Best dsgvo lohnabrechnung Update

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Neues Update zum Thema dsgvo lohnabrechnung


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Sachbezug – geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung Aktualisiert

Sachbezug: Geldwerte Vorteile richtig abrechnen. Als Sachbezug bezeichnet man Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die diesem einen geldwerten Vorteil bieten, jedoch nicht in der Überweisung von Lohn bestehen. Von einem geldwerten Vorteil geht man aus, wenn der Arbeitnehmer normalerweise (mehr) Geld ausgeben müsste, um dieselbe Leistung zum …

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Sachleistungen: Geldleistungen richtig abrechnen

Sachleistungen sind Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die eine Sachleistung darstellen, aber nicht in der Lohnüberweisung bestehen

Ein geldwerter Vorteil wird angenommen, wenn der Arbeitnehmer normalerweise (mehr) Geld aufwenden müsste, um die gleiche Leistung zum üblichen Endpreis zu erhalten

Typische Beispiele sind ein Firmenwagen zur privaten Nutzung oder Warengutscheine

Vorteile von Sachleistungen für Arbeitgeber

Der Arbeitgeber muss auf die Sachleistung keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen

Er kann auch Steuern sparen, indem er erworbene Gegenstände steuerlich geltend macht (z

B

Mehrwertsteuerrückerstattung beim Kauf eines Firmenwagens)

Teilweise profitiert auch der Arbeitnehmer von Sachleistungen, etwa wenn der Arbeitgeber eine Steuerpauschale zahlt

Bei Ausschöpfung der Freibeträge/-grenzen spart der Arbeitnehmer zusätzlich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge

Tipp: Mitarbeiter glücklich machen und Steuern sparen – Erfahren Sie jetzt wie

Sachbezüge in der Lohnbuchhaltung

In der Lohnbuchhaltung erhöht der Sachwert den Bruttolohn und damit sowohl die Lohnsteuer als auch die Sozialversicherungsbeiträge für den Arbeitnehmer

Die Abrechnung erfolgt nach folgendem Schema: Bruttogehalt

+ Sachleistung oder Sachleistung

= Gesamtbrutto

– Einkommenssteuer

– evtl

Kirchensteuer

– Solidaritätszuschlag

– Arbeitnehmerbeitrag zur Sozialversicherung

= Nettogebühr

– Sachleistungen

= Auszahlung

Vom Nettolohn ist der Bruttowert der Sachleistung abzuziehen

Andernfalls würde der Betrag mit der Lohnabrechnung erneut ausbezahlt und der Arbeitnehmer würde die Leistung doppelt erhalten

Beispiele für Sachleistungen und Zulagen

Im deutschen Steuerrecht gibt es für verschiedene Leistungen an Arbeitnehmer eine Vielzahl von Freibeträgen und Sachbezügen

Die wichtigsten seien hier kurz skizziert: 44 Euro Mindestgrenze

Schenkungen bis 44 Euro monatlich bleiben für Arbeitgeber und Arbeitnehmer steuerfrei

Sobald der Gesamtbetrag in einem Monat inklusive Umsatzsteuer nur 1 Cent mehr beträgt, wird der gesamte geldwerte Vorteil steuerpflichtig

Beispiele:

Geschenke in Form von Sachleistungen

Warengutscheine

Tankgutscheine

Zweckgebundene Geldzuschüsse

Skontoabzug bis zu 1.080 Euro pro Jahr

Wenn Arbeitnehmer vom Arbeitgeber vergünstigte oder kostenlose Waren und Dienstleistungen in Anspruch nehmen können, steht ihnen ein Rabattfreibetrag von 1.080 Euro pro Jahr zu

Ein typisches Beispiel sind Personaleinkäufe in Kaufhäusern

Die gekauften Produkte müssen lediglich zu 96 Prozent ihres üblichen Endpreises in die Kalkulation einfließen

Rechenbeispiel:

Ein Mitarbeiter kauft Waren im Wert von 5.000 Euro, zahlt aber nur 3.200 Euro

Berechnung der Besteuerungsgrundlage:

Warenwert 5.000 Euro

96 % des Warenwertes 4.800 Euro

– Vorzugspreis 3.200 Euro

Geldwerter Vorteil 1.600 Euro

– Zuschuss 1.080 Euro

= Besteuerungsgrundlage 520 Euro

Arbeitskleidung

Der Arbeitgeber kann die Kosten für typische Arbeitskleidung mit angebrachtem Firmenlogo steuerfrei tragen

Mahlzeiten

Für Mahlzeiten in nicht vom Arbeitgeber betriebenen Einrichtungen (z

B

Restaurant) darf der Arbeitgeber bis zu 3,10 Euro als Essenszuschuss steuerfrei zahlen, sofern der Arbeitnehmer den amtlichen Richtwert (2017: 241 Euro) versteuert

In betriebseigenen Einrichtungen (z

B

Kantinen) muss der Arbeitnehmer für das Mittag- oder Abendessen 3,17 Euro und für das Frühstück 1,70 Euro (abzüglich eigener Zuzahlungen) versteuern

Firmenveranstaltungen

Für Firmenveranstaltungen gibt es einen Zuschuss von 110 Euro pro Mitarbeiter, bis zu zweimal im Jahr

Dies gilt jedoch nur, wenn alle Mitarbeiter an der Veranstaltung teilnehmen können

Kindergartengebühren

Bei nicht schulpflichtigen Kindern kann der Arbeitgeber den Kindergartenbeitrag steuerfrei erstatten.

Einführung eines Löschkonzepts – So löschen Sie DSGVO-konform im Unternehmen Update

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Neues Update zum Thema dsgvo lohnabrechnung

Dass Daten in Unternehmen gelöscht werden müssen und nicht fortwährend aufbewahrt werden dürfen ist im Großteil der Unternehmen bekannt. Fehlverhalten wurde auch schon mit hohen Bußgeldern abgestraft. Doch auch beim Löschen gibt es Unterschiede. Wie kann ein Löschkonzept in der Praxis aussehen und welchen Inhalt muss es haben? Welche Daten hat einen Unternehmen überhaupt, wie lange darf man Daten speichern und wie werden diese archiviert? Wann muss die IT-Abteilung herangezogen werden? Welche anderen Gesetzte sind in diesem Zusammenhang zu beachten?

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 New  Einführung eines Löschkonzepts – So löschen Sie DSGVO-konform im Unternehmen
Einführung eines Löschkonzepts – So löschen Sie DSGVO-konform im Unternehmen New Update

Lohnabrechnungssoftware in der Cloud – Infoniqa Aktualisiert

Zusätzliche DSGVO-konforme Sicherheits- und Archivsysteme; Besonderheiten in der HR-Struktur; Interner Reportingbedarf und -umfang ; Gesicherter Onlinezugriff bei einem zentral zugänglichen Payroll-System oder Desktop-Abrechnung mit wenigen Anwendern; Diese Faktoren variieren von kleinen Unternehmen zu großen Unternehmen sehr stark. Daher ist es schwer zu sagen, wie viel …

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Wann ist die Gehaltsabrechnung fällig? Bei Fälligkeit der Lohn- oder Gehaltszahlung ist dem Arbeitnehmer auch die Lohnabrechnung bzw

Buchhaltung des Betriebes auszuhändigen

Abschließend sollte dem Arbeitnehmer Gelegenheit gegeben werden, die Richtigkeit der Lohnabrechnung und des überwiesenen Lohnes/Gehalts zu überprüfen

Ob digital z.B

B

in Form eines ePay-Belegs auf einem sicheren Online-Portal über Softwareprodukte oder ausgedruckt per Post, bleibt dem Arbeitgeber überlassen

Wer haftet bei falscher Lohnabrechnung? Eine korrekte Lohnabrechnung ist für jedes Unternehmen haftungsrelevant: Kann ein Unternehmen nicht sicherstellen, dass die Mitarbeiter korrekte Lohnabrechnungen erhalten, haftet das Unternehmen

Einerseits bedeutet eine fehlerhafte Lohn- oder Gehaltsabrechnung natürlich einen Nachteil für den Arbeitnehmer, aber auch für den Staat – denn Arbeitnehmer sind verpflichtet, Lohnsteuer an ihn abzuführen, während Ihr Unternehmen verpflichtet ist, die Lohnsteuer nach Maßgabe des Lohnsteuerabzugs einzubehalten lohnsteuerliche Besonderheiten

Vor allem aber ist die Organhaftung für Geschäftsführer und Vorstände ein konkretes Risiko

Schadensersatz- und Haftungsansprüche mit dem gesamten Privatvermögen drohen

Es muss also eine nachträgliche Korrektur erfolgen – das ist einerseits Pflicht, bei unbeabsichtigten Fehlern aber natürlich auch eine Möglichkeit, den entstandenen Schaden zu kompensieren und im Nachhinein zu korrigieren

Wie muss eine Lohnabrechnung versendet werden? Die Zeiten, in denen Löhne und Gehälter in Papierform vorliegen mussten, sind längst vorbei: Laut Gewerbeordnung muss dem Arbeitnehmer bei der Lohnzahlung eine Bescheinigung in Textform vorliegen

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Löhne oder Gehälter handelt – jeder hat das Recht, schriftlich einzusehen, welche Steuern der Arbeitgeber gezahlt oder einbehalten und an das Finanzamt abgeführt hat

Bis vor wenigen Jahren wurde die Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung meist per Post verschickt

Mittlerweile ist der Trend ganz klar, aus ökonomischer Sicht den Aufwand und aus ökologischer Sicht Papier einzusparen und stattdessen die Lohnbuchhaltung in digitaler Form (z.B

einer Software) zentral zu hinterlegen

Mittels Management Self Service können Mitarbeiter dann ihre Lohnbuchhaltung aus einem personalisierten Bereich einer zentral zugänglichen Plattform herunterladen und erfahren so deutlich mehr Autonomie, wenn es um ihre Personaldaten und -dokumente geht

Eine weitere Möglichkeit ist der Versand digitaler Gehaltsabrechnungen, die allerdings durch besondere Sicherheitsmaßnahmen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen

Es besteht auch die Möglichkeit, Ihre Gehaltsabrechnung und das entsprechende Gehalt über die App einzusehen

Allerdings ist dieses Angebot nicht besonders weit verbreitet und geht natürlich mit besonderen Sicherheitsvorkehrungen für die Software einher

Zusammenfassend wird die Gehaltsabrechnung auf eine der folgenden Arten zugestellt: Postversand

Als Download auf einer zentralen Plattform

E-Mail-Zustellung

Per App Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter zeitnah auf ihre Lohnabrechnung zugreifen können, um die Daten zu prüfen

Was kostet eine Gehaltsabrechnung? Die Kosten für die Lohnbuchhaltung hängen von mehreren Faktoren ab: Unternehmensgröße/Anzahl der Mitarbeiter

Industrie und ihre Besonderheiten

Interne IT-Systeme und deren Vernetzung

Übermittlungsform der Lohnabrechnungen (online oder postalisch)

Internes Rechnungswesen mit FTE und Software oder externer Lohnservice

Zusätzliche DSGVO-konforme Sicherheits- und Archivierungssysteme

Besonderheiten in der HR-Struktur

Anforderungen und Umfang der internen Berichterstattung

Sicherer Online-Zugriff mit zentral zugänglichem Lohnsystem oder Desktop-Billing mit wenigen Benutzern Diese Faktoren sind von kleinen bis zu großen Unternehmen sehr unterschiedlich

Daher ist es schwierig zu sagen, wie viel eine Gehaltsabrechnung kostet.

Erfolgt die Lohnbuchhaltung intern durch eine festangestellte Fachkraft, werden folgende Kosten in die Berechnung einbezogen: Fixe Personalkosten

Softwarekosten

Es kostet

Ausbildungskosten

Versandkosten der Gehaltsabrechnung (Porto)

Rekrutierungskosten für wechselnde Fachkräfte (Personalmanagement)

Eventuell Bußgelder für Fehler in der Lohnbuchhaltung

in der Lohnbuchhaltung Ggf

weitere individuelle Kosten rund um Ihre Lohnbuchhaltung Addieren Sie die jährlichen Kosten all dieser Posten und dividieren Sie diese durch die Anzahl Ihrer Mitarbeiter, um ein realistisches Bild davon zu bekommen, wie viel Sie eine individuelle Lohnbuchhaltung wirklich kostet

Was kostet die externe Lohnabrechnung? Wenn Sie die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister auslagern (Lohn-Outsourcing), sollten Sie die inkludierten Leistungen erfragen und festhalten, welche zusätzlichen Kosten bei Bedarf entstehen

Ist die Hotline beispielsweise kostenlos, fallen pro Anruf zusätzliche Kosten für Rückfragen beim Steuerberater an oder ist alles in einer „Beratungs-Flatrate“ enthalten? Die Preise je externer Gehaltsabrechnung je monatlichem Abrechnungsfall variieren von ca

5 Euro für Grundkosten bis ca

25 Euro für Pauschalangebote.

💡BDSG und DSGVO im Verhältnis Update New

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Weitere Informationen zum Thema dsgvo lohnabrechnung

Für die Regelung des Datenschutzes existieren mit der DSGVO und dem BDSG-neu zwei Regelwerke. Um Datenschutzrecht effektiv einhalten zu können, muss das Verhältnis der beiden Gesetze zueinander gekannt werden. Festzuhalten ist zunächst, dass es sich bei der DSGVO um ein europarechtliches Regelwerk handelt, welches für alle Mitgliedstaaten innerhalb der Europäischen Union gilt.

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 Update  💡BDSG und DSGVO im Verhältnis
💡BDSG und DSGVO im Verhältnis New Update

Lohnabrechnung mit Sage Business Cloud Lohnabrechnung Update New

Sage Business Cloud bietet alle Funktionen, die Sie für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Enterprise Management und eine erfolgreiche Mitarbeiterführung brauchen. Die Suche nach dem richtigen Produkt hat ein Ende – wählen Sie einfach die Funktionen, die Ihre heutigen und zukünftigen Anforderungen erfüllen.

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Basierend auf Ihrer heutigen Erfahrung, wie wahrscheinlich ist es auf einer Skala von 0 bis 10, dass Sie Sage weiterempfehlen würden (wobei 0 überhaupt nicht wahrscheinlich und 10 sehr wahrscheinlich ist)? 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Auf einer Skala von 0 bis 10, wie einfach ist es heute für Sie, mit Sage zu interagieren (wobei 0 überhaupt nicht einfach und 10 extrem einfach bedeutet)? 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

verstecktes Feld

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EU-Datenschutzgrundverordnung einfach erklärt (explainity® Erklärvideo) New

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Weitere hilfreiche Informationen im Thema anzeigen dsgvo lohnabrechnung

Dieser Clip steht nicht zur freien Verfügung!
EU-DSGVO, so heißt die neue Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union in Kürze, die ab dem 25.Mai 2018 in Kraft tritt. Erstmals wird der Datenschutz in Europa einheitlich geregelt. Bei Nichtbeachtung drohen empfindliche Strafen. Grund genug sich mit dem Thema vertraut zu machen und auch unternehmensintern die neuen Regelungen aufzugreifen.
Mehr dazu finden Sie in diesem Videoclip.
Informieren Sie sich darüber hinaus, über die neuen Reglungen innerhalb der EU-Datenschutzgrundverordnung.
———————
Dieses Erklärvideo wurde produziert von explainity GmbH
Homepage: www.explainity.com
E-Mail: [email protected]
Wenn Sie Interesse an einem eigenen explainity Erklärvideo haben, besuchen Sie unsere Website www.explainity.com oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
Dieser Erklärfilm wurde für die private, nicht-kommerzielle Nutzung produziert und veröffentlicht und ist in diesem Rahmen ohne Rücksprache oder schriftlicher Genehmigung für private Zwecke kostenfrei zu verwenden. Bitte beachten Sie jedoch, dass der Erklärfilm weder inhaltlich noch grafisch verändert werden darf. Geben Sie bei einer Verwendung bitte stets explainity als Quelle an und verweisen Sie bei Veröffentlichungen im Internet auf www.explainity.de.
Für die kommerzielle Nutzung sowie die Nutzung zu Bildungszwecken, wie Filmvorführungen bei Bildungsveranstaltungen (z.B. Vorführungen im Schulunterricht oder im Bereich der Erwachsenenpädagogik) ist eine Lizenzierung erforderlich. Weitere Infos hierzu finden Sie hier: https://www.explainity.de/education-project/
Geschütztes Werk gemäß § 60a und § 60b UrhG, weil für schulische Unterrichtszwecke geeignet und bestimmt.

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 Update  EU-Datenschutzgrundverordnung einfach erklärt (explainity® Erklärvideo)
EU-Datenschutzgrundverordnung einfach erklärt (explainity® Erklärvideo) New

Das Lohnabrechnungsprogramm lexoffice Lohn & Gehalt Update

Mit lexoffice Lohn & Gehalt übergeben Sie den Prozess von Mitarbeiteranmeldung über die Abrechnung bis zur monatlichen Ausgabe der Lohnzettel an unsere Software und reduzieren Aufwand und Kosten durch digitale Automatisierung.

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Jetzt Gehaltsabrechnung automatisieren & neue Ressourcen freischalten

Sie haben sich entschieden, eine Aushilfe, einen Minijobber oder einen Mitarbeiter an Bord zu holen, haben bereits ein Team und noch viel vor oder möchten einfach die Gehaltsabrechnung loswerden, die jeden Monat Zeit kostet und bindet Ressourcen? Mit lexoffice Lohn und Gehalt verlagern Sie den Prozess von der Mitarbeiteranmeldung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur monatlichen Ausgabe der Gehaltsabrechnungen in unsere Software und reduzieren Aufwand und Kosten durch digitale Automatisierung.

Christian Solmecke erklärt die DSGVO in 5 Minuten Update New

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Neue Informationen zum Thema dsgvo lohnabrechnung

Christian Solmecke, der bekannte YouTube-Anwalt, Experte für Medienrecht und Partner der Kanzlei WBS (Wilde Beuger Solmecke), erklärt in seinem Masterplan zur DSGVO alle wichtigen Neuerungen und Änderungen, die für Unternehmen, Webseitenbetreiber und andere Betroffene durch die EU-Datenschutzgrundverordnung entstehen.
In diesem ersten Teil der Reihe erklärt Solmecke in 5 Minuten die Grundlagen der DSGVO, die seit dem 25.05.2018 europaweit in allen EU-Mitgliedsstaaten gilt und die den Datenschutz in der Europäischen Union verbessern soll.
In den weiteren Teilen dieser Reihe erklärt Solmecke
Alle Änderungen durch die DSGVO | https://youtu.be/c81Ru7m5Pms
Wer und was genau von der DSGVO betroffen ist | https://youtu.be/JKyuIRqAHmg
Wie deine Datenschutzerklärung perfekt wird | https://youtu.be/K-2eDXv-4Gg
Welche Aufgaben ein Datenschutzbeauftragter hat | https://youtu.be/4gRbl55hnSk
Deine Datenschutz-Rechte als Arbeitnehmer | https://youtu.be/wWe55VkSTMQ
Die DSGVO – Checkliste und Irrtümer | https://youtu.be/RgpSbh7WMNk
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Die Videoreihe und dieses Video sind nur ein kleiner Teil der innovativen e-Learning-Plattform Masterplan.com. Wir lieben guten Content und bieten dir deshalb ein Lernerlebnis in Kinoqualität – zu jeder Zeit und an jedem Ort ! Bei uns plaudern die renommiertesten Expertinnen und Experten aus Deutschland und der Welt aus dem Nähkästchen und geben dir spannende Einblicke in ihr Lieblingsthema.
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dsgvo lohnabrechnung Ähnliche Bilder im Thema

 Update  Christian Solmecke erklärt die DSGVO in 5 Minuten
Christian Solmecke erklärt die DSGVO in 5 Minuten New Update

Lohnabrechnung mit edlohn in der sicheren eurodata Cloud New

DSGVO-sicheres Kommunikations- und Auswertungsportal zur reibungslosen Zusammenarbeit mit Mandanten; Standard-Schnittstellen für das Rechnungswesen; eMitarbeiter: Online-Zugriff der Arbeitnehmer auf die Entgeltabrechnung, den SV-Nachweis und die Lohnsteuerbescheinigung. Informationen zum eMitarbeiter; Voll integrierte Mandantenlösungen für Zeiterfassung edtime …

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[[ DSGVO ]] Personenbezogene Daten – logisch erklärt New

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Neues Update zum Thema dsgvo lohnabrechnung

►►► DSGVO erfolgreich umsetzen: https://eu-datenschutz-grundverordnung.net
►►►Jetzt die Präsentation herunterladen: https://eu-datenschutz-grundverordnung.net/link/pp-personenbezogene-daten/

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 Update New  [[ DSGVO ]] Personenbezogene Daten - logisch erklärt
[[ DSGVO ]] Personenbezogene Daten – logisch erklärt Update

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach DSGVO … Neueste

2021-06-28 · Muster, wie Sie nach DSGVO Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen erfassen sollten. Es bietet sich an, die TOM nach den Mustern, die von führenden Stellen zur Verfügung gestellt wurden, zu erstellen. So hat der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e.V. eine Kurzvorlage zur Dokumentation zu den TOM veröffentlicht, an der …

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Vorgefüllte Vorlagen aus dem Datenschutz-Auditor (TÜV-geprüft) Datenschutzmanagementsystem nach DSGVO in Word, Excel oder online

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, TOM, Risikoanalyse und vieles mehr

Sparen Sie Tausende von Euro an Beratungsgebühren und tagelangen Recherchen

See also  Top riccardo simonetti vermögen Update New

Finden Sie es jetzt heraus!

Die ordnungsgemäße Dokumentation des TOM zum Datenschutz ist eine wichtige Säule der Datenschutzdokumentation

Das Gesetz spricht von „Sicherheit der Verarbeitung“ oder „Anforderungen an die Sicherheit der Datenverarbeitung“

Technische und organisatorische Maßnahmen (Plural auch „TOMs“) sind Maßnahmen, die die Sicherheit und Integrität der verarbeiteten Daten gewährleisten, aber beispielsweise auch vor unbefugtem Zugriff durch Dritte schützen

Sie sollten schriftlich dokumentiert und regelmäßig aktualisiert werden

In diesem Artikel erfahren Sie speziell:

Welche Rolle die TOMs im Kontext der Datenschutz-Grundverordnung spielen und warum Sie sie brauchen

Ob Sie Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen überhaupt dokumentieren müssen

So nehmen Sie Ihre TOMs Schritt für Schritt auf

So erhalten Sie eine kostenlose Vorlage zum Erfassen Ihrer TOMs oder einer Checkliste

Was sind typische Beispiele für angemessene Schutzmaßnahmen? und was passiert, wenn Sie den Dokumentationspflichten nicht nachkommen

Genau wie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (früher: Verfahrensverzeichnis) und die Risikoanalyse (oder DSFA) ist die Dokumentation des TOM eine wichtige und verpflichtende Datenschutzdokumentation nach DSGVO

Das bedeutet, dass alle Unternehmen, Vereine, Einzelunternehmer, Handwerker etc., die personenbezogene Daten verarbeiten, diese drei Elemente dokumentieren müssen

Eine ganz besondere Rolle spielen die technischen und organisatorischen Maßnahmen, denn sie „überwachen“ den gesamten Datenschutz im Unternehmen

Es geht also maßgeblich darum, wie die Daten der Betroffenen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter etc.) geschützt und gesichert werden

TOMs sind von besonderer Bedeutung, wenn es zu einem meldepflichtigen Datenleck oder Datenschutzverstoß gekommen ist

Dann kann mit dem TOM nachgewiesen werden, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen wurden

Sie sollten sicherstellen, dass die TOM so schnell wie möglich dokumentiert werden und nicht erst, wenn eine Behörde danach fragt

Verantwortlich und haftbar ist wie bei allen datenschutzrechtlichen Belangen die verantwortliche Stelle (gem

Art

4 Nr

7 DSGVO)

So entscheidet die natürliche (z

B

Einzelunternehmer) oder juristische Person (z

B

GmbH, AG) über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wie eingangs erwähnt, wird die Dokumentation verpflichtend, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden

Dies ist der Fall, wenn die Daten erstmalig erhoben werden, z.B

wenn Sie beginnen, E-Mail-Adressen für einen Newsletter zu sammeln oder eine Kundendatei anzulegen

Prüfen Sie hier, ob eine Verarbeitung stattgefunden hat und Sie eine Dokumentation durchführen müssen

Beachten Sie, dass der Grundsatz gilt, je mehr und je sensibler die Daten, die Sie verarbeiten, desto mehr Schutz müssen Sie nachweisen können

Eine Arztpraxis für Suchtkranke sollte mehr Schutz in der IT-Infrastruktur haben als ein Handwerker, der eine Kundenakte in Excel führt

Der Handwerker wird wohl nicht verpflichtet sein, einen Fingerabdrucksensor vor seinem Serverraum zu installieren (falls er einen hat)

Prüfen Sie daher die TOM anhand einer Risikoanalyse auf Verhältnismäßigkeit: Ist der Schutzbedarf gemessen an der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schadenshöhe angemessen? Zulässig sind auch wirtschaftliche Erwägungen, also Abwägungen, ob die Maßnahmen im Hinblick auf die Umsetzungskosten angemessen sind

Nachfolgend finden Sie Beispiele für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten

Muster, wie Sie Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen nach der DSGVO erfassen sollten

Es ist sinnvoll, das TOM nach den von führenden Stellen bereitgestellten Vorlagen zu erstellen

Der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten in Deutschland (BvD) e.V

hat eine kurze Vorlage zur Dokumentation des TOM veröffentlicht, die als Leitfaden dienen kann

Denkbar wäre auch, sich strikt an § 64 BDSG (neu) zu orientieren und auf dieser Grundlage das eigene Unternehmen zu sondieren, was allerdings nur für öffentliche Stellen gilt

Die Vorlage für die TOMs

Die Vorlage zur Erstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen kann wie folgt aufgebaut sein: Pseudonymisierung

Wikipedia definiert Pseudonymisierung als einen Vorgang, bei dem personenbezogene Daten beispielsweise durch Zahlenfolgen ersetzt werden, sodass sie nicht mehr zugeordnet werden können

Beispielsweise das Ersetzen einer E-Mail-Adresse durch eine Benutzer-ID

Verschlüsselung

Hier geht es um den Schutz von Daten vor unbefugtem Zugriff, z.B

Verwenden von Passwörtern für Archive

Gewährleistung der Vertraulichkeit (Art

32 Abs

1 b) DSGVO)

Hier geht es um alles, was mit Zutritt und Zutritt zu tun hat, wie stellt man sicher, dass nur berechtigte Personen Zutritt zum Serverraum haben? Integritätsgarantie (Art

32 Abs

1 b) DSGVO)

Wie stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verarbeiteten Daten tatsächlich korrekt sind? Wie kontrollieren Sie Änderungen oder Löschungen? Gewährleistung der Verfügbarkeit (Art

32 Abs

1 b) DSGVO)

Wie stellen Sie die Verfügbarkeit der Daten sicher, z

bei Stromausfall? Sicherstellung der Ausfallsicherheit der Systeme (Art

32 Abs

1 b) DSGVO)

Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Anlagen unfall- oder einbruchssicher sind? Verfahren zur Wiederherstellung der Verfügbarkeit personenbezogener Daten nach einem physischen oder technischen Vorfall (Art

32 Abs

1 c))

Haben Sie Verfahren für den Fall, dass beispielsweise alle Ihre Daten auf einem Server gelöscht werden? Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Beurteilung und Bewertung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art

32 Abs

1 d))

Prüfen Sie auch, ob die oben genannten Maßnahmen wirksam sind? Wenn ja wie? Schriftliche Dokumentation sonstiger Maßnahmen

Haben Sie beispielsweise Ihren Mitarbeitern Datenschutzanweisungen erteilt? Haben Sie eine IT-Sicherheitszertifizierung?

Diesen Katalog können Sie z

B

in Word oder Excel oder von Hand bearbeiten; Es gibt nur wenige Anforderungen an das Formular

Wir haben eine leere Word-Vorlage für Sie vorbereitet: TOM-Vorlage in Word

Die Checkliste für das TOM finden Sie weiter unten

Der Sonderfall: Auftragsabwicklung und TOM

Sie haben Ihr eigenes TOM ausführlich dokumentiert und überprüfen es auch regelmäßig

Doch damit nicht genug, denn die haben sicherlich ein paar sogenannte Auftragsverarbeiter eingestellt, die zum Beispiel Ihre Lohnbuchhaltung machen oder Ihr Nutzerverhalten auswerten (Stichwort Google Analytics)

Diese müssen auch TOM zeigen

Stellen Sie sicher, dass Sie sie Ihnen ausgehändigt haben und legen Sie sie weg

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung sind Sie auch verpflichtet, Ihre Auftragsverarbeiter zu überprüfen und haften im Schadensfall für diese! Wenn Ihnen nichts anderes übrig bleibt, schicken Sie einfach die oben genannte Word-Vorlage zum Ausfüllen an den Bearbeiter

Praxisbeispiele: Einhaltung der TOM

Hier ein paar TOM-Beispiele, die verdeutlichen sollen, wie Sie Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen einhalten können

Schutzbedarf – wie sensibel sind die Daten für die betroffene Person? – normal (ein möglicher Datenmissbrauch hätte vertretbare Auswirkungen auf die wirtschaftlichen und persönlichen Verhältnisse der betroffenen Person)

Eintrittswahrscheinlichkeit – Wie wahrscheinlich ist es, dass personenbezogene Daten missbraucht werden? Wie interessant sind die Daten für Dritte? – Normal (die personenbezogenen Daten können für Dritte von Interesse sein, aber die Wahrscheinlichkeit, dass sie gestohlen werden, ist gering oder die Sicherheitsmaßnahmen sind ausreichend)

Beispiele für technische und organisatorische Maßnahmen:

Der Server, auf dem alle Kundendaten gespeichert sind, ist nur mit Passwort und Benutzername zugänglich, der Serverraum ist mit einem einfachen Schlüssel verschlossen

Jede Nutzung wird protokolliert, z.B

An- und Abmelden, Änderungen an Datensätzen, Logins werden nicht geteilt, jedes Login ist einer Person zugeordnet

Es gibt Lese- und Schreibrechte, die nach Bedarf verteilt werden

Kunden werden nicht unter Klarnamen, sondern unter einer Benutzerkennung gespeichert, sofern die Rückverfolgbarkeit nicht gewährleistet sein muss

Es werden regelmäßige Backups erstellt, die verschlüsselt in der Cloud liegen

Diese werden regelmäßig auf Integrität geprüft

Die oben genannten Maßnahmen werden vierteljährlich überprüft

Es gibt klare Anweisungen an die Mitarbeiter zur Einhaltung des Datenschutzes

Eine E-Mail mit Datenschutzhinweisen wird vierteljährlich an alle Mitarbeiter versendet

Schutzbedarf – wie sensibel sind die Daten für die betroffene Person? – Normal (ein möglicher Datenmissbrauch hätte angemessene Auswirkungen auf die wirtschaftlichen und persönlichen Verhältnisse der betroffenen Person)

Eintrittswahrscheinlichkeit – Wie wahrscheinlich ist es, dass personenbezogene Daten missbraucht werden? Wie interessant sind die Daten für Dritte? – Normal (die personenbezogenen Daten können für Dritte von Interesse sein, aber die Wahrscheinlichkeit, dass sie gestohlen werden, ist gering oder die Sicherheitsmaßnahmen sind ausreichend)

Beispiele für technische und organisatorische Maßnahmen:

Die Datenbank wird auf einem Netzlaufwerk in einer Excel-Datei geführt, auf die nur die Personalabteilung Zugriff hat

Der Zugang ist auf den Mindestpersonenkreis beschränkt, Änderungen können zugeordnet werden

Lese- und Schreibrechte sind auf den Mindestpersonenkreis beschränkt

Es werden regelmäßige Backups erstellt, die verschlüsselt in der Cloud liegen

Diese werden regelmäßig auf Integrität geprüft

Die oben genannten Maßnahmen werden quartalsweise überprüft und die Rollenkonzepte bei personellen Veränderungen ggf

neu erstellt

Es gibt klare Anweisungen an die Mitarbeiter zur Einhaltung des Datenschutzes

Eine E-Mail mit Datenschutzhinweisen wird vierteljährlich an alle Mitarbeiter versendet

Annahme von Bestellungen über ein Webportal

Schutzbedarf – Wie sensibel sind die Daten für die betroffene Person? – Normal (ein möglicher Datenmissbrauch hätte angemessene Auswirkungen auf die wirtschaftlichen und persönlichen Verhältnisse der betroffenen Person)

Eintrittswahrscheinlichkeit – Wie wahrscheinlich ist es, dass personenbezogene Daten missbraucht werden? Wie interessant sind die Daten für Dritte? -Hoch (die verarbeiteten Daten sind für Dritte von großem Interesse und ein hoher Aufwand könnte sich für einen Angreifer lohnen)

Beispiele für technische und organisatorische Maßnahmen:

Bestellungen und Bearbeitungsdaten werden in einer verschlüsselten Datenbank auf einem Server gespeichert

Der Zugriff wird einzelnen Mitarbeitern gewährt, die über individuelle Konten und zugewiesene Rollen und Rechte verfügen

Es gilt eine Passwortrichtlinie und für den Zugriff auf das Backend ist eine 2-Faktor-Authentifizierung obligatorisch

Backups werden mehrfach redundant und extern gespeichert

Die oben genannten Maßnahmen werden quartalsweise überprüft und die Rollenkonzepte bei personellen Veränderungen ggf

neu erstellt

Es gibt klare Anweisungen an die Mitarbeiter zur Einhaltung des Datenschutzes

Eine E-Mail mit Datenschutzhinweisen wird vierteljährlich an alle Mitarbeiter versendet.

Wie Sie sehen, ist das kein Hexenwerk, man muss nur wissen, wie man die Maßnahmen dokumentiert und wo man ansetzt

Das geht am besten mit Vorlagen, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen und Ihnen auch zeigen, welche Maßnahmen Sie bereits haben und welche Sie ggf

einführen müssen

TOM-Checkliste für die Umsetzung

Hier können Sie die Checkliste als PDF herunterladen

✔ Gibt es überhaupt eine Dokumentation zu allen implementierten TOMs? Praxisbeispiel: Eine Excel-Tabelle, in der alle Bestandteile des TOM in einer Liste dargestellt werden

✔ Existiert ein Löschkonzept und wird dieses für alle personenbezogenen Daten umgesetzt? Praxisbeispiel: Eine Excel-Tabelle, in der alle verarbeiteten Eine Excel-Tabelle, in der alle verarbeiteten Datenkategorien inklusive Löschfristen aufgelistet sind

Erstellung von Löschprotokollen oder anderen Nachweisen

✔ Sind alle Maßnahmen zur Umsetzung der Zutrittskontrolle dokumentiert und durchgeführt? Praxisbeispiel: Alarmanlagen, Schließanlagen.

✔ Sind alle Maßnahmen zur Umsetzung der Zutrittskontrolle dokumentiert und durchgeführt? Praxisbeispiel: Installation einer Firewall Verschlüsselung von Datenträgern.

✔ Sind alle Maßnahmen zur Umsetzung der Zugriffskontrolle dokumentiert und durchgeführt? Praxisbeispiel: Passwortrichtlinien, Löschanweisungen.

✔ Sind alle Maßnahmen zur Umsetzung der Disclosure Control dokumentiert und durchgeführt? Praxisbeispiel: E-Mail-Verschlüsselung, Einsatz von VPN-Technologie.

✔ Sind alle Maßnahmen zur Umsetzung der Eingabekontrolle dokumentiert und durchgeführt? Praxisbeispiel: Eingabeprotokollierung, Benutzerrollen.

✔ Sind alle Maßnahmen zur Umsetzung der Verfügbarkeitskontrolle dokumentiert und durchgeführt? Praxisbeispiel: Brand- und Rauchmelder, automatische Löschanlagen.

✔ Wurden alle Maßnahmen zur Umsetzung des Trennungsgebotes dokumentiert und durchgeführt? Praxisbeispiel: Physische Trennung von Datenträgern, Aufbewahrung von Physischen Trennung von Datenträgern, Speicherung personenbezogener Daten in unterschiedlichen Datenbanken je nach Verwendungszweck

✔ Prüfen Sie alle Ihre Auftragsverarbeiter auf Einhaltung der Datenschutzgrundsätze? Praxisbeispiel: am Prozessor, Überprüfung der TOMs des Prozessors

Vorher Rücksprache mit dem Verarbeiter, Prüfung der TOMs des Verarbeiters

✔ Gibt es Verfahren zur Wiederherstellung der Verfügbarkeit personenbezogener Daten nach einem physischen oder technischen Zwischenfall? Praxisbeispiel: Backups, Incident Response Management.

✔ Gibt es Stellvertreterregelungen für IT-Verantwortliche? Praxisbeispiel: Bei Krankheit des IT-Leiters kann der stellvertretende IT-Leiter seine Aufgaben übernehmen

✔ Sind die IT-Sicherheitsverantwortlichen ausreichend geschult und in alle Unternehmensstrukturen eingebunden, die mit personenbezogenen Daten zu tun haben? Praxisbeispiel: Der IT-Sicherheitsbeauftragte des Unternehmens ist bei jedem Neukauf von Tools involviert

✔ Gibt es Verfahren, um die Ausfallsicherheit der Systeme und Dienste sicherzustellen? Praxisbeispiel: Regelmäßige Belastbarkeitstests durch Stresstests

✔ Gibt es ein Datensicherheitskonzept oder eine Datensicherheitsrichtlinie? Praxisbeispiel: Entwicklung einer Datensicherheitsrichtlinie mit einem Berater

✔ Sind alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten umgehen, auf das Datengeheimnis verpflichtet und im Umgang mit den Daten geschult? Praxisbeispiel: Jährliche Ausgabe der Schulungsunterlagen, Verpflichtung aller Mitarbeiter auf das Datengeheimnis mit ihrer Unterschrift

✔ Gibt es Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Bewertung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen? Praxisbeispiel: Die TOMs werden jedes Jahr unabhängig geprüft, die Prüfung und die Feststellungen werden dokumentiert

✔ Entsprechen die TOMs dem aktuellen Stand des technischen Fortschritts und sind sie gemäß den definierten Schutzzielen und dem Risikoprofil angemessen?

TOM nach DSGVO dokumentieren – so geht’s

Benötigte Zeit: 14 Tage

Erstellen von technischen und organisatorischen Maßnahmen – Anleitungen Erstellen Sie eine Liste der Verantwortlichen Wenn Sie selbst keinen Überblick über alle technischen Prozesse (Hard- und Software) im Unternehmen haben, sollten Sie eine Liste mit Ansprechpartnern erstellen

Diese benötigen Sie in den nächsten Schritten

Mögliche Ansprechpartner sind: Product Owner, Hausmeister oder die Personalabteilung

Liste gängiger TOMs einholen Für einen Datenschutz-Laien ist es unpraktisch, den Stand der Technik alleine zu erarbeiten

Sie sollten eine Liste mit geeigneten Maßnahmen zur Hand haben, die Sie dann durchgehen und abhaken können

Gehen Sie mit Ihrem Wissen die TOM-Liste durch

Wenn Sie Teile der Liste bereits kennen und abhaken können, dann beginnen Sie damit

Analysieren Sie auch, ob die bereits implementierten TOMs angemessen sind

Die Angemessenheit ist sowohl auf die Schutzbedürftigkeit als auch auf den Aufwand und die Verhältnismäßigkeit zu prüfen

Beteiligen Sie andere verantwortliche Personen Alles, was Sie nicht tun konnten oder bei dem Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie mit der verantwortlichen Person besprechen

Diskutieren Sie auch die Angemessenheit und hinterfragen Sie die Umsetzung

Reichen Sie die TOMs bei der verantwortlichen Person ein

Wenn Sie nicht die verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO sind, legen Sie bitte die erstellten Unterlagen vor und diskutieren Sie diese

Es kann Maßnahmen geben, die ergänzt werden müssen oder Folgeprojekte

Regelmäßige Kontrolle der TOMs Eine Kontrolle sollte mindestens einmal im Jahr stattfinden, idealerweise zusammen mit der Aktualisierung der anderen Dokumente wie dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oder der Risikoanalyse

Folgen bei Verstößen gegen die Dokumentationspflichten

Über die hohen Bußgelder der DSGVO wurde schon viel gesagt, aber es sollte gesagt werden, dass sie hoch sind und mehr Kontrollen zu erwarten sind

Ein wichtiger Punkt, der nicht außer Acht gelassen werden sollte, ist die Begründungsgrundlage, die hier geschaffen wird, sollte es zu einer Beschwerde bei den Behörden kommen, z.B

von Kunden / Benutzern

Aber auch wenn ein Datenleck auftritt und dieses öffentlich wird, kann das TOM dazu dienen, aufzuzeigen, dass das Schutzniveau angemessen war und ein Bußgeld ggf

vermieden werden kann

Vorgefüllte Vorlagen aus dem Datenschutz-Auditor (TÜV-geprüft) Datenschutzmanagementsystem nach DSGVO in Word, Excel oder online

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, TOM, Risikoanalyse und vieles mehr

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Häufig gestellte Fragen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen nach DSGVO

Was sind TOMs? Die Bezeichnung „TOM“ oder „TOMs“ wird im Kontext der DSGVO häufig mit „technische und organisatorische Maßnahmen“ abgekürzt

Dementsprechend wird häufig das Wort TOMs zur Beschreibung der Maßnahmen verwendet

Wie finde ich den aktuellen Stand der Technik? Das ist pauschal schwer zu beantworten

Die Maßnahmen müssen in erster Linie zu Ihrem Unternehmen passen und dort ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten

Außerdem sollten Sie trotzdem regelmäßig prüfen, ob es neuere und bessere Schutzmaßnahmen gibt

Wann sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) im Sinne von Art

32 EU-DSGVO erforderlich? Sobald Sie mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beginnen, benötigen Sie auch TOMs

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen müssen ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Erhebung, Speicherung oder sonstigen Verarbeitung der Daten erfolgen

Was sind organisatorische Schutzmaßnahmen im Sinne von Artikel 32 DSGVO? Organisatorische Maßnahmen im Sinne des Datenschutzrechts sind alle Maßnahmen, die sich auf die Umsetzung von Schutzmaßnahmen beziehen und konkrete Anweisungen und Verfahren vorgeben, nach denen personenbezogene Daten zu schützen sind

Dies sind grundsätzlich nichttechnische Maßnahmen, die sich an die Personen oder Gruppen richten, die sie durchführen

Beispiele für organisatorische Maßnahmen sind: – Passwortrichtlinie,

– Besucherordnung,

– Mitarbeiterschulungen zum Thema Datenschutz

– Verpflichtung eines Datenschutzbeauftragten,

– Lösch-Checklisten

Was sind technische Schutzmaßnahmen im Sinne von Artikel 32 DSGVO? Technische Maßnahmen im Sinne der DSGVO umfassen alle Schutzmaßnahmen, die technisch oder physikalisch umsetzbar sind

Diese können Hard- und Software betreffen, aber auch die Räumlichkeiten zur Datenverarbeitung

Beispiele für technische Maßnahmen sind: – Alarmanlagen,

– Brandmauern,

– Schneiden von Datenschnittstellen,

– Virenscanner,

– Türschlösser,

– Sicherheitsbeamter

Was ist Datenökonomie? Datensparsamkeit definiert den sparsamen Umgang mit personenbezogenen Daten, wobei die Regel lautet, dass nur so viele Daten gespeichert oder allgemein verarbeitet werden dürfen, wie unbedingt erforderlich

Die Mindestanforderung ergibt sich aus Art

5 Abs

1 lit

c DSGVO

Wie sollten personenbezogene Daten gesichert werden? Personenbezogene Daten sind so zu sichern, dass unbefugte Dritte nicht darauf zugreifen können, dass sie nicht versehentlich oder willkürlich gelöscht werden können und dass der Datenschutz allgemein eingehalten wird

Es ist der aktuelle Stand der Technik anzuwenden

Quellen

https://dsgvo-gesetz.de/art-32-dsgvo/

https://dsgvo-gesetz.de/bdsg-neu/64-bdsg-neu/

https://dsgvo-gesetz.de/art-42-dsgvo/

https://dsgvo-gesetz.de/erwaegungsgruende/nr-75/

https://www.bvdnet.de/wp-content/uploads/2017/06/muster_Verz_der_Verfertigungt%C3%A4tigkeit_TOMs.pdf

\”Datenschutz: Grundsätze der DSGVO\” – Haus des Stiftens New

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Neue Informationen zum Thema dsgvo lohnabrechnung

In der einstündigen Mittagspause sprechen wir über die Grundlagen der DSGVO – die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Organisationskontext ankommt.
Inhalte:
➡️ Warum gibt es die DSGVO und wo findet sie Anwendung?
➡️ Was sind personenbezogene Daten?
➡️ Wann darf man personenbezogene Daten verarbeiten?
➡️ Worauf muss man bei der Verarbeitung achten?
➡️ Was bedeutet Rechenschaftspflicht und wie kommt man dieser nach?
➡️ Welche Rechte haben Betroffene und welche Pflichten ergeben sich daraus für Organisationen?
Über die „Mittagspause“-Reihe:
In der Mittagspause gibt die Digitale Nachbarschaft Einblick in die wichtigsten Fragen, die im Zusammenhang mit der Digitalisierung in Vereinen entstehen. Weiterführend stehen den Teilnehmenden die ergänzenden kostenfreien Angebote der Digitalen Nachbarschaft zur Verfügung, wie zum Beispiel Handbücher, Checklisten, Lernvideos und weiterführende Online-Seminare.
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🏠 Über uns: Die Haus des Stiftens gGmbH ist ein Sozialunternehmen, das wirkungsvolles Engagement erleichtern und so im Rahmen der Global Goals zu mehr Gemeinwohl beitragen will. Dafür bietet es mit Partnern Unterstützung für Stifter, Unternehmen und Non-Profit-Organisationen. Weitere Informationen über das Haus des Stiftens: www.hausdesstiftens.org
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\”Datenschutz: Grundsätze der DSGVO\” – Haus des Stiftens Update New

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DSGVO erklärt – Folge 4: Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Update New

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Neue Informationen zum Thema dsgvo lohnabrechnung

in Art. 30 DSGVO ist festgelegt, welche Dokumentationen Unternehmen und Behörden für die Datenschutzorganisiation erstellen müssen. Die DSGVO geht davon aus, dass alle Prozesse, in den personenbezogene Daten verarbeitet werden, dokumentiert sind.
Gemäß Art. 5 DSGVO hat der Verantwortliche eine Rechenschaftspflicht und eine fehlende Dokumentation kann ein Bußgeld auslösen.
Wie sieht ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit nun genau aus? Wichtige Informationen dazu in diesem Video von \”Mission Datenschutz\”.
Weitere Informationen finden Sie auch unter www. mission-datenschutz.de.

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DSGVO – Datenschutzgrundverordnung – ein Überblick | Film 1 von 7 New

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Weitere Informationen zum Thema dsgvo lohnabrechnung

Die Datenschutzgrundverordnung DSGVO schützt personenbezogene Daten und regelt deren Umgang damit in Unternehmen. In 7 Filmen zeigen wir, wie Unternehmen mit dem DSGVO -Thema umgehen sollen. In der Tutorial – Reihe gehen wir auf die Art der Daten, die Themenwelten der DSGVO, die Pflichten des Unternehmens und auch auf die rechtlichen Konsequenzen ein.

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Erster Film der DSGVO – Reihe:
Ein allgemeiner Überblick zur DSGVO: https://youtu.be/QYF9mIXvZeU
Zweiter Film der DSGVO – Reihe:
Die Welt der Daten in der DSGVO: https://youtu.be/p7T-xqVb75c
Dritter Film der DSGVO – Reihe:
8 Schritte zur DSGVO: https://youtu.be/627IM830oYk
Vierter Film der DSGVO – Reihe:
Checkliste Unternehmen DSGVO: https://youtu.be/gZUYmuUQZsk
Fünfter Film der DSGVO – Reihe:
Der Datenschutzbeauftragte : https://youtu.be/PPuvOEvvGWY
Sechster Film der DSGVO – Reihe:
Allgemeine Tipps DSGVO: https://youtu.be/cN6qJadqgOk
00:00 Einleitung \u0026 Vorstellung Überblick DSGVO
00:29 Übersicht Filme DSGVO
01:33 Allgemeine Regeln DSGVO
01:53 4 Regeln des DSGVO
02:49 Erste Erfahrungen mit der DSGVO
05:45 Allgemeine Hinweise DSGVO
06:47 Abschluss
Unser Gesprächspartner: Dr. Lars Niemann – von https://ci-data.eu

dsgvo lohnabrechnung Einige Bilder im Thema

 Update  DSGVO - Datenschutzgrundverordnung - ein Überblick  |  Film 1 von 7
DSGVO – Datenschutzgrundverordnung – ein Überblick | Film 1 von 7 Update

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) mit Muster nach Art … Update

2019-05-05 · So richtig „ran getraut“ an eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO haben sich bisher nur wenige. Die Informationen, die man darüber findet, sind auch äußerst dürftig – jedenfalls richtig gute. Wir haben uns intensiv mit dem Thema DSFA befasst. Die Erkenntnisse, Vorgehensweisen und Empfehlungen dazu fasse ich in (hoffentlich gewohnter 🙂 ) …

+ ausführliche Artikel hier sehen

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Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) mit Vorlage nach Art

35 DSGVO Datenschutz, Risikomanagement 7 Kommentare

Wirklich „getraut“ haben sich bisher nur wenige an eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art

35 DSGVO

Auch die Informationen, die man darüber finden kann, sind äußerst dürftig – zumindest wirklich gute

Wir haben uns intensiv mit dem Thema DSFA auseinandergesetzt

Die Erkenntnisse, Vorgehensweisen und Empfehlungen fasse ich (hoffentlich vertraut 🙂 ) kompakt und verständlich zusammen

Es gibt nicht den einen, den richtigen oder falschen Weg, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen

Neben der DSGVO gibt es sogar einen internationalen ISO-Standard

Die ISO/IEC 29134 (Guideline for privacy impact assessment) gibt dafür ein Regelwerk vor

Für unsere Leser und Kunden ist es mir wichtig, eine Lösung vorzustellen, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht, aber auch praxisorientiert und umsetzbar ist

Exkurs Risikomanagement

Bevor wir uns im Detail mit DSFA befassen, ist es unerlässlich, die Grundpfeiler der Risikoanalyse zu verstehen

Die Datenschutz-Folgenabschätzung ist nichts anderes als eine Risikoabschätzung

An dieser Stelle möchte ich kurz auf die Grundlagen eingehen

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Artikel Risikoanalyse durchführen

Definition von Risiko

Bei der Risikodefinition orientiere ich mich an der gängigen Norm, die sich auch in der Norm ISO 31000 wiederfindet

Ein Risiko ist definiert:

Risiko = Schaden x Eintrittswahrscheinlichkeit

Eine wichtige Voraussetzung bei der Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen – ob DSFA, Gefährdungsbeurteilung, medizinische oder andere Risiken – ist die Systematik und Reproduzierbarkeit

Das heißt, wenn zwei Personen mit gleichem Wissen das gleiche Risiko einschätzen würden, müssten sie zum gleichen Ergebnis kommen

Schwierig wird dies bei der obigen Definition von Schaden und Eintrittswahrscheinlichkeit

Die Personen, die Risiken bewerten, müssen daher unterstützt werden

Üblicherweise werden Klassen verwendet, um Schäden und die Eintrittswahrscheinlichkeit zu bewerten

Diese Klassen müssen wiederum so beschrieben werden, dass klar ist, was damit gemeint ist

Ein detailliertes Beispiel finden Sie im Artikel zur Risikoanalyse

Vorläufige Definitionen der Datenschutz-Folgenabschätzung

Wie eben erwähnt, muss man sich überlegen, wie man Schaden und Eintrittswahrscheinlichkeit konkret definiert, bevor man mit der Erfassung möglicher Risikoszenarien beginnt

Aber ich bin nicht wirklich glücklich damit

Die Eintrittswahrscheinlichkeiten sind nicht konkret formuliert

Bei den möglichen Schadenskategorien werden zudem Schaden und Ursache in einen Topf geworfen

Die unbefugte Entfernung der Pseudonymisierung ist nach meinem Verständnis kein Schaden, sondern eine Ursache, die zu einem Schaden führen kann (zB Diskriminierung, Identitätsdiebstahl…)

Aus diesem Grund versuche ich, den Empfehlungen des Landesamtes für Datenschutz und der DSK zu folgen, passe sie aber an der einen oder anderen Stelle ein wenig an

WICHTIG! Die folgenden Schadensklassen und Eintrittswahrscheinlichkeiten sind rein beispielhaft

Prüfen Sie, ob diese für Sie überhaupt sinnvoll sind und passen Sie die Definitionen an

Schadenskategorien

Die Vorgaben des Landesamtes für Datenschutz finde ich größtenteils sehr gut und übernehme sie an dieser Stelle

Die Liste ist erweiterbar, gibt aber einen guten Anfang

Diskriminierung

Identitätsdiebstahl

Lebensgefahr

existenzielle Bedrohung

Finanzielle Schäden

Rufschädigung

Exposition

Verlust des Arbeitsplatzes

geheime Offenbarung

soziale Benachteiligung

wirtschaftliche Nachteile

andere Schadenskategorien möglich

Definition von Schadensklassen

Damit wir jedoch einschätzen können, wann der Schaden für die betroffene Person gering oder hoch ist, bedarf es weiterer Kriterien

Sie können diese Kriterien natürlich auch anders einordnen

Sehen Sie es einfach als Umsetzungsvorschlag und passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an – wie oben erwähnt.

gering beherrschbar erheblich hoch Diskriminierung Benachteiligung des Betroffenen in einem Teil seines Lebens (zB Job durch Kollegen) Benachteiligung des Betroffenen im gesamten Lebensbereich Umgebung

Identitätsdiebstahl Identitätsdiebstahl Lebensgefahr Existenzgefährdung Existenzgefährdung Existenzieller Vermögensschaden im Rahmen eines Monatsgehalts im Rahmen mehrerer Monatsgehälter im Rahmen eines Jahresgehalts Verlust aller persönlichen Vermögensgegenstände (auch Immobilien etc.) Reputationsschaden Reputationsschaden des Betroffenen in einem Teil seines Lebens (z

B

am Arbeitsplatz) Reputationsschaden des Betroffenen im gesamten Lebensumfeld

Exposition des Betroffenen in einem Teil seines Lebens (z

B

bei der Arbeit) Exposition des Betroffenen im gesamten Lebensumfeld

Verlust des Arbeitsplatzes Verlust des Arbeitsplatzes Geheimnisse preisgeben Das Aufdecken von Geheimnissen hat Auswirkungen auf einen Teil des Lebens der betroffenen Person

Die Enthüllung von Geheimnissen wirkt sich auf das gesamte Leben der betroffenen Person aus

Soziale oder wirtschaftliche Benachteiligung Keine oder sehr geringe Auswirkungen auf das tägliche Leben Auswirkungen sind für die Betroffenen spürbar und führen zu geringfügigen Einschränkungen/Nachteilen

Auswirkungen haben Nachteile für die Betroffenen im Alltag

Auswirkungen haben große Nachteile für die Betroffenen und ggf

für ihr persönliches Umfeld (z

B

Familie)

Definition der Eintrittswahrscheinlichkeit

In diesem Fall nenne ich die Klassen, wie es in der Risikoanalyse üblich ist, niedrig bis sehr hoch

Den Namen können Sie selbstverständlich frei wählen:

Eintrittswahrscheinlichkeit Schätzung für die Zukunft Betrachtet man die Vergangenheit gering Vorfall tritt frühestens in 6 Jahren oder später auf Ein Vorfall ist noch nie aufgetreten oder ist vor mehr als 6 Jahren aufgetreten Mittel Vorfall tritt in den nächsten 4-6 Jahren auf Ein Vorfall ist passiert in den letzten 4-6 Jahren hohe Vorfälle treten in den nächsten 1-3 Jahren auf Vorfälle sind in den letzten 1-3 Jahren aufgetreten sehr hohe Vorfälle treten im nächsten Jahr auf Vorfälle sind im letzten Jahr aufgetreten

Definition von Risikoklassen

Das Risiko ergibt sich aus der Schadensklasse und der Klasse für die Eintrittswahrscheinlichkeit

Damit wir einen Risikowert berechnen können, hinterlegen wir für jede Klasse einen mathematischen Wert

Dieser Wert ist frei wählbar und kann genauso gut 10, 15, 20 oder 100, 200, 300 betragen

Uns geht es nur darum, das Risiko einfach kalkulieren zu können

Wann liegt ein Risiko vor? Vor der Durchführung der DSFA ist es wichtig zu definieren, wann ein Risiko wirklich ein Risiko darstellt

Es sollte klar sein, welches Risiko behandelt werden muss

In unserem Beispiel definieren wir, dass Risiken bis zu einem Wert von 3 automatisch akzeptiert werden

So werden beispielsweise Risiken mit geringem Schadensausmaß und maximal hoher Eintrittswahrscheinlichkeit akzeptiert (siehe Grafik unten)

Risiken mit Werten zwischen 4 und 8 stufen wir als mittlere Risiken ein, die einer Risikobehandlung bedürfen

Alle hohen Risiken mit einem Wert größer 8 müssen behandelt werden

Mehr Grundlagen zur Risikobehandlung finden Sie im Blogbeitrag zur Risikoanalyse

Risikomatrix mit Risikoakzeptanzgrad für die Datenschutz-Folgenabschätzung Vorarbeit

Beginnen wir endlich mit der eigentlichen Datenschutz-Folgenabschätzung

Ausgangspunkt Liste der Verfahren

Bevor das Thema DSFA überhaupt aufkommt, muss ein Verfahren zunächst in der Verfahrensübersicht beschrieben werden

Je besser die Dokumentation bereits in der Verfahrensbeschreibung ist, desto mehr Arbeit wird bei der Durchführung der DSFA eingespart

Überschneidung von Verfahrensverzeichnis und DSFA

Art

35 Abs

7 lit

a DSGVO erfordert eine systematische Beschreibung der geplanten Verarbeitungsvorgänge, des Zwecks und ggf

der berechtigten Interessen des Verantwortlichen

Art

35 Abs

7 lit

b DSGVO ergänzt die Anforderung um eine Bewertung der Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitungsvorgänge im Verhältnis zum Zweck

Der erfahrene Ersteller eines Verfahrensverzeichnisses freut sich: „Das haben wir alles schon im Verarbeitungsverzeichnis beschrieben.“ Okay, die Beurteilung der Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit ist vielleicht nicht so detailliert beschrieben, aber das können Sie im Einzelfall zur Zweckbeschreibung hinzufügen, wenn es zu einer DSFA kommen sollte

Von der Verfahrensliste zur DSFA springen

Da es unser Ziel ist, redundante (d

h

doppelte) Daten bei der DSFA zu vermeiden, verknüpfen wir das Verfahrensverzeichnis gleich mit der DSFA

Das bedeutet, dass in der beigefügten Excel-Vorlage die Datenschutz-Folgenabschätzung ein separates Tabellenblatt in der Liste der Verfahren ist

Wie wird die „Schwelle“ ermittelt, ab der eine Datenschutz-Folgenabschätzung überhaupt erforderlich ist? Aus meiner Sicht ist das eigentlich der schwierigste Punkt

Nach mehreren Gesprächen mit Experten und den Behörden hat mein Vorschlag nun zwei Stufen

Schwellenanalyse zur Datenschutz-Folgenabschätzung

Schwellenanalyse Schritt 1 – Schaden

Bisher haben wir das Verfahren im Verfahrensverzeichnis beschrieben und so gut wie möglich dokumentiert

An dieser Stelle beschäftigen wir uns nun mit den möglichen Schäden im Verfahrensverzeichnis, die für die Betroffenen möglicherweise bestehen könnten

Uns interessiert hier (mit Blick auf die DSFA) eigentlich nur, ob von dem Verfahren ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen ausgeht.

Der potenzielle Schaden muss hoch sein, die Eintrittswahrscheinlichkeit ebenfalls

Aus dieser Kombination ergibt sich nun ein hohes Risiko für den Betroffenen, entsprechend hoher Schaden und hohe Eintrittswahrscheinlichkeit

Hinsichtlich des Musters am Ende dieses Artikels müssen Sie abwägen, ob ein hoher Schaden für den Betroffenen überhaupt möglich ist

In der Stichprobe unterscheide ich noch zwischen „erheblichen“ und „hohen“ Schäden

Dabei stütze ich mich auf die oben beschriebenen Schadensklassen

Wenn Sie möglicherweise einen hohen oder erheblichen Schaden in Betracht ziehen, müssen Sie sich Gedanken über die Eintrittswahrscheinlichkeit machen

Wie wir wissen, besteht bei einer geringen Eintrittswahrscheinlichkeit kein hohes Risiko

Die genannten Klassen für die Eintrittswahrscheinlichkeit stehen wieder in der Vorlage zur Verfügung

Sie haben nun festgestellt, ob ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen besteht

Wenn ja, ist der zweite Schritt die Schwellenanalyse

Falls nicht, haben wir das Verfahren um wichtige Hinweise ergänzt und können damit jederzeit begründen, warum wir keine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt haben

Erwägungsgrund 91 listet sehr genau auf, wann eine DSFA durchgeführt werden muss

An dieser Stelle haben wir bereits die erste Voraussetzung erfüllt, dass ein hohes Risiko für die betroffene Person bestehen muss

Die weiteren Bewertungskriterien lassen sich in vier Hauptpunkte unterteilen.

Besonderheiten der Verarbeitung Die Verarbeitung einer großen Menge personenbezogener Daten Die Verarbeitung betrifft oder kann eine große Anzahl von Personen betreffen Einsatz neuer Technologien in großem Umfang Die Verarbeitung erschwert es den betroffenen Personen, ihre Rechte wahrzunehmen Die Verarbeitung erschwert oder verhindert die Daten von der Inanspruchnahme einer Dienstleistung oder Vertragserfüllung betroffene Person Verarbeitung von Daten schutzbedürftiger Personen Automatisierte Entscheidungsfindung in Bezug auf natürliche Personen durch systematische und eingehende Bewertung persönlicher Aspekte natürlicher Personen auf der Grundlage von Profiling personenbezogener Daten durch Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch Verarbeitung biometrischer Daten durch Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten sowie damit zusammenhängende Sicherheitsmaßnahmen Überwachung von Bereichen Umfangreiche Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche e (mittels optoelektronischer Geräte) Einschätzung der Aufsichtsbehörde Die zuständige Aufsichtsbehörde hat veröffentlicht das Verfahren bei der DSFA Schwarze Liste

Wenn Sie mindestens einen dieser vier Punkte mit „ja“ oder „trifft zu“ beantworten können, empfehle ich Ihnen, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen

Laut einer telefonischen Stellungnahme der bayerischen Aufsichtsbehörde ist Punkt 4 „Schwarze Liste der Aufsichtsbehörde“ allein keine zwingende Voraussetzung für die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung

Ihr muss immer ein hohes Risiko für die Betroffenen vorausgegangen sein

Aber das haben wir in diesem Fall, denn sonst wären Sie nicht auf Schritt 2 der DSFA-Relevanz gegangen

Vorteil dieser 2-stufigen Schwellenanalyse

Was mir an dieser 2-stufigen Lösung – ohne Eigenlob – gefällt, ist die Nachvollziehbarkeit und die durchgängig systematische Vorgehensweise

Jeder noch so triviale Eingriff wird der Risikobewertung in Bezug auf ein hohes Risiko unterzogen

Damit entfällt eine „händische“ Vorauswahl ohne nachvollziehbare und dokumentierte Entscheidung

Für jedes Verfahren gelten die gleichen Bewertungsregeln

Um Aufwand zu sparen, gehen Sie nur dann in den zweiten Schritt der Schwellwertanalyse, wenn Sie im Verfahrensverzeichnis ein hohes Risiko nachweisen können

Für alle anderen Verfahren entfällt die Prüfung der Notwendigkeit einer Datenschutz-Folgenabschätzung

Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung mit Vorlage

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei der DSFA um eine detaillierte Risikoanalyse

Es ist eigentlich eine nette Sache, wenn man sich einmal mit der Risikoanalyse vertraut gemacht hat

Ich bin jedenfalls ein Fan davon.

Im Folgenden beschreibe ich, was ich für nützliche Informationen für eine gute Risikoanalyse halte.

Das folgende Vorgehen orientiert sich an der ISO 31000 und findet sich auch in der ISO 27001 wieder

Mit der DSFA kann es inhaltlich komplex werden

Planen Sie ein Team, das die Risiken identifiziert, analysiert und bewertet

Du solltest das nicht alleine machen

Das Ergebnis kann nur dann qualitativ hochwertig sein, wenn Sie von allen Beteiligten den nötigen fachlichen Input einfordern

Informationen aus dem Verfahrensverzeichnis

Wie bereits oben erläutert, übernehmen wir die Inhalte eins zu eins aus dem Verfahrensverzeichnis

Bei Bedarf werden Anpassungen direkt im Verfahrensverzeichnis vorgenommen

Hinweise zur Excel-Vorlage:

Für die beigefügte Excel-Vorlage bedeutet dies, dass Sie mit folgendem Befehl auf den Inhalt der Prozedur zugreifen:

=Prozedurenverzeichnis!D3

In diesem Fall steht D3 für Spalte D3

Wenn sich die Prozedur in einer Zeile befindet, ersetzen Sie die 3 durch die entsprechende Zeilennummer

In Spalte D finden Sie den Verfahrensnamen, in Spalte E die Beschreibung, in Spalte F die Legalität

Die Personengruppen finden sich in Spalte I und die Datenkategorien in Spalte J.

Einige Pflichtangaben für die Datenschutz-Folgenabschätzung können direkt aus der Verfahrensliste entnommen werden

Beschreibung des Risikoszenarios

Zunächst einmal: Eine Datenschutz-Folgenabschätzung hat wahrscheinlich mehr als nur ein Risikoszenario, das bewertet wird

Daher müssen die folgenden Felder für jedes Szenario ausgefüllt werden

Aber was ist ein Risikoszenario?

Eine einfache Frage, die in der Praxis gar nicht so trivial zu beantworten ist

Ein Risikoszenario besteht aus mehreren Informationen

Dabei geht es nicht nur um das Szenario selbst, also den Vorfall (z

B

Erdbeben), sondern auch darum, was dieser Vorfall letztlich auslösen kann

Aber dazu in den folgenden Absätzen ausführlicher.

Beschreibung eines möglichen Vorfalls

Was ist das Schlimmste, was passieren kann? Dies wäre beispielsweise der Ausfall des IT-Systems, in dem personenbezogene Daten gespeichert sind

Dies ist der Incident oder nach ITIL der Incident oder Security Incident

Aus meiner Erfahrung bei der Durchführung von Risikoanalysen hören viele an diesem Punkt auf

Das ist aus meiner Sicht kein Risiko

Zum Risiko wird es erst mit der Aussage: “…führt zu”

Beschreibung des Schadens

Der Ausfall eines IT-Systems allein führt nicht zwangsläufig zu einem Schaden

Vergleichen wir es mit dem Ausfall eines IT-Systems für die Lohnbuchhaltung

Ein Ausfall wäre für die meisten Unternehmen 15 Tage im Monat kein Problem

Ein Schaden entsteht nur, wenn es an den anderen Tagen ausfällt, an denen die Personalabteilung die Gehaltsabrechnung bearbeiten möchte

Das heißt, um Schäden überhaupt greifbar zu machen, empfehle ich Ihnen, sich Gedanken über die „…führt zu“ zu machen

Wozu kann der Ausfall des IT-Systems führen? Welcher Schaden könnte dem Betroffenen dadurch entstehen? Betrachten wir ein Krankenhaus, würde ein Ausfall des IT-Systems bedeuten, dass die Patienten nicht mehr richtig versorgt werden könnten

Grund für das Auftreten des Vorfalls

Das sind Informationen, die Sie in vielen Risikoanalysen nicht finden werden

Aber ich finde sie sehr wichtig und hilfreich für das Verständnis des Szenarios und für mögliche Maßnahmen

Aber was ist die Ursache / der Grund / die Schwachstelle? Wie kann dieser Vorfall überhaupt passieren? Betrachten wir den Ausfall des IT-Systems noch einmal, kommen wir schnell zu der Erkenntnis, dass ein Ausfall des IT-Systems viele Gründe haben kann

Es kann daran liegen, dass im Rechenzentrum der Strom ausgefallen ist

Es könnte sich genauso gut um einen technischen Defekt am Server handeln

Jeder dieser Gründe muss wahrscheinlich mit unterschiedlichen Maßnahmen angegangen werden

Für unsere Datenschutz-Folgenabschätzung in Excel bedeutet das, dass wir dieses Szenario (Ausfall des IT-Systems) in eine neue Zeile kopieren, bis wir alle Ursachen ermittelt haben

Begutachtung des Schadens

Nur mit einer konkreten Beschreibung dessen, wozu der potenzielle Vorfall tatsächlich führen könnte, lässt sich der Schaden beziffern

Schauen wir uns noch einmal das Krankenhaus an, dessen IT-System ausfällt und die Patientenversorgung dadurch beeinträchtigt wird

Die Patientenversorgung wäre dann der zu bewertende potenzielle Schaden

Das Krankenhaus ist ein gutes Beispiel

Ein IT-System wird sicher nicht eingeführt, ohne vorher über grundlegende Schutzmaßnahmen hinsichtlich Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität nachzudenken

Das bedeutet, dass in den meisten Fällen bereits Maßnahmen greifen, um den Schaden oder die potenzielle Eintrittswahrscheinlichkeit zu reduzieren

Natürlich sollten Sie auch diese bestehenden Maßnahmen in die Schadensbeurteilung einbeziehen

Schon vor Durchführung der DSFA haben wir Schadensklassen vorbildlich definiert

Auf diese beziehen wir uns jetzt.

Lebensgefahr ist in unserer Tabelle mit einem „hohen“ Schaden gekennzeichnet

Auch das wollen wir übernehmen

Eintrittswahrscheinlichkeit

Die Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit bezieht sich in der Regel auf die Ursache, die wir glücklicherweise explizit berücksichtigt haben

Das bedeutet aber auch, dass jede Ursache eine andere Eintrittswahrscheinlichkeit haben kann

Die Ermittlung dieser Eintrittswahrscheinlichkeit ist ein bisschen wie der Blick in eine Glaskugel

Manchmal ist es hilfreich, einen Blick auf die letzten Ereignisse zu werfen

Wie bei der Schadensbewertung sollten auch bestehende Schutzmaßnahmen in die Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit einbezogen werden

Ein hochverfügbares System, verteilt auf zwei örtlich getrennte Rechenzentren, reduziert natürlich die Wahrscheinlichkeit eines Komplettausfalls des IT-Service

Die Wahrscheinlichkeit eines Stromausfalls, der zum Ausfall des IT-Systems führt, setzen wir auf „mittel“

Es gibt eine redundante Stromversorgung in zwei getrennten Stromkreisen, wodurch Ausfallzeiten minimiert werden

Weitere Daten zur Datenschutz-Folgenabschätzung

Jetzt konnten wir das Risiko bereits berechnen

Wir haben den Schaden bewertet und über die Eintrittswahrscheinlichkeit nachgedacht

Auch Art

35 DSGVO möchte wissen, ob Verhaltensregeln nach Art

40 bestehen und wenn ja, ob diese auch eingehalten werden

Ich denke, in den meisten Fällen gibt es noch keine behördlich genehmigten Verhaltenskodizes

Daher entfällt dieser Punkt wohl bei den meisten

Der Vollständigkeit halber möchte ich es aber erwähnen und in die Vorlage aufnehmen

Letztlich sind implementierte Verhaltensregeln nichts anderes als Schutzmaßnahmen

Dadurch wird entweder das Schadenspotenzial oder die Eintrittswahrscheinlichkeit reduziert

Dieser Wert sollte also eigentlich indirekt in die Bewertung einfließen

Mein Muster im Anhang enthält auch zwei Felder „Vertraulichkeit/Integrität“ und „Verfügbarkeit“

Das geht sogar in Richtung ISO 27001, hilft aber auch bei der Einordnung des Risikoszenarios

Aber im ersten Schritt ist es eher “nice to have”

Wichtiger ist mir zu erwähnen, dass Sie im Falle eines Verfügbarkeitsrisikos in der Szenariobeschreibung angeben, wie lange der von Ihnen bewertete Ausfall andauern wird

Der größtmögliche Schaden hängt stark von der Dauer der Ausfallzeit ab

Möglicherweise müssen Sie sogar häufiger ein Ausfallszenario mit unterschiedlichen Ausfallzeiten berücksichtigen

Risiko-Score

Endlich haben wir alle Daten zusammen

Da wir vorher ordentlich gearbeitet und unsere Vorarbeit gut gemacht haben, wird das Risiko nun quasi automatisch anhand der Risikomatrix ermittelt

Je nach Schadensklasse und gewählter Eintrittswahrscheinlichkeit ergibt sich ein Wert für das Risiko

Risikoergebnis einer Datenschutz-Folgenabschätzung durch Bewertung des Schadens und der Eintrittswahrscheinlichkeit

Es gibt keine Verhaltensregeln und sind daher nicht anwendbar.

In unserem Beispiel aus dem Bild besteht ein „rotes“ Risiko aufgrund eines erheblichen Schadenspotenzials und einer hohen Eintrittswahrscheinlichkeit, die wir als hoch definiert haben.

Risikobehandlung in die Datenschutz-Folgenabschätzung

Das bedeutet, dass wir für dieses Szenario eine Risikobehandlung durchführen müssen

Nur zur Wiederholung: Wie kann eine Risikobehandlung aussehen (Details siehe Blogbeitrag Risikoanalyse)

Minimieren: Indem durch zusätzliche Maßnahmen entweder das Schadenspotenzial oder die Eintrittswahrscheinlichkeit reduziert wird

: Indem entweder der potenzielle Schaden oder die Eintrittswahrscheinlichkeit durch zusätzliche Maßnahmen reduziert werden Beseitigen : Vollständiges Vermeiden des Eintretens des Szenarios.

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: Das Auftreten des Szenarios vollständig vermeiden

Übertragung : Übertragung des Risikos auf eine andere Person (z

B

Versicherungsunternehmen)

Ob dies jedoch bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sinnvoll ist, bezweifle ich

Aber der Vollständigkeit halber erwähne ich diese Möglichkeit der Risikobehandlung hier

In Bezug auf die personenbezogenen Daten und die Person dahinter ist sehr genau abzuwägen, ob die Übertragung des Risikos die betroffene Person schützt

Ob dies jedoch bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sinnvoll ist, bezweifle ich

Aber der Vollständigkeit halber erwähne ich diese Möglichkeit der Risikobehandlung hier

In Bezug auf die personenbezogenen Daten und die Person dahinter ist sehr genau abzuwägen, ob der Gefahrenübergang den Betroffenen schützt

Akzeptieren : Arbeitet im allgemeinen Risikomanagement, aber nicht in DSFA

Die Erwägungsgründe 90 und 94 der DSGVO befassen sich nur mit Minimierung und Eindämmung

: Arbeitet im allgemeinen Risikomanagement, aber nicht in DSFA

Die Erwägungsgründe 90 und 94 der DSGVO befassen sich nur mit Minimierung und Eindämmung

Ich erwähne mal die 5

Variante „ignorieren“, die mir ein Student in der Vorlesung vorgeschlagen hat, aber „ignorieren“ 🙂

Zurück zum Beispiel Krankenhaus oben

Daraus resultierte ein hohes Risiko (erheblicher Schaden, hohe Eintrittswahrscheinlichkeit)

Jetzt ist es an der Zeit, sich um zusätzliche Schutzmaßnahmen zu kümmern

Als zusätzliche Schutzmaßnahme kann ein Notstromaggregat sinnvoll sein

Eine Maßnahme, die man sich „nebenbei“ nicht leisten kann

Es geht um Kosten, es geht um Personal und vor allem um die Reduzierung des Risikos

Aus diesem Grund muss neu bewertet werden, ob die geplante Maßnahme das Risiko überhaupt mindert

Es kann sein, dass sich dadurch der Schaden oder die Eintrittswahrscheinlichkeit verändert

Beides ist möglich

Ich empfehle Ihnen, soweit möglich, über Maßnahmen nachzudenken, BEVOR Sie das Ergebnis der Datenschutz-Folgenabschätzung mit der Geschäftsführung besprechen

Veröffentlichung der Datenschutz-Folgenabschätzung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist stets die Geschäftsführung

Aus diesem Grund ist es zwingend erforderlich, dass Sie die Ergebnisse mit dem Management besprechen

Da Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken über mögliche zusätzliche Schutzmaßnahmen gemacht haben, können Sie diese auch gleich ansprechen

Genehmigung einholen oder zumindest weitere Schritte klären

Dadurch erhalten Sie konkrete Handlungsleitlinien

Vergessen Sie nicht, die Ergebnisse mit dem Management zu dokumentieren

Diese können Sie auch der Excel-Vorlage der DSFA hinzufügen

So haben Sie alle wesentlichen Informationen an einem Ort

Umsetzung der Risikobehandlungsvorschläge

Sie haben nun entschieden, wie es weitergeht

Setzen Sie die Maßnahmen um

Vergessen Sie nicht zu prüfen, ob die Maßnahmen so wirksam sind, wie Sie es erwarten

Testen Sie also die Maßnahmen und dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse

Datenschutz-Folgenabschätzung melden

Oft liest man von einer Form der Datenschutz-Folgenabschätzungsberichterstattung

Nachdem Sie alle Punkte erledigt haben, greifen Sie ohne lange nachzudenken zum Textprogramm und schreiben alles noch einmal auf – nur in anderer Form.

Das finde ich völlig übertrieben und reine Zeit- und Ressourcenverschwendung

Nirgendwo steht geschrieben, in welcher Form dieser Bericht vorgelegt werden muss

Die nun erstellte Dokumentation ist systematisch, konsistent und vollständig

Aus meiner Sicht passieren bei diesem Ansatz nur Fehler

Sie schreiben Inhalte doppelt, haben Redundanzen und müssen bei jeder Änderung der Quelle den Textbericht anpassen

Es passiert schneller, als Sie denken, dass Sie etwas verpassen

Wo ich bei Ihnen bin, ist die Aufbereitung der Ergebnisse für das Management

Dies entspricht jedoch keinem Bericht in Textform, sondern einer kompakten Darstellung auf ein bis zwei Seiten für die GF

Aber hier sind wir meistens in einer Präsentationsform

Dies ist meines Erachtens nicht gleichbedeutend mit einem Bericht für die Datenschutz-Folgenabschätzung

Eher ein kompaktes Management Summary

Zusammengefasst: Arbeiten Sie detailliert und sauber im Verfahrensverzeichnis und der DSFA und ersparen Sie sich redundantes Abtippen für einen textlichen Bericht

Meldung an die Behörde im Falle einer Datenschutz-Folgenabschätzung

Muss jede Datenschutz-Folgenabschätzung an die Behörde weitergeleitet werden? Nein! Sie müssen sich nur dann an die Behörde wenden, wenn Sie in der DSFA hohe Risiken erkennen und diese nicht durch geeignete Maßnahmen minimieren oder beseitigen können

Gute Nachrichten, nicht wahr? Ich bin mir sicher, dass Sie hohe Risiken in den meisten Fällen durch geeignete Maßnahmen reduzieren können

Hier zahlt es sich wiederum aus, dass Sie die DSFA nicht alleine durchgeführt, sondern von Anfang an ein Team eingebunden haben

Ist die Datenschutz-Folgenabschätzung eine einmalige Sache?

Wie jede Risikoanalyse ist auch die Datenschutz-Folgenabschätzung ein iterativer Prozess

Beginnen wir am Anfang

Im Datenschutzmanagement haben Sie grundsätzlich die Aufgabe, Ihre Verfahren regelmäßig zu überprüfen

Sind die beschriebenen Vorgehensweisen noch korrekt? Werden weiterhin dieselben Anwendungen verwendet und dieselben Ressourcen benötigt? Diese Fragen müssen Sie sich regelmäßig stellen

Sie wissen, worum es geht

Ihr Verfahren, das bisher eine DSFA erforderte, muss nun erneut einer Prüfung unterzogen werden

Haben sich die Rahmenbedingungen geändert? Bestehen die Risiken noch? Aufgrund von Änderungen in den Prozessen oder in der eingesetzten Technik kann dies dazu führen, dass sich auch die Risiken in der Datenschutz-Folgenabschätzung ändern

Aus diesem Grund empfehle ich Ihnen dringend, die DSFA regelmäßig zu überprüfen

Sie werden sicher bemerken, dass ich kein konkretes Datum nenne

Muss die Überprüfung jährlich, vierteljährlich oder alle fünf Jahre erfolgen? Hier gibt es keine konkreten Richtlinien

Ich würde mit einer jährlichen Risikoüberprüfung beginnen

Je nachdem, wie agil Ihr Prozess ist, können Sie den Zyklus entweder verkürzen oder aus sehr guten Gründen verlängern

Ausschluss von der Datenschutz-Folgenabschätzung

Interessanterweise gibt es sogar einen Ausschluss von der DSFA

Die DSGVO definiert, dass eine DSFA für Ärzte und Rechtsanwälte nicht verpflichtend ist

Ein Auszug aus Erwägungsgrund 91 gibt Folgendes wieder:

„… Die Verarbeitung personenbezogener Daten sollte nicht als umfangreich angesehen werden, wenn die Verarbeitung personenbezogene Patienten- oder Klientendaten betrifft und von einem einzelnen Arzt, anderen Angehörigen der Gesundheitsberufe oder einem Anwalt durchgeführt wird

5In diesen Fällen sollte eine Datenschutz-Folgenabschätzung nicht verpflichtend sein.“ Die Einschränkung sollte jedoch sorgfältig gelesen werden

Wie immer steckt der Teufel, oder in diesem Fall die DSFA, im Detail

Aber wie immer bieten wir Ihnen sehr gerne unsere Unterstützung an

Mein Team und ich freuen uns darauf, Sie bei der DSFA oder allgemein in Sachen Datenschutz und Informationssicherheit zu unterstützen

Zum Schluss: Ihre Erfahrungen

Ich bin sicher, Sie wissen es bereits

Nun möchte ich von Ihnen wissen, wie Sie bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung abgeschnitten haben

Was waren die größten Hürden, die Sie bisher davon abgehalten haben, eine DSFA durchzuführen? War diese Beschreibung für Sie hilfreich? Sagen Sie es uns in den Kommentaren.

Muster-Datenschutz-Folgenabschätzung in Excel

Wie versprochen stellt Ihnen dieser Artikel eine kostenlose Excel-Vorlage für eine Datenschutz-Folgenabschätzung zur Verfügung

Außerdem erhalten Sie die Schwellenanalyse als Excel-Datei zur Ermittlung der DSFA-Relevanz

Die Vorlagen können Sie hier herunterladen:

Weitere Datenschutzvorlagen und Muster

Ausführlichere Vorlagen und Muster, sowie ausführliche Anleitungen und viele weitere Inhalte finden Sie in unserem Mentoring-Programm

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Häufig gestellte Fragen zu DSFA

Was ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Eine DSFA ist ein Instrument, das über das Verfahrensverzeichnis hinausgeht

Es dient der Beschreibung und Bewertung von Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen

Die Datenschutz-Folgenabschätzung muss auch die Korrekturmaßnahmen zur Risikominimierung berücksichtigen

Wann sollte eine DSFA durchgeführt werden?

Wenn Ihr Verfahren ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen beinhaltet.

Insbesondere beim Einsatz neuer Technologien, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffene Person führen.

Die DSFA muss durchgeführt werden, bevor die Verarbeitungstätigkeit beginnt.

die auszuführende Verarbeitungstätigkeit

Die Landesämter haben schwarze Listen veröffentlicht

Hierbei handelt es sich um Vorschläge, die jedoch nochmals gesondert geprüft werden müssen

Für die dort genannten Verfahren muss nicht zwingend eine DSFA durchgeführt werden

Entscheidend ist, ob für den Betroffenen ein hohes Risiko besteht

Wir schlagen daher eine zweistufige Begutachtung vor: 1

Kurzanalyse direkt am Eingriff

2

Wenn möglicherweise hohe Schäden möglich sind, dann weitere Risikobewertung

Wie ist das Verfahren zur Durchführung der DSFA? Der Prozess kann nicht einmal gesehen werden

Eine DSFA muss regelmäßig durchgeführt werden

Es kann durchaus sein, dass sich einzelne Parameter im Laufe der Zeit verändern

Grundsätzlich gliedert sich der Prozess einer Datenschutz-Folgenabschätzung in vier Schritte: Vorbereitung (Verfahren beschreiben, DSFA-Team zusammenstellen) Durchführung (Risikoerkennung und -bewertung) Umsetzung (beschlossene Maßnahmen umsetzen) Überprüfung (regelmäßige, z

B

jährliche Überprüfung der DSFA )

Kann die DSFA im Rahmen des Risikomanagements durchgeführt werden? Wir empfehlen Ihnen, die DSFA nicht als separates Tool zu betrachten

Integrieren Sie die Datenschutz-Folgenabschätzung in ein bestehendes Risikomanagementsystem

Beachten Sie jedoch unbedingt die besonderen Anforderungen der DSFA

Sie sollten Schadenskriterien und Eintrittswahrscheinlichkeiten global für das Unternehmen definieren

Hier sollten Sie keine unterschiedlichen Werte für die DSFA und das übrige Risikomanagement haben

Ein „hoher“ Schaden sollte in allen Fällen zu gleichem Verständnis im Unternehmen führen

Quellen

LDA Bayern – Planspiel DSFA

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PSP-Webinar \”DSGVO und Löschkonzept – Praktische Probleme bei der Umsetzung\” vom 13.06.2019 Update

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Neues Update zum Thema dsgvo lohnabrechnung

Nach der DSGVO soll jedes personenbezogene Datum so früh wie möglich gelöscht werden. Doch wie setzt man dies in einer komplexen Systemumgebung um, etwa in datenbankbasierten ERP-Systemen, in denen eine Vielzahl von Datenfeldern komplexe Sachverhalte wiedergeben, für die unterschiedlichste Aufbewahrungsfristen, Auskunftspflichten und Aufbewahrungsinteressen gelten? Unser Webinar zeigt Ihnen anhand des Bereichs der HR-Daten, wie man sich dieser Mammutaufgabe nähert, und gibt Hinweise, wann und wie in diesem Zusammenhang „gesperrt“ und wann „gelöscht“ werden muss.

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 Update  PSP-Webinar \
PSP-Webinar \”DSGVO und Löschkonzept – Praktische Probleme bei der Umsetzung\” vom 13.06.2019 Update

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DSGVO Kapitel 5 – Bestandsaufnahme und Verfahrensverzeichnis New

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Spätestens ab 25. Mai sollte jeder Betrieb ein Verfahrensverzeichnis und eine Datenschutzerklärung erstellt haben. Das ist jedoch auf den zweiten Blick nichts anderes, als eine Inventur – nur eben mit virtuellen Betriebsmitteln. Folgender Beitrag soll ein wenig die erste Scheu nehmen, sich zu dieser Dateninventur zu stellen.
https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/eu-dsgvo-muster-verarbeitungsverzeichnis-verantwortliche.html

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Einführung eines Löschkonzepts – So löschen Sie DSGVO-konform im Unternehmen Update

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Dass Daten in Unternehmen gelöscht werden müssen und nicht fortwährend aufbewahrt werden dürfen ist im Großteil der Unternehmen bekannt. Fehlverhalten wurde auch schon mit hohen Bußgeldern abgestraft. Doch auch beim Löschen gibt es Unterschiede. Wie kann ein Löschkonzept in der Praxis aussehen und welchen Inhalt muss es haben? Welche Daten hat einen Unternehmen überhaupt, wie lange darf man Daten speichern und wie werden diese archiviert? Wann muss die IT-Abteilung herangezogen werden? Welche anderen Gesetzte sind in diesem Zusammenhang zu beachten?

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 New  Einführung eines Löschkonzepts – So löschen Sie DSGVO-konform im Unternehmen
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Anspruch auf Lohnabrechnung? Infos für Arbeitnehmer – KLUGO Update New

Sollte der Arbeitnehmer keine Lohnabrechnung ausstellen wollen, bleiben Sie hartnäckig und bestehen Sie weiter auf Ihre Lohnabrechnung. Nutzen Sie die telefonische Erstberatung von KLUGO und erhalten Sie von unseren Partner-Anwälten konkrete Handlungsempfehlungen, welche rechtlichen Schritte Sie gegen Ihr Arbeitgeber vornehmen können.

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Allgemeine Informationen zum Thema Webinar finden Sie unter https://www.webinarfabrik.at

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In diesem Erklärvideo geben wir dir 5 wichtige Tipps zur DSGVO an die Hand! Sieh dir auch unsere ersten beiden Videos zum Thema an:
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EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Was erwartet dich? | Rechtsanwalt Christian Solmecke Update

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Weitere Informationen zum Thema dsgvo lohnabrechnung

Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-DSGVO in Kraft. Sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen bringt sie viele Änderungen im Vergleich zur bisherigen Rechtslage mit sich. Unternehmen haben nicht mehr viel Zeit, um die vielen Neuerungen im Vergleich zum bisherigen BDSG umzusetzen. Es ist jedoch wichtig, sich bereits jetzt damit auseinanderzusetzen und sich rechtlich beraten zu lassen. Denn für die verspätete Umsetzung der neuen Vorgaben drohen hohe Bußgelder.
Weitere Infos unter: https://www.wbs-law.de/it-recht/datenschutzrecht/die-eu-datenschutzgrundverordnung/
Rechtsanwalt Christian Solmecke
Christian Solmecke hat sich als Rechtsanwalt und Partner der Kölner Medienrechtskanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE auf die Beratung der Internet-, IT- und Medienbranche spezialisiert. So hat er in den vergangenen Jahren den Bereich Internetrecht/E-Commerce der Kanzlei stetig ausgebaut und betreut zahlreiche Medienschaffende, Web 2.0 Plattformen und App-Entwickler.
Neben seiner Kanzleitätigkeit ist Solmecke Geschäftsführer des Deutschen Instituts für Kommunikation und Recht im Internet an der Cologne Business School (http://www.dikri.de). Dort beschäftigt er sich insbesondere mit den Rechtsfragen in Sozialen Netzen.
Vor seiner Tätigkeit als Anwalt arbeitete er über 10 Jahre als freier Journalist und Radiomoderator (u.a. für den Westdeutschen Rundfunk).

http://www.facebook.com/die.aufklaerer
Hotline: 0221 / 400 67 550
E-Mail: [email protected]

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Wer haftet bei einem Datenschutzverstoß in der DSGVO? Der Mitarbeiter oder das Unternehmen? Update

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\”Datenschutz interessiert mich nicht\” – So oder ähnlich klingen die Aussagen von Mitarbeiter und Angestellten.
Wusstest du, dass auch Du als Angestellter für Deine Fehler, welche zu einer Datenschutzverletzung also einer Datenpanne führt, persönlich haftest?
Schau Dir dieses Video an.
Mehr hilfreiche Tipps zur EU-DSGVO bekommst Du hier:
https://www.smart-dsgvo.de

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Wer haftet bei einem Datenschutzverstoß in der DSGVO? Der Mitarbeiter oder das Unternehmen? New Update

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) mit Muster nach Art … Update New

2019-05-05 · So richtig „ran getraut“ an eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO haben sich bisher nur wenige. Die Informationen, die man darüber findet, sind auch äußerst dürftig – jedenfalls richtig gute. Wir haben uns intensiv mit dem Thema DSFA befasst. Die Erkenntnisse, Vorgehensweisen und Empfehlungen dazu fasse ich in (hoffentlich gewohnter 🙂 ) …

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DSGVO erklärt – Folge 5: Die Auftragsverarbeitung New

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Wann liegt eine Auftragsverarbeitung vor? Was ist bei einer Auftragsverarbeitung zu beachten?
in unserer neuen Folge \”DSGVO erklärt\” stellen wir die wichtigsten Anforderungen für die Auftragsverarbeitung vor.
Auf unserem Kanal \”Mission Datenschutz\” hatten wir schon einige Videos zur Auftragsverarbeitung veröffentlicht. Diese sind alle unter der Playlist \”Auftragsverarbeitung\” zu finden:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLbUWkBJmqaxlgxPxOFcxbe8VN17WoAZI8

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DSGVO + Aktenvernichter – kurz erklärt Update

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Informieren Sie sich in diesem kurzen Erklärvideo eines unserer Lieferanten, wie Aktenvernichter Sie bei der Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung unterstützen können – und wie Sie anhand der verschiedenen Schutzklassen und Sicherheitsstufen das für Ihre Anforderungen passende und sichere Modell finden.

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Vor der Gehaltsabrechnung braucht man keine Angst zu haben. Es geht ganz einfach. Wir finden: Mit Lexware besonders einfach. Einfach mal ausprobieren und jede Menge Geld sparen.
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