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Aufbewahrungsfristen 2022 – Alle Fristen im … – firma.de New Update
15/03/2022 · Aufbewahrungsfrist für die Bilanz 2022. Auch die Aufbewahrungsfrist für Bilanzen, im Speziellen Jahresbilanzen, beträgt zehn Jahre. Unterlagen aus dem Jahr 2012: Ende 2022; Unterlagen aus dem Jahr 2022: Ende 2032 . Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen 2022. Für Unterlagen, die die Lohnsteuer betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von …
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Wenn Sie verhindern wollen, dass das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage festsetzt und daraus finanzielle Nachteile entstehen, sollten Sie die Aufbewahrungsfristen für wichtige Unterlagen beachten
Welche Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen, Lohnunterlagen und andere Unterlagen in der Buchhaltung zu beachten sind, erfahren Sie hier
Aufbewahrungsfristen für Dokumente: Übersicht
Belegart Aufbewahrungsfrist Geschäftsunterlagen, die als Buchungsgrundlage dienen, z
B
Steuerbescheide (endgültig)
Lohnsteuerunterlagen
Gehaltsabrechnungen
Jahresabschlüsse
Bilanzen
Buchungsgutscheine
Notizen
Kontoauszüge
Kassenberichte
Quittungen und Inventaraufzeichnungen
Abrechnungsdaten der Betriebs-EDV
Lieferscheine (mit einigen Ausnahmen) 10 Jahre Geschäftsdokumente, z.B
B
Angebotsschreiben ohne Vertragsabschluss
Preisliste
Unternehmensunterlagen
Businesspläne 6 Jahre Sonstige steuerliche Unterlagen, z.B
B
Freistellungsbescheinigungen
Abrechnungen für Reisekosten
Stundenzettel
Fahrtenbücher 6 Jahre Arbeitsrechtliche Dokumente, z.B
B
Arbeitszeugnisse 3 Jahre Gerichts- und Rechtsdokumente, z.B
B
Mahnungen
Fallakten
Urteile 30 Jahre Unterlagen zur Renten- und Rentenberechnung, z.B
B
Arbeitsverträge
Gehaltsabrechnungen
Sozialversicherungsunterlagen 30 Jahre
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist betrifft mehrere Gruppen von Dokumenten
Alle Geschäftsunterlagen müssen für einen bestimmten Zeitraum als Nachweis für eine Prüfung aufbewahrt werden
Für wen gelten Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen betreffen Unternehmen, die mindestens 500.000 Euro Umsatz und 50.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften
Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist?
beginnt am Ende des Kalenderjahres und variiert je nach Art des Dokuments
Bei Handels- und Geschäftsbriefen gilt das Versand- bzw
Eingangsdatum, bei laufenden Aufzeichnungen das der letzten Eintragung
Für andere Dokumente gilt das jeweilige Entstehungsdatum
geregelt in § 257 HGB, § 147 AO und § 14 UStG
Je nach Branche können auch spezielle Gesetze und Verordnungen relevant sein
Mögliche Rechtsfolgen
Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung können Probleme entstehen, wenn Geschäftsunterlagen unvollständig oder gar nicht vorhanden sind
Die Betreibungsfrist beginnt mit Zugang des Steuerbescheids
Steuerhinterziehung vor weniger als fünf Jahren wird in der Regel mit Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet
In besonders schweren Fällen, beispielsweise als Mitglied einer Gruppe von Steuerhinterziehern, kann die Frist doppelt so lang sein
Auch nach Ablauf der Betreibungsfrist kann das Finanzamt die Nachzahlung der Steuern samt Zinsen verlangen
Es besteht auch die Möglichkeit, dass die Verjährung unterbrochen wird, beispielsweise durch eine Geldstrafe oder sogar einen Haftbefehl
Ordnungsgemäße Lagerung
Um rechtliche Probleme und Nachzahlungen zu vermeiden, ist eine gewissenhafte Archivierung die Grundvoraussetzung
Dies erfordert eine konsequente, systematische Ablage
Das System sollte auch für Dritte nachvollziehbar sein, z.B
B
der zuständige Mitarbeiter wechselt
Übrigens können Sie alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (außer Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz) in digitaler Form aufbewahren
Allerdings sollte dann sichergestellt sein, dass die Daten auch noch nach einigen Jahren problemlos abgerufen werden können
Wählen Sie hierfür eine Cloud-Lösung oder dauerhafte Speichermedien wie externe Festplatten
DVDs oder CDs sind als dauerhafte Speichermedien nicht geeignet
Allgemeine Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen 2022
Unterlagen, die als Grundlage für die Buchhaltung dienen: 10 Jahre
B
Steuerbescheide*, Aktenvermerke, Kontoauszüge, Kassenabrechnungen, Belege und Aufzeichnungen über Inventuren Abrechnungsdaten der betrieblichen EDV
Andere Dokumente : 6 Jahre Angebotsschreiben ohne Vertragsabschluss Preislisten Interne Firmendokumente Geschäftspläne
*Bei der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist für Steuerbescheide ist zu beachten, dass diese nur gilt, wenn alle Steuerbescheide rechtskräftig sind
Tipp: Ausnahmen gelten für Kleinunternehmen und Selbständige ohne Angestellte
Aufbewahrungsfrist für die Bilanz 2022
Die Aufbewahrungsfrist für Bilanzen, insbesondere Jahresbilanzen, beträgt zehn Jahre
Unterlagen aus 2012: Ende 2022
Unterlagen aus 2022: Ende 2032
Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen 2022 betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren
Dazu gehören die folgenden Arten von Dokumenten:
Befreiungsbescheinigungen
Abrechnungen für Reisekosten
Stundenzettel
Logbücher
Das bedeutet für Sie: Steuerbelege von 2016: Ende 2022
Steuerbelege von 2022: Ende 2028
Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine 2022
Eine besondere Gesetzesänderung, die 2017 verabschiedet wurde, betrifft Lieferscheine und deren Aufbewahrungsfrist
Seit Inkrafttreten des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG II) am 1
Januar 2017 gilt: Erhaltene Lieferscheine können verworfen werden, wenn die entsprechenden Rechnungen alle Angaben enthalten, die auf dem Lieferschein stehen
Aber Vorsicht, jede Regel hat ihre Ausnahmen:
Quittungsfunktion oder Teil der Rechnung: Werden Lieferscheine als Quittung oder Teil der Rechnung angesehen, sind sie von der Gesetzesänderung ausgenommen
Sie müssen wie üblich 10 Jahre aufbewahrt werden
Sofern Lieferscheine als Quittung oder Bestandteil der Rechnung gelten, sind sie von der Gesetzesänderung ausgenommen
Sie müssen wie üblich 10 Jahre aufbewahrt werden
Ausstellungsdatum: Eine Aufbewahrungspflicht besteht auch dann, wenn das Rechnungsdatum nicht mit dem Lieferscheindatum übereinstimmt
Eine Aufbewahrungspflicht besteht auch dann, wenn das Datum auf der Rechnung nicht mit dem auf dem Lieferschein übereinstimmt
Buchführungspflichtige Unternehmen: Lieferscheine dienen als Buchhaltungsbelege mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
Bis 2017 waren auch alle Lieferscheine aufzubewahren, wenn die Angaben aus den Rechnungen stammten und zehn Jahre lang aufzubewahren waren, wenn sie als Buchhaltungsbelege dienten
Andernfalls mussten sie sechs Jahre aufbewahrt werden
Aufbewahrungsfristen für juristische Dokumente
Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt: Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen wie Arbeitszeugnisse beträgt drei Jahre
Zeugnisse aus 2019: Ende 2022
Zeugnisse aus 2022: Ende 2025
Für Unterlagen im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren beträgt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre, beispielsweise für Mahnungen, Gerichtsakten oder Urteile
Urkunden von 1992: Ende 2022
Urkunden von 2022: Ende 2052
Aufbewahrungsfristen für Unterlagen zur Rentenberechnung
Auch für Unterlagen im Zusammenhang mit der Altersvorsorge über Rentenklassen und Renten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren
Diese schließen ein:
Arbeitsverträge
Gehaltsabrechnungen
Sozialversicherungsunterlagen
Fazit
Diese Übersicht soll Ihnen helfen, Ordnung in Ihre Unterlagen zu bringen und bei Betriebsprüfungen die richtigen Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt nachweisen zu können
Bitte beachten Sie jedoch, dass sich das Gesetz immer ändern kann
Informieren Sie sich daher am Ende des Jahres über eventuelle Änderungen
Lesen Sie hier, wie Sie Datenmüll, Dokumente und Papiere richtig entsorgen.
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Welche Steuerunterlagen muss ich wie lange … – Taxfix New
11/01/2022 · Was viele nicht wissen: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem eine Rechnung ausgestellt wurde. Hast du beispielsweise eine Handwerksrechnung über Renovierungsarbeiten an deinem Haus am 23.06.2020 erhalten, gilt die 5-Jahres-Frist bis zum Ende des Jahres 2025.
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25/01/2022 · Kassenzettel, Verträge, Quittungen – in Zeiten der Digitalisierung musst du bei deiner Steuererklärung keine Belege mehr einreichen. Warum du Nachweise und Unterlagen dennoch aufbewahren solltest, erklären wir dir in diesem Artikel.
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18/01/2017 · Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.
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Arbeitspapiere sind bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren
Herausgabepflicht nach Kündigung für:
– Lohnsteuerkarte
– Abschrift,
– Urlaubsbescheinigung,
– Melden Sie sich beim Sozialversicherungsträger
Keine Herausgabepflicht:
– Lebenslauf
– Anwendung
Keine Pflicht zur Aufbewahrung der reinen Vertragsunterlagen
die Aufbewahrung ist jedoch für die Dauer der Verjährungsfristen angemessen
Aufbewahrungsfristen deiner Dokumente – Das musst du aufbewahren! Update New
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Wichtige Dokumente, wie Belege und Rechnungen, müssen über bestimmte Zeiten aufbewahrt werden, da sie als Nachweise dienen. Doch welche gesetzlich geregelten #Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmer und Privatpersonen? Sieh dir jetzt das Video an!
00:00 | Einleitung
00:29 | Was sind Aufbewahrungsfristen?
00:55 | Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
01:35 | Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen
03:01 | Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
04:16 | Wann beginnen und enden Aufbewahrungsfristen?
04:50 | Wie musst du Dokumente aufbewahren?
06:42 | Fazit
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Keine Ahnung von der Buchhaltung? | http://sevde.sk/RHvgb
Buchungssätze | Einfach erklärt (mit Beispielen): http://sevde.sk/9FX3K
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aufbewahrungsfrist steuerunterlagen steuerberater Einige Bilder im Thema
Aufbewahrungsfristen 2022: Was darf in den Reißwolf? – ARAG Neueste
18/01/2022 · Sprechen Sie vor jeder größeren Aktenvernichtung sicherheitshalber mit Ihrem Steuerberater. Wenn Sie sich bei Belegen hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist unsicher sind, können Sie auch direkt bei dem für Sie zuständigen Finanzamt nachfragen. Damit es bei einer eventuellen Betriebsprüfung kein böses Erwachen gibt.
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Einbindung von Social Plugins
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Die Einwilligung gilt nur für die aktuell aufgerufene Seite.
Aufbewahrungsfristen für Selbständige und Unternehmen | Aufbewahrungspflichten Buchführung Update
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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen – Aufbewahrungspflicht … New
Der Steuerberater macht den Jahresabschluss für das Jahr 2011 im November 2012 fertig. Es bedeutet, dass die Aufbewahrungsfrist dann erst mit dem Ende des Jahres 2012 beginnt, somit endet die Aufbewahrungspflicht mit dem Ablauf des Jahres 2022. Die Fristen können unter bestimmten Voraussetzungen auch verlängert werden. So ist es dann der …
+ ausführliche Artikel hier sehen
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Aufbewahrungsfristen – für wen gelten sie, wie lange sind sie? Das Ordnen und Sortieren der einzelnen Dokumente fällt vielen nicht leicht
Wer sich die Zeit für diese Arbeit nimmt, sollte auch wissen, dass es für einzelne Dokumente bestimmte Aufbewahrungsfristen gibt
Wer Dinge, die er seiner Meinung nach nicht mehr braucht, wahllos in den Papierkorb wirft, kann am Ende jede Menge Ärger und Stress bekommen
Wer Scheine wegwirft, kann sich nicht mehr auf eine bestehende Garantie verlassen, die teuer werden kann
Aber es wird noch schlimmer, wenn die Dokumente, die für einige Jobs relevant sind, vernichtet werden
Betroffen sind nicht nur Handwerker, Händler und Selbständige
Auch für Privatpersonen gilt: Manche Dokumente sind wichtig und dürfen nicht dem Aktenvernichter zum Opfer fallen
Welche das genau sind, wird im Folgenden erklärt
Diese Website zeigt, welche Dokumente wann entsorgt werden können und welche am besten lebenslang aufbewahrt werden sollten
Inhaltsverzeichnis:
Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Dokumenten
Grundlage all dieser Angaben zur Aufbewahrungspflicht ist die Abgrenzung der Unterlagen
Handelt es sich um private Dokumente oder stammen sie aus Ihrer eigenen Tätigkeit als Gewerbetreibender oder Selbständiger? Wer Dokumente rein privat hat, wird feststellen, dass die eigene Buchhaltung um einiges einfacher ist
Statt Papierstapeln und Dokumenten muss nicht alles so lange aufbewahrt werden
Bei allen anderen ist es erforderlich, ja sogar gesetzlich vorgeschrieben, einzelne Gegenstände lange aufzubewahren
Welche privaten Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden?
Mindestens 2 Jahre Reserve:
Kaufverträge und Quittungen
Rechnungen / Garantieunterlagen
Handwerkerrechnungen
Rechnungen von Ärzten, Rechtsanwälten und Notaren
Grundsätzlich sind nur Handwerkerrechnungen aufzubewahren
Alle anderen Unterlagen sind aufzubewahren
Gerade bei Kassenbons mit Garantie kann es sich lohnen, diese zwei Jahre aufzubewahren
Andernfalls kann das Gewährleistungsrecht nicht geltend gemacht werden
Der Gewährleistungsanspruch endet in der Regel nach 24 Monaten
Bei einer Extra-Garantie, wie sie manche Hersteller geben, muss das Dokument im eigenen Interesse auch nach Ablauf der 2-Jahres-Grenze aufbewahrt werden
Bitte beachten Sie:
Auch einige Unterlagen, etwa solche im Zusammenhang mit dem Bau, Kauf oder Unterhalt eines Eigenheims, gelten als aufbewahrungspflichtig
Dies sind insbesondere:
alle Bauarbeiten
Planungsleistungen
Handwerks- und Renovierungsarbeiten
Reinigungsarbeiten.
Mit der Rechnung MUSS der Handwerker, die Firma, noch einmal ausdrücklich auf die Pflicht zur Archivierung der Unterlagen hinweisen
Diese beträgt in der Regel ebenfalls 24 Monate
Jeder sollte mindestens 5 Jahre sparen:
Reklamationen und Ansprüche wegen Mängeln an der Wohnung unterliegen einer Fünfjahresfrist
Es empfiehlt sich daher, die Unterlagen, die etwas über die Planung und den Bau von Gebäuden aussagen, zu diesem Zeitpunkt aufzubewahren
Andernfalls kann der Anspruch kaum oder gar nicht geltend gemacht werden
Aufbewahrungspflicht 6 Jahre für Gutverdiener:
Arbeitnehmer und Arbeitnehmer mit einem positiven Einkommen von mehr als 500.000 € pro Jahr sind verpflichtet, ihre Kontoauszüge 6 Jahre aufzubewahren
Dies gilt für alle eventuell steuerlich relevanten Buchungen
Jeder sollte etwa 30 Jahre halten:
Urteile
Mahnungen
Fallakten
Diese Dokumente sind in der Regel genau 30 Jahre gültig, wenn zwischenzeitlich kein anderes Urteil ergangen ist
Aber auch dann ist es ratsam, wenn diese so sortiert sind, dass sie die Reihenfolge der Prozesse abbilden
Nicht selten werden diese Jahre später wieder verwendet
Wer sie verwahrt hat, hat dann einen entscheidenden Vorteil
Jeder sollte sie lebenslang aufbewahren: Ärztliche Gutachten
Ausbildungszertifikate
Diplome
Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde
Sterbeurkunden von Familienangehörigen
Unterlagen zur Rentenberechnung; dazu gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen
Diese Dokumente werden von Zeit zu Zeit benötigt
Zu den Unterlagen zur Rentenberechnung sei gesagt, dass sie bei Problemen mit der Berechnung, die automatisch durchgeführt wird, hilfreich sind
Steht der Rentenanspruch nicht in Frage, werden sie bei der ersten Rentenzahlung eigentlich nicht mehr benötigt und können dann vernichtet werden
Was ist mit Bankunterlagen und Kontoauszügen zu tun?
Aus rechtlicher Sicht sind die Fristen für diese Dokumente etwas vage
Seit dem 01.01.2002 können Belege über laufende Zahlungen noch bis zu 4 Jahre später als Nachweis verwendet werden
Es ist daher sinnvoll, Belege für Mietzahlungen genau für diesen Zeitraum zur Aufbewahrung zu archivieren
Für Einmalzahlungen gilt eine Frist von zwei Jahren
Wer diese Dokumente vernichtet hat, kann sie noch 6 Jahre später bei seiner eigenen Bank anfordern, da sie sie so lange aufbewahren muss
Dies ist jedoch für Privatpersonen mit erheblichen Kosten verbunden
Verträge für Bankprodukte sollen so lange verfügbar sein, wie die Laufzeit anhält
Bei Kreditverträgen, Anlageprodukten und auch dem Girokonto empfiehlt es sich, die Unterlagen bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufzubewahren
Wenn der Kreditvertrag endet und alle Schulden beglichen sind, können die Unterlagen auch gleichzeitig vernichtet werden
Welche Vorschriften gelten für Versicherungsunterlagen?
Auch hier bestehen keine Anforderungen oder Pflichten zur Aufbewahrung
Es wird jedoch empfohlen, die Unterlagen zu allen Versicherungsverträgen vertragsgemäß aufzubewahren
Dazu gehören die Unterlagen zum Vertragsschluss, Vertragsänderungen und Statusmeldungen
Briefe der Unternehmen, wie zum Beispiel Prämienbriefe, können direkt entsorgt werden
Ausnahmen sind steuerlich geltend zu machende Schreiben, wie z
B
Nachweis einer Kfz-Versicherung oder einer privaten Rentenversicherung
Was gilt bei Wohnungs- und Mietverträgen und Wohneigentum? Die Verjährungsfrist für Zahlungen aus dem Mietverhältnis beträgt drei Jahre
Es wird daher empfohlen, alle Unterlagen für diesen Zeitraum aufzubewahren
Dazu gehören die Nebenkosten, die Kaution, ein Übergabeprotokoll etc
Gut zu wissen, dass eine Nebenkostenabrechnung ein Jahr nach Erhalt noch angefochten werden kann
Wer sie bezahlt hat, kann sie vernichten
Um die einzelnen Punkte im Mietverhältnis vergleichen zu können, empfiehlt es sich, diese Unterlagen mehrere Jahre aufzubewahren
Der Kauf eines Hauses oder einer Wohnung ist immer mit viel Korrespondenz verbunden
Bewahren Sie im eigenen Interesse nicht nur die Belege für Gewährleistungsansprüche oder Reklamationen auf
Auch wer mit dem Gedanken spielt, die Immobilie zu einem späteren Zeitpunkt zu verkaufen, ist gut beraten, die wichtigen Gegenstände aufzubewahren
Diese Unterlagen bilden in der Regel die Grundlage für die Wertermittlung
Konstruktionsrechnungen Konstruktionszeichnungen
Übergabeprotokolle, Bauabnahme
Gebäudeversicherung
gut archiviert werden
Was ist mit privaten Steuerunterlagen?
Private Steuerbescheide müssen grundsätzlich nicht aufbewahrt werden
Es kann jedoch hilfreich sein, es aufzubewahren, da es bei einigen staatlichen Zuschussanträgen wichtig werden kann
Die Kosten für den Kindergartenplatz richten sich nach dem Einkommen
Einsicht in die Steuerbescheide ist auch für Pflegegelder für Angehörige erforderlich
Ist ein Steuerbescheid als „vorläufig“ oder „prüfbar“ gekennzeichnet, sind die Unterlagen bis zur vollständigen Klärung aufzubewahren
Belege über den Steuerbescheid, beispielsweise über Werbungskosten, können nach Erhalt des Steuerbescheids vernichtet werden
Sofern der Steuerbescheid keine weiteren Hinweise zur Vorläufigkeit etc
enthält
Zusammenfassung:
Im privaten Bereich gilt die Aufbewahrungspflicht nur für Rechnungen von Handwerkern
Da der Dienstleister dies tun muss, damit das Risiko von Schwarzarbeit, Steuerhinterziehung etc
eingedämmt werden kann, müssen hier auch Privatpersonen helfen
Wer dieser Verpflichtung nicht nachkommt, muss mit Sanktionen rechnen
Beispielsweise kann in einem beigefügten Beweisverfahren, das der Unternehmer durchzuführen hat, eine Zeugenaussage verlangt werden
Darüber hinaus müssen andere Dokumente verwendet werden, um nachzuweisen, dass die Leistung empfangen und bezahlt wurde
Kontoauszüge dienen oft als Dokument, das anerkannt wird
Für alle anderen Dokumente besteht diese Verpflichtung nicht
Es empfiehlt sich immer, das eine oder andere Dokument aufzubewahren
Sie dienen nur ihrem eigenen Interesse
Sie können als Beweismittel für eigene Ansprüche verwendet werden, sodass sich aus der Aufbewahrung der Unterlagen ein finanzieller Vorteil ergeben kann
Allgemein kann gesagt werden, dass die Dokumente so lange aufbewahrt werden sollten, wie sie benötigt werden können
Selbstverständlich sollten diese dann lesbar, sauber und sortiert sein
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
Grundsätzlich ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, Geschäftsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren
Es wird zwischen Zeiträumen von sechs und zehn Jahren unterschieden
Für die Aufbewahrungsfristen eines Unternehmens werden zwei Rechtsgrundlagen herangezogen: das Steuerrecht und das Handelsrecht
Im Steuerrecht regelt die Abgabenordnung (kurz AO) die Anforderungen, im Handelsrecht gibt das Handelsgesetzbuch (kurz HGB) die Vorschriften für Kaufleute vor
Beide Anforderungen sind nahezu identisch, in der Praxis sind jedoch die steuerlichen Anforderungen relevant
Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen basieren im Wesentlichen auf zwei Rechtsgrundlagen, nämlich dem Steuerrecht und dem Handelsrecht
Im Bereich des Steuerrechts sind die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Regelungen für Kaufleute
Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften sind weitgehend gleich, für die betriebliche Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant
Wer muss die Pflichten erfüllen?
Auch wer nach Steuer- und Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet ist, ist zur Aufbewahrung verpflichtet
Das Gesetz unterscheidet hier mehrere Möglichkeiten, wer zu beachten hat
Einerseits ist es die Abgabenordnung, die genaue Vorgaben macht, welche Berufsgruppen Buch führen müssen und welche nicht
Diese finden sich in §147
Auch das Steuergesetz und die Umsatzsteuergesetze regeln, wer Buch führen muss und wer nicht.
Darüber hinaus ist auch aus dem Umsatz bzw
Gewinn des Unternehmens ersichtlich, in welcher Form die Bücher zu führen sind und somit auch die Aufbewahrungsfristen zu beachten sind
Das Gesetz sieht vor, dass Unternehmer, die mehr als 500.000 € Umsatz pro Jahr gemacht haben, vgl
§ 141 Abs
1 Nr
1 AO und/oder mehr als 50.000 € Gewinn nach § 141 Abs
1 Nr
4, 5 AO sind buchführungspflichtig
Eine Ausnahme kann gewährt werden, wenn es sich um einen einmaligen Geschäftsvorfall handelt, der diese Grenzen überschreitet
Steuerrechtlich kann dann von der Buchführungspflicht abgesehen werden, nicht jedoch handelsrechtlich
Eine solche Transaktion kann eine große Entschädigungszahlung oder der Verkauf von Grundstücken sein
Voraussetzung ist jedoch, dass ein Vorteil im Sinne der Buchführungserleichterung vorliegt, der sich nicht auf die Besteuerung an sich auswirkt, vgl
§ 148 Satz 1 AO
Andere Klauseln, die auf eine Erleichterung der Buchführungspflicht hoffen lassen könnten, wie Alter oder Krankheit, werden nicht anerkannt
Welche Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden?
Unterlagen, die der Steuerpflichtige aufzubewahren hat, sind in § 147 AO im Einzelnen aufgeführt
Generell lässt sich sagen, dass alle für die Besteuerung wichtigen Bücher und Aufzeichnungen erfasst sind
§ 147 Abs
1 AO zählt sie im Einzelnen auf: Bücher und Aufzeichnungen
Vorräte,
Jahresabschluss, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
Lageberichte,
Anfangsbestand,
Arbeitsanweisungen und andere organisatorische Dokumente
Erhaltene Handels- und Geschäftsbriefe
Vervielfältigungen von Handels- und Geschäftsbriefen versendet
Buchungsgutscheine,
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Jeder Kaufmann muss gemäß § 257 Abs
1 HGB:
Handelsbücher,
Vorräte,
Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse,
die erhaltenen Handelsbriefe,
Reproduktionen von Handelsbriefen gesendet
Buchungsgutscheine
In der Praxis wird es hier problematisch, da nicht jeder Handelsbrief auch wirklich einen geschäftlichen Hintergrund hat
Die Aufbewahrungsfrist ist also etwas komplizierter zu bestimmen
Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen?
Folgende Unterlagen unterliegen den Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren (vgl
§ 147 Abs
2 iVm § 1 Nr
1, 4 und 4a AO, § 14b Abs
1 UStG): Bücher und Aufzeichnungen
Jahresabschluss,
Vorräte,
Aktienberichte,
Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen organisatorischen Unterlagen
Buchungsgutscheine,
Rechnungen,
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen unterliegen den Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren
erhaltene Handels- oder Geschäftsbriefe,
Vervielfältigungen von Handels- oder Geschäftsbriefen gesendet
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Es ist wichtig zu wissen, an welchem Tag die Aufbewahrungsfristen beginnen und enden
Sie beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung oder Aktion hier vorgenommen wurde
Ein Beispiel zur Verdeutlichung ist sehr hilfreich: Der Steuerberater erstellt den Jahresabschluss 2011 im November 2012
Das bedeutet, dass die Aufbewahrungsfrist erst Ende 2012 beginnt, die Aufbewahrungspflicht also Ende 2022 endet
Die Fristen können unter bestimmten Voraussetzungen auch verlängert werden
Dies ist der Fall, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung wichtig sind und die Frist zur Festsetzung der Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht abgelaufen ist
Dies kann bei einer fahrlässigen Herabsetzung der Steuer oder bei einer Steuerhinterziehung der Fall sein
Die Gewerbetreibenden müssen dann mit deutlich längeren Fristen rechnen, vgl
§ 169 Abs
2 Satz 2 AO.
Eine Aufbewahrung der Unterlagen kann auch dann erforderlich sein, wenn
ein externes Audit hat bereits begonnen
ein Steuerbescheid ist nach § 165 AO vorläufig,
bei steuerstrafrechtlichen Ermittlungen
Wie die Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen!
Auch hier gibt es einige Regeln, die jeder befolgen muss
Das Gesetz schreibt nicht nur die Aufbewahrungsfrist selbst vor, sondern auch die Form der Aufbewahrung
Daher ist es entscheidend, dass Dokumente immer lesbar sind
Nach § 14b Abs
1 Satz 2 UStG müssen die Rechnungen für die gesamte Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren lesbar sein
Problematisch kann es dann werden, wenn die Originalbelege auf Thermokopierpapier sind
Diese verblassen nach einiger Zeit
Wer auf Lesbarkeit achten muss, sollte sich daher die Zeit nehmen, alle Originale auf normales, stets gut lesbares Papier zu kopieren
Diese Kopie ist jedoch zusammen mit dem Original aufzubewahren
Auch die Abgabenordnung nennt verschiedene Punkte zur Aufbewahrung der Unterlagen
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind gemäß § 147 Abs
2 AO.
Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe, die der Unternehmer erhalten hat, sind gemäß §§ 14, 14b UStG so aufzubewahren, dass sie optisch dem Original entsprechen (bildliche Wiedergabe)
Die heutzutage immer häufiger elektronisch übermittelten Daten und Rechnungen müssen die Echtheit garantieren können
Dies kann erreicht werden, wenn alle den Prozess betreffenden Daten zusammengehalten werden
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen inhaltlich übereinstimmen
Für die Zurückbehaltung ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich
Es muss immer gewährleistet sein, dass die Dokumente jederzeit einsehbar sind
Von einer Aufbewahrung in Schuhkartons ist daher abzuraten, da die Finanzbehörden davon ausgehen, dass sie sich auch mit der Buchführung auskennen
Wer also mehrere Stapel Papier bei der Behörde abgibt und die Mitarbeiter sich erst durch die Akten durcharbeiten müssen, bekommt immer einen Minuspunkt
Auch wenn es keine rechtlichen Konsequenzen gibt, macht es einen anderen Eindruck, wenn die Buchhaltung sauber und übersichtlich und für alle verständlich ist
Wo müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Die steuerrechtlichen Anforderungen, vgl
§ 146 Abs
2 AO besagt, dass die Unterlagen in Deutschland aufzubewahren sind
Angaben nach Handelsgesetzbuch werden nicht gemacht, müssen aber in angemessener Frist vorgelegt werden können, vgl
§ 239 Abs
4 Satz 2 HGB
Die Finanzbehörde kann einem schriftlichen Antrag nach § 146 Abs
2a HGB zustimmen
AO, dass die Unterlagen außerhalb Deutschlands aufbewahrt und aufbewahrt werden können
Allerdings muss der Antragsteller einige Punkte erfüllen: Der genaue Standort der Dokumente ist mitzuteilen
der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung uneingeschränkt möglich ist,
die Besteuerung ist davon nicht betroffen
Welche Folgen hat die Verletzung der Aufbewahrungsfristen? Die Folgen eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten sind für den Händler selten im Voraus abschätzbar
Im eigenen Interesse ist es jedoch besser, von den Unterlagen etwas mehr als zu wenig aufzubewahren
Die Konsequenzen können so weit gehen, dass von einer Straftat ausgegangen wird, die dann erst das Gegenteil beweisen muss
Dies erfordert dann eine erneute Vorlage der Unterlagen
Es ist gesetzlich vorgesehen, dass der Steuerpflichtige die Beweislast trägt
Die Behörden wollen, dass alles genau dokumentiert wird, damit nur die Quittungen als Beweis dienen können
Neben der Verletzung der Aufbewahrungspflicht wird die Behörde dies auch als Verletzung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten verstehen
In diesem Fall sind die Behörden gesetzlich berechtigt, die Steuerbelastung zu schätzen
Zuvor gibt es aber noch zahlreiche Möglichkeiten für den Steuerpflichtigen, die notwendigen Unterlagen und Unterlagen einzureichen.
Die Behörden werden die Schätzung immer deutlich über der tatsächlichen Belastung ansetzen, sodass allein dieser Faktor zeigt, wie wichtig es ist, alle Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren
Für viele Unternehmer zählen vor allem die Nebenkosten
Wer gegen die Buchführungspflicht verstößt, muss mit folgenden Sanktionen rechnen.
Aufbewahrungsfrist | Aufbewahrungsfristen Privatperson | Aufbewahrungsfristen Unternehmer Update
Neues Update zum Thema aufbewahrungsfrist steuerunterlagen steuerberater
Aufbewahrungsfrist | Aufbewahrungsfristen Privatperson | Aufbewahrungsfristen Unternehmer
Belege, Rechnungen und andere Dokumente. Diese bekommen wir zu einer Vielzahl im Alltag. In diesem Beitrag möchte ich ihnen aufzeigen wie die Aufbewahrungsfristen für Belege, Rechnungen und andere Dokumente sind. Sowohl für Privatpersonen wie für Unternehmer und Unternehmen.
Zum vollen Artikel: https://www.daxundwirtschaft.com/2017/10/10/aufbewahrungsfrist-aufbewahrungsfristen-privatperson-aufbewahrungsfristen-unternehmer/
Zu meinem Blog: https://www.daxundwirtschaft.com/
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