetz schreibt nicht nur die Aufbewahrungsfrist selbst vor, sondern auch die Form der Aufbewahrung

Daher ist es entscheidend, dass Dokumente immer lesbar sind

Nach § 14b Abs

1 Satz 2 UStG müssen die Rechnungen für die gesamte Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren lesbar sein

Problematisch kann es dann werden, wenn die Originalbelege auf Thermokopierpapier sind

Diese verblassen nach einiger Zeit

Wer auf Lesbarkeit achten muss, sollte sich daher die Zeit nehmen, alle Originale auf normales, stets gut lesbares Papier zu kopieren

Diese Kopie ist jedoch zusammen mit dem Original aufzubewahren

Auch die Abgabenordnung nennt verschiedene Punkte zur Aufbewahrung der Unterlagen

Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind gemäß § 147 Abs

2 AO.

Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe, die der Unternehmer erhalten hat, sind gemäß §§ 14, 14b UStG so aufzubewahren, dass sie optisch dem Original entsprechen (bildliche Wiedergabe)

Die heutzutage immer häufiger elektronisch übermittelten Daten und Rechnungen müssen die Echtheit garantieren können

Dies kann erreicht werden, wenn alle den Prozess betreffenden Daten zusammengehalten werden

Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen inhaltlich übereinstimmen

Für die Zurückbehaltung ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich

Es muss immer gewährleistet sein, dass die Dokumente jederzeit einsehbar sind

Von einer Aufbewahrung in Schuhkartons ist daher abzuraten, da die Finanzbehörden davon ausgehen, dass sie sich auch mit der Buchführung auskennen

Wer also mehrere Stapel Papier bei der Behörde abgibt und die Mitarbeiter sich erst durch die Akten durcharbeiten müssen, bekommt immer einen Minuspunkt

Auch wenn es keine rechtlichen Konsequenzen gibt, macht es einen anderen Eindruck, wenn die Buchhaltung sauber und übersichtlich und für alle verständlich ist

Wo müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Die steuerrechtlichen Anforderungen, vgl

§ 146 Abs

2 AO besagt, dass die Unterlagen in Deutschland aufzubewahren sind

Angaben nach Handelsgesetzbuch werden nicht gemacht, müssen aber in angemessener Frist vorgelegt werden können, vgl

§ 239 Abs

4 Satz 2 HGB

Die Finanzbehörde kann einem schriftlichen Antrag nach § 146 Abs

2a HGB zustimmen

AO, dass die Unterlagen außerhalb Deutschlands aufbewahrt und aufbewahrt werden können

Allerdings muss der Antragsteller einige Punkte erfüllen: Der genaue Standort der Dokumente ist mitzuteilen

der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung uneingeschränkt möglich ist,

die Besteuerung ist davon nicht betroffen

Welche Folgen hat die Verletzung der Aufbewahrungsfristen? Die Folgen eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten sind für den Händler selten im Voraus abschätzbar

Im eigenen Interesse ist es jedoch besser, von den Unterlagen etwas mehr als zu wenig aufzubewahren

Die Konsequenzen können so weit gehen, dass von einer Straftat ausgegangen wird, die dann erst das Gegenteil beweisen muss

Dies erfordert dann eine erneute Vorlage der Unterlagen

Es ist gesetzlich vorgesehen, dass der Steuerpflichtige die Beweislast trägt

Die Behörden wollen, dass alles genau dokumentiert wird, damit nur die Quittungen als Beweis dienen können

Neben der Verletzung der Aufbewahrungspflicht wird die Behörde dies auch als Verletzung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten verstehen

In diesem Fall sind die Behörden gesetzlich berechtigt, die Steuerbelastung zu schätzen

Zuvor gibt es aber noch zahlreiche Möglichkeiten für den Steuerpflichtigen, die notwendigen Unterlagen und Unterlagen einzureichen.

Die Behörden werden die Schätzung immer deutlich über der tatsächlichen Belastung ansetzen, sodass allein dieser Faktor zeigt, wie wichtig es ist, alle Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren

Für viele Unternehmer zählen vor allem die Nebenkosten

Wer gegen die Buchführungspflicht verstößt, muss mit folgenden Sanktionen rechnen.

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Belege, Rechnungen und andere Dokumente. Diese bekommen wir zu einer Vielzahl im Alltag. In diesem Beitrag möchte ich ihnen aufzeigen wie die Aufbewahrungsfristen für Belege, Rechnungen und andere Dokumente sind. Sowohl für Privatpersonen wie für Unternehmer und Unternehmen.
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