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Frühjahrsputz: So verbannen Sie das Chaos von Ihrem … New
21/02/2022 · WOOP-Methode: Wie Sie in 4 Schritten jedes Ziel erreichen. Eisenhower-Prinzip: So finden Sie Zeit für das, was wirklich wichtig ist. Abwesenheitsnotiz: Gelungene Beispiele und peinliche Fehler bei Abwesenheitsnotizen. Handysucht: 9 Anzeichen dafür, dass Sie ein Handy-Junkie sind. Pomodoro-Technik: Das beste Rezept, um produktiv zu arbeiten
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Es ist Zeit für einen Frühjahrsputz am Arbeitsplatz
Aber wo anfangen? 6 Tipps von Aufräumcoach Marie Kondo und Organisationspsychologe Scott Sonenshein
Papierberge, Briefe, Werbegeschenke, Kugelschreiber, Büroklammern, hier eine Tasse, da eine leere Wasserflasche – viele Menschen werden morgens von einem vollgestopften Schreibtisch begrüßt
Gerade wenn die Störung über mehrere Jahre gewachsen ist, fühlt sich das Aufräumen wie eine riesige Aufgabe an
Ein sortierter Arbeitsplatz kann motivieren: Die meisten Menschen arbeiten konzentrierter und leistungsfähiger, wenn sie in einer aufgeräumten Umgebung arbeiten, erklären Aufräum-Coach Marie Kondo und Organisationspsychologe Scott Sonenshein im Buch „Glücklich bei der Arbeit, glücklich im Leben“
Marie Kondo ist vielen seit der Netflix-Doku „Aufräumen mit Marie Kondo“ bekannt
Mit ihrer „KonMari“-Methode hilft sie Menschen beim Aussortieren und Aufräumen
Alles dreht sich um die Frage: Macht mir dieser Gegenstand Freude? In ihrem neuen Buch überträgt sie diese Methode auf den Arbeitskontext
Gemeinsam mit Sonenshein gibt sie Tipps, wie man das Chaos am Arbeitsplatz dauerhaft beseitigt
1
Visualisieren Sie Ihr ideales Arbeitsleben
Aufräumexperte Kondo trifft immer wieder auf Menschen, die fragen: Ist ein unordentlicher Schreibtisch nicht ein Zeichen von Kreativität? Ihre Antwort: Kann sein, muss aber nicht
„Aufräumen ist eine der besten Möglichkeiten, das herauszufinden“, schreibt Kondo
Stellen Sie sich diese Fragen:
Arbeite ich jeden Tag wirklich gerne an diesem Schreibtisch? Bin ich sicher, dass ich meiner Kreativität freien Lauf lassen kann? Will ich ernsthaft morgen wieder hierher kommen?
Wenn Sie diese Fragen für sich selbst beantworten, werden Sie schnell erkennen, ob der chaotische Schreibtisch wirklich Ihren kreativen Geist repräsentiert
Es ist wichtig, dass Sie selbst wissen, welches Umfeld Sie brauchen, um bei der Arbeit zufrieden zu sein
Stellen Sie sich Ihren idealen Arbeitsplatz vor: wie er aussieht, wie Sie sich dort verhalten und vor allem wie Sie sich dabei fühlen
Der ideale Arbeitsplatz sieht in Ihrer Vorstellung etwas anders aus als Ihr chaotischer Schreibtisch? Dies wird Ihnen helfen, konkrete Aufräumziele zu entwickeln
2
Räumen Sie nach Möglichkeit alles in einem Zug auf
Wenn Sie wirklich Ordnung an Ihren Arbeitsplatz bringen wollen, dann geht es nicht darum, am Ende des Tages alles wieder an seinen Platz zu stellen oder nur den Schreibtisch freizuräumen
Der Experte empfiehlt ein sogenanntes Aufräumfest: Überprüfen Sie alle Ihre Gegenstände und hinterfragen Sie, was Sie wirklich davon brauchen
Damit dieses Aufräumfest gelingt, sollten Sie sich einen festen Zeitrahmen setzen
Das bedeutet nicht, dass Sie an einem Tag fertig sein müssen
Die Aufräumarbeiten können auch auf mehrere Tage verteilt werden
Rund fünf Stunden rechnet der Aufräumexperte für einen einzelnen Schreibtisch ein, je nach Größe des Arbeitsplatzes kann man aber auch mehr Zeit einplanen
Nach maximal einem Monat sollten Sie mit dem Aufräumen fertig sein, sonst steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt im Alltag untergeht
Kondo rät dazu, aktiv Zeit zu sparen, in der Sie ungestört aufräumen können
3
Arbeiten Sie sich von leicht bis schwer vor
Gerade im eigenen Unternehmen werden Ihnen sicherlich zahlreiche Ecken auffallen, in denen Sie gerne Ordnung schaffen möchten: In den Büros, den Gemeinschaftsräumen wie der Kaffeeküche, dem Lager oder der Werkstatt
Nach wie vor sollten Sie davon absehen, das gesamte Unternehmen direkt anzugreifen
„Schaffen Sie zunächst nur Ordnung in den Bereichen, für die Sie allein zuständig sind“, rät Aufräumcoach Kondo
In den meisten Fällen ist dies der persönliche Arbeitsplatz
Der Einstieg ist einfacher, denn hier können Sie selbst entscheiden, was bleibt und was gehen kann.
Wenden Sie sich also zuerst Ihrem Schreibtisch zu
Auch hier können Sie sich von leicht bis schwer vorarbeiten
Widmen Sie sich zum Beispiel zuerst Ihren Büchern, dann den Dokumenten und schließlich dem Krimskrams und emotional aufgeladenen Objekten
Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, sollten Sie Ihre Arbeitsgegenstände von privaten Dingen trennen
Dann kann das Aufräumen beginnen
4
Ordnen Sie alle Objekte in Kategorien ein
Unterteilen Sie nun Ihre Dokumente, Bücher und sonstigen Gegenstände in einzelne Kategorien
Am besten breitest du alles vor dir aus und bildest kleine Haufen
Stellen Sie sich für jeden Artikel folgende Fragen: Brauche ich diesen Artikel noch für meine Arbeit oder in Zukunft? Bringt es mir Wissen, Inspiration oder Motivation für meine Arbeit?
Wird dies mir/meinem Unternehmen helfen, erfolgreich zu sein?
Welche Kategorien Sie erstellen, hängt natürlich von Ihrer Arbeit ab
Wenn es um Dokumente geht, folgt der Ordnungsexperte jedoch einer strengen Faustregel: Sortieren Sie jedes Blatt einzeln
Fragen Sie sich jedes Mal: Wann brauche ich es? Wie lange habe ich es? Kann ich die Inhalte im Internet finden? Was ist, wenn ich es nicht mehr habe? Nur wenn es einen klaren Grund gibt, sollten Sie wirklich Aufzeichnungen führen
Kondo empfiehlt, die verbleibenden Datensätze in drei Kategorien zu unterteilen:
Offen (z
B
ausstehende Rechnungen)
Muss aufbewahrt werden (z
B
Verträge)
Sollen aufbewahrt werden (z
B
Dokumente, die Sie in Zukunft verwenden möchten)
Dann können Sie sich dem Kleinkram zuwenden, der sich oft in unsortierten Schubladen ansammelt
Diese lassen sich laut Kondo beispielsweise in Büromaterial, Elektrozubehör, berufsspezifische Dinge wie bestimmte Werkzeuge, persönliche Gegenstände und Lebensmittel einteilen
Auch hier sind Haufen nützlich
Vielleicht fällt Ihnen als Erstes auf, dass Sie mehrere Scheren oder alte Handy-Ladekabel haben, die Sie nicht mehr verwenden
5
Geben Sie Ihren Sachen einen festen Platz
„Wenn Sie genug aufräumen wollen, um nie wieder ein Chaos zu werden, sollten Sie ein Ziel haben: jeden Gegenstand in Ihrem Arbeitsbereich an seinen Platz zu bringen“, schreibt Kondo
Objekte der gleichen Kategorien sollten den gleichen Platz bekommen
Nutzen Sie zum Beispiel die oberste Schublade Ihres Schreibtisches für Schreibwaren, damit Stifte, Haftnotizen und Büroklammern an einem Ort sind
Laut dem Experten hilft dieses System, die Dinge direkt nach dem Gebrauch wieder in Ordnung zu bringen
Damit die Schublade nicht zu einem chaotischen Ort wird, an dem alles gesammelt wird, können Sie Schubladenteiler und Boxen verwenden
Jede Kategorie bekommt einen eigenen Bereich
Expertin Kondo hält auch die meisten ihrer Sachen hoch, damit sie sofort sehen kann, was sich in Schubladen befindet
Die Arbeitsfläche Ihres Schreibtisches ist jedoch kein geeigneter fester Ort
Sonst bricht das Chaos schnell wieder aus
„Bewahren Sie nach Möglichkeit nur das auf, was Sie für das Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, auf Ihrem Schreibtisch benötigen“, schreibt Kondo
Das bedeutet nicht, dass der Schreibtisch ansonsten komplett leer sein muss
Wenn Sie jeden Tag andere Stifte benötigen, können Sie einen Stifthalter zur Aufbewahrung von Schreibutensilien aufstellen
6
Halten Sie die Dinge auch digital organisiert
An Ihrem Arbeitsplatz sammeln sich nicht nur materielle Dinge an, auch digitale Geräte sind oft voll von Daten und Dokumenten
„Im Gegensatz zu physischen Objekten erkennen wir die Menge digitaler Daten erst, wenn es zu spät ist“, schreibt Scott Sonenshein, Organisationspsychologe und Co-Autor des Buches
Zum Beispiel, wenn der Stauraum voll ist oder man sich einfach nicht zurechtfindet
Meist stapeln sich bereits Dokumente auf dem Desktop, E-Mails im Posteingang oder Apps auf dem Smartphone.
Genau wie bei Ihren physischen Objekten können Sie nach und nach Kategorien für digitale Daten erstellen und hinterfragen, ob Sie diese noch benötigen
Sonenshein empfiehlt, mit dem Ordner Dokumente zu beginnen und einige Hauptordner anzulegen:
Ein Ordner für laufende Projekte mit Unterordnern für jedes Projekt
Ein Ordner für Aufzeichnungen mit Dokumenten, die Sie regelmäßig verwenden
Ein Ordner für gespeicherte Arbeiten mit wichtigen Informationen zu vergangenen Projekten, die Sie in Zukunft verwenden möchten
Diesen Ordner können Sie verwenden Struktur weiter ausbauen, zum Beispiel um eine Kategorie für private Dokumente
Sonenshein empfiehlt jedoch, nicht mehr als zehn Hauptordner anzulegen
Danach können Sie sich Ihrem Desktop zuwenden
Das soll Sie bei der Arbeit unterstützen, statt Sie mit Chaos zu begrüßen, schreibt die Organisationspsychologin
Hier sollten Sie nur Dinge eintragen, die Sie noch bearbeiten müssen
Dies können unbezahlte Rechnungen oder Berichte sein, die Sie noch lesen möchten
Sobald diese Dinge bearbeitet sind, verschieben Sie sie in einen geeigneten Ordner oder löschen Sie sie
Genauso können Sie dann mit Ihrem E-Mail-Postfach oder den Apps auf Ihrem Smartphone verfahren
Lesen Sie auch: Übersicht im Posteingang: 7 Tipps für mehr Ordnung in Ihrem E-Mail-Aktenschrank
How to use the Eisenhower Matrix with Notion Update
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Invented by former US President Dwight D Eisenhower and later popularised by Steven Covey, and automated inside several time management apps, the Eisenhower Matrix represents one of the best Prioritisation methods to date. Notion can take this a step further. Watch the video to know how.
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Alles wat je moet weten over projectmanagement … New Update
Projectmanagement (of projectbeheer) is het planmatig beheren van één of meerdere projecten. In Projectmanagement voor Dummies omschrijft Stanley Portney het als volgt: projectmanagement is het proces van de begeleiding van je project vanaf het begin via de uitvoering tot aan de voltooiing ervan. Daarbij zijn drie basisonderdelen essentieel: de planning, …
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8 Wesentliche Funktionen einer Projektmanagement-Software
Planung
Die Planung ist der wesentliche Teil jeder Projektmanagement-Software
Diese Funktion ist für die geplanten Termine in der Stadt geplant
Ein geplanter Teamkalender und automatische Benachrichtigungen, wenn ein Termin hinzukommt, können Sie auch im Voraus sehr viel erledigen.
Taak-Management
Auch die Aufgabenverwaltung ist für die meisten Grundfunktionen von Projektmanagement-Tools verantwortlich
Hier können Projekte aufgrund erreichbarer Fristen und Budgets zu größeren Meilensteinen verarbeitet und kleinere genommen werden
Sommige tools integren zelfs ‘het kritieke pad’: de precieze volgorde waarin was been made from het project vlot te laten lost.
Zusammenarbeit und Kommunikation
Kommunizieren Sie kurz vorher einen entscheidenden Erfolgsfaktor für das andere Projekt
Het zou dan wollen auch ein separates Projektmanagement-Tool
Software, die in Elkaar angegeben ist, fungiert als zentraler Ort für zwei grundlegende Daten als detaillierte Informationen
Einige Tools ermöglichen es, Projektinformationen mit Daten zu versenden
Das kann ein eenvoudige oplossing biden om je klanten op de hoogte te houden, zonder ständige Sitzungen in te te planung.
Berichte
Berichte und Statistiken sind in einwandfreier Weise dadurch gekennzeichnet, dass es immer wieder erforderliche Korrekturen aus den vorangegangenen Projekten gibt
Warum wird das Budget überzogen? Warum wird die Frist versäumt? Het antwoord staat er, wird op wit.
Budget- en middelenbeheer
Bezahlte Tools bieten eine bestimmte Funktion, um jede Mitte zu beheren
Da es einen Überblick über alle Bauarbeiten gibt, ist ein Überblick über alle Dinge, die verwendet, geplant und Kosten benötigt werden
Zeiterfassung
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Also zal je tijd en Kosten in de toekomst besser schattieren können
Fersenwat-Tools bieten eine grundlegende Funktionalität für die Zeiterfassung aan, da die erweiterten Optionen auch nützlich sein können
Die Möglichkeit, fehlende Artikel im bijvoorbeeld an Ort und Stelle zu finden und automatisch die Fakten zu ergänzen, bijvoorbeeld, zal je uren work.
Eine mobile App
Nog vaker biden mobile apps per team op afstand toegang tot tot all relevant information
So kann jeder genommene Meilenstein auf dem Weg aktualisiert werden, Fakten werden gemeldet und auf Basis jeder geleisteten Arbeit und jedes Teams regelmäßig auf Basis der Steigerung des Status jedes Projektes erstellt
Integrationen
Neben der vom Team verwendeten Projektmanagement-Software gibt es weitere Tools: Denken Sie an persönliche E-Mail-Adressen, Terminkalender und CRM-Software
Die Tools können mit jeder Projektmanagement-Software mit mehr Transparenz, Rechtsbaumzugriff auf die rechtlichen Informationen und Hilfe von beiden auftretenden Informationssilos verknüpft werden.
Working With Todoist | Ep 163 | Prioritising The Eisenhower Way New Update
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