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Pflichtangaben in Rechnungen – Handelskammer Hamburg Update New

Online-Fahrausweise: Für den Sonderfall der Online-Fahrausweise, zu denen auch Online-Flugtickets gehören, ist nach Abschnitt 14.4 Abs. 11 UStAE i.V.m. Abschnitt 15.5 Abs. 9 UStAE der Vorsteuerabzug nicht zu beanstanden, wenn der Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen wird und die Belastung auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt.

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Mehrwertsteuer

Die Pflichtangaben in Rechnungen sind insbesondere in §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt

Mehrere Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) und Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) erläutern ausführlich, welche Angaben Rechnungen enthalten müssen

Dies gilt insbesondere im Hinblick auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers nach §15 UStG, der verpflichtet ist, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen

Hinweis: Der Artikel bezieht sich häufig auf das Umsatzsteuergesetz (UStG)

Hier finden Sie die aktuellste Fassung des UStG

Der Artikel bezieht sich häufig auf das Umsatzsteuergesetz (UStG)

Die aktuelle Fassung des UStG finden Sie hier

Zuletzt hat das BMF mit Schreiben vom 07.12.2018 zum Thema Pflichtangaben in Rechnungen, konkret zu den BFH-Urteilen vom 13.06.2018 (Az

XI R 20/14) und 21.06

Stellung genommen , 2018 (Az

VR 25/15 , VR 28/16) kommentiert (unter 2.1)

1

Ausstellung einer Rechnung

Eine Rechnung ist gemäß § 14 Abs

1 UStG jeder Beleg, der zur Abrechnung einer Lieferung oder sonstigen Leistung dient, unabhängig davon, wie dieser Beleg im Geschäftsverkehr bezeichnet wird

Folgendes ist zu beachten:

Eine Rechnung kann gemäß § 31 Abs

1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) aus mehreren Dokumenten bestehen, die zusammen die nach § 14 Abs

4 UStG erforderlichen Angaben enthalten

In einem dieser Dokumente sind das Entgelt und der anwendbare Steuerbetrag zusammenfassend anzugeben sowie alle anderen Dokumente, aus denen sich die weiteren Pflichtangaben nach § 14 Abs

4 UStG ergeben

Die Angaben müssen leicht und eindeutig überprüfbar sein

Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen, der die notwendigen Rechnungsangaben (siehe Punkt 2) enthält

In einem dieser Dokumente sind das Entgelt und der anwendbare Steuerbetrag zusammenfassend anzugeben sowie alle anderen Dokumente, aus denen sich die weiteren Pflichtangaben nach § 14 Abs

4 UStG ergeben

Die Angaben müssen leicht und eindeutig überprüfbar sein

Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen, der die erforderlichen Rechnungsangaben (siehe Punkt 2) enthält

Die Rechnung muss gemäß § 239 HGB in einer lebenden Sprache ausgestellt werden

Gegebenenfalls können die Finanzbehörden Übersetzungen anfordern, wenn eine andere Sprache als Deutsch verwendet wird

Gegebenenfalls können die Finanzbehörden Übersetzungen anfordern, wenn eine andere Sprache als Deutsch verwendet wird

Rechnungen sind in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln

oder mit Zustimmung des Empfängers an zu senden

Rechnungen bedürfen keiner handschriftlichen Unterschrift

Elektronische Rechnungen bedürfen einer elektronischen Signatur (siehe Details unter 6

„Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen“) und werden registriert (Kasse)

Aus betrieblichen Gründen als Geschäftsausgaben geltend gemacht, wird nur eine (Kasse) Rechnung als Nachweis akzeptiert

Erbringt ein Unternehmer für sein Unternehmen eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft, ist er nach § 14 Abs

2 Nr

2 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung eine Rechnung zu stellen Bedienung

Die Rechnungsstellungspflicht gilt auch für Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne (Rückrechnung), also Gutschriften, die vom Leistungsempfänger z.B

für einen Handelsvertreterdienst.

für sein Unternehmen oder gegenüber einer juristischen Person ohne Unternehmereigenschaft ist er gemäß § 14 Abs

2 Nr

2 UStG zur Rechnungsstellung nach erbrachter Leistung

Die Rechnungsstellungspflicht gilt auch für Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne (Rückrechnung), also Gutschriften, die vom Leistungsempfänger z.B

für einen Handelsvertreterdienst

Nach dem Umsatzsteuergesetz gilt die Pflicht zur Rechnungsstellung nicht für sonstige Leistungen an private Empfänger

Ausgenommen hiervon ist die am 1

August 2004 durch das „Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung von Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung“ ( PDF-Datei · 90 KB) in Artikel 12 (z

B

Bauarbeiten, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden)

In diesen Fällen ist der Unternehmer nach § 14 Absatz 2 Satz 1 Nr

1 Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet, auch für Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung auszustellen

Einzelheiten siehe BMF-Schreiben vom 24.11.2004 (PDF-Datei · 43 KB).

Ausgenommen hiervon ist die am 1

August 2004 durch das „Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung“ (PDF-Datei · 90 KB) eingeführte Rechnungsstellungspflicht in Art

12 für steuerpflichtige Werkleistungen oder sonstige Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit z

B

Bauarbeiten, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden)

In diesen Fällen ist der Unternehmer nach § 14 Absatz 2 Satz 1 Nr

1 Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet, auch für Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung auszustellen

Einzelheiten siehe BMF-Schreiben vom 24

November 2004 (PDF-Datei · 43 KB)

Alle Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung ausgestellt werden

Bei nicht oder verspätet ausgestellter Rechnung droht ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro (§ 26a Abs

1 Nr

1, Abs

2, 2

Halbsatz UStG)

Gleiches gilt auch für die Verletzung von Aufbewahrungspflichten.

nach erfolgter Leistung ausgestellt werden

Bei nicht oder verspätet ausgestellter Rechnung droht ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro (§ 26a Abs

1 Nr

1, Abs

2, 2

Halbsatz UStG)

Gleiches gilt auch für die Verletzung von Aufbewahrungspflichten

Eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Gutschrift, z.B

für eine Handelsvertreterleistung, gilt auch als Rechnung

Bei grenzüberschreitenden Umsätzen gilt das Recht des Landes, in dem der Umsatz steuerpflichtig ist

Schuldet jedoch der Leistungsempfänger die Steuer (sog

Reverse-Charge-Verfahren, vgl

Dokument „Umsatzsteuerpflicht des Leistungsempfängers (Reverse Charge)“), sind die Regelungen des Leistungserbringers maßgeblich

Leistet ein französischer Unternehmer eine Zahlung an einen deutschen Unternehmer, erhält der deutsche Unternehmer eine Rechnung, die nach französischem Umsatzsteuergesetz (Art

219a Nr

2 Umsatzsteuerrichtlinie – MwSt.-SystRL) erstellt wird

Liegt eine innergemeinschaftliche B2B-Lieferung/-Leistung vor, muss die Rechnung gemäß Art

222 MwStSystRL bis zum 15

des der Lieferung/Leistung folgenden Monats

2

Anforderungen an die Eingangsrechnung

Voraussetzung für die Gewährung des Vorsteuerabzugs ist die Einhaltung der nachfolgenden Pflichtangaben des § 14 Abs

2 UStG

Gemäß § 14 Abs

4 iVm § 14a Abs

5 UStG muss die Eingangsrechnung folgende Angaben enthalten: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des erbringenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Finanzamtsbezogene Steuernummer (nach UStAE § 14.5 Abs

5 muss der Name oder die Anschrift des Finanzamtes nicht angegeben werden) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.)

genannt werden) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Ausstellungsdatum der Rechnung im Falle einer Berichtigung gilt das Datum der Berichtigung der Rechnung;

Laufende Rechnungsnummer;

Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen

Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung;

Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Freibeträgen

Vorab vereinbarte Preisnachlässe

Anwendbarer Steuersatz und die Höhe der auf die Gebühr zu zahlenden Steuer;

Bei einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erforderlich (z

B

„innergemeinschaftliche Lieferung“); Ein Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht für steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, sofern der Leistungsempfänger kein Unternehmer ist oder Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nicht-unternehmerischen Bereich bezieht

Ggf

Hinweis auf die Steuerpflicht des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-Verfahren), zB bei Bauleistungen und Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers (Einzelheiten siehe § 13 b UStG)

Rechnungsbeispiel 1 (PDF-Datei 61 KB): Rechnung eines Unternehmers (kein Kleinunternehmer nach § 19 UStG) mit einem Gesamtbetrag von mehr als 250,00 Euro

Rechnung eines Unternehmers (Kleinunternehmer nach § 19 UStG) mit Gesamtbetrag

2.1 Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers

Nach § 31 Abs

2 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) reicht es nach wie vor aus, wenn der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers anhand der in den Angaben enthaltenen Beschreibungen eindeutig ermittelt werden können Rechnung

Gemäß § 14 Abs

4 Satz 1 Nr

1 UStG sind auf der Rechnung Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers vollständig anzugeben

Nach § 31 Abs

2 UStDV ist es ausreichend, wenn Name und Anschrift sowohl des Leistungserbringers als auch des Leistungsempfängers anhand der in der Rechnung enthaltenen Bezeichnungen eindeutig bestimmbar sind

Jede Art von Anschrift ist ausreichend, sofern das Unternehmen, das die Leistung erbringt, oder der Empfänger der Leistung unter dieser Adresse erreichbar ist

Dabei ist unerheblich, ob die wirtschaftliche Tätigkeit des leistenden Unternehmers unter der in der von ihm ausgestellten Rechnung angegebenen Anschrift ausgeübt wird (vgl

BFH-Urteile vom 13.06.2018, XI R 20/14, BStBl II S

800, und vom 06 21., 2018, VR 25/15, BStBl II S

809, und VR 28/16, BStBl II S

806)

Maßgeblich für die Zugänglichkeit ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung (vgl

BFH-Urteil vom 05.12.2018, XI R 22/14, BStBl 2020 II S

418)

Verfügt der Leistungserbringer oder Leistungsempfänger über ein Postfach, eine Großkundenadresse oder eine c/o-Adresse, genügen die entsprechenden Angaben auf der Rechnung den Anforderungen des § 14 Abs

4 Satz 1 Nr

1 UStG für eine vollständige Anschrift.

Wenn der Leistungsempfänger einen Dritten mit der Entgegennahme der Rechnung beauftragt hat und die Rechnung an den Dritten nur mit dem Namen des Leistungsempfängers mit „c/o“ gemäß § 14 Abs

4 Satz adressiert ist 1 Nr

1 UStG und den Erleichterungen des § 31 Abs

2 und 3 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) die Identität des Leistungsempfängers einfach und eindeutig festgestellt werden kann

Ein gegenüber einem anderen als dem Leistungsempfänger gesondert ausgewiesener Steuerbetrag löst eine zusätzliche Steuerpflicht nach § 14c Abs

2 UStG aus

Die Anschrift des Dritten gilt in diesen Fällen nicht als Geschäftsanschrift des Leistungsempfängers, wenn der Leistungsempfänger nicht gleichzeitig mit der Anschrift des Leistungsempfängers eine Zweigniederlassung, Betriebsstätte oder einen Betriebsteil hat dritte Seite

Dies gilt auch dann, wenn der beauftragte Dritte mit der Abwicklung der gesamten Buchhaltung des Leistungsempfängers beauftragt wird

Mit Schreiben vom 07.09.2021 hat das BMF nähere Regelungen zur Verwendung eines Pseudonyms und einer Zustelladresse nach dem Prostituiertenschutzgesetz (ProstSchG) bekannt gegeben

Dementsprechend gilt für diese Fälle bei der Rechnungserstellung: 1

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Ist die Leistungsempfängerin eine Prostituierte und verwendet einen Pseudonym, so kann Vorsteuer abgezogen werden, wenn die Leistungsempfängerin eindeutig bestimmbar ist, § 31 Abs

2 UStDV

Ein Pseudonym ist nach dem ProstSchG kein falscher Name, sondern ein amtlich zugelassener Zweitname ähnlich einem Künstlernamen

Der Vorsteuerabzug ist möglich, wenn die Rechnung neben dem Pseudonym die ausstellende Behörde und die Verwaltungsnummer der Pseudonymbescheinigung enthält und diese auf Verlangen im Besteuerungsverfahren vorgelegt wird

Bei Vorliegen der sonstigen Voraussetzungen können diese Zusatzinformationen auch im Wege einer Rechnungskorrektur ergänzt werden

2

Verwendet der Diensteanbieter einen Pseudonym (z

B

zum Betreiber eines Prostitutionsbetriebs nach dem ProstSchG), liegen Informationen vor, die den Anforderungen im Sinne des § 31 Abs

2 UStDV genügen, wenn eine eindeutige Identifizierung durch Angabe der Richtigkeit möglich ist Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zusätzlich zum Pseudonym

Gegebenenfalls kann der Leistungserbringer die Gültigkeit dieser Steuernummer gegenüber dem Leistungsempfänger durch eine Bestätigung des für ihn zuständigen Finanzamtes nachweisen, so dass diesem Gelegenheit zur Überprüfung der Angaben gegeben wird

Zu beachten ist jedoch, dass die Bestätigung keinen Vertrauensschutz im Hinblick auf die sonstigen Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug (z

B

die Unternehmereigenschaft des Rechnungsstellers) schafft

2.2 Finanzamtsbezogene Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

des ausführenden Unternehmers

Die Angabe des Namens oder der Anschrift des Finanzamtes) oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nicht erforderlich

bzw

bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG die einkommensteuerliche Steuernummer

Der leistungserbringende Unternehmer verfügt über die finanzamtbezogene umsatzsteuerliche Steuernummer (nach UStAE § 14.5 Abs

5 ist die Angabe des Namens oder der Anschrift des Finanzamtes erforderlich) bzw

der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

bzw

bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG die einkommensteuerliche Steuernummer

Hinweis: Um eine USt-IdNr

Zur Vergabe genügt ein formloser schriftlicher Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis

Weitere Informationen finden Sie im Dokument Zur Registrierung einer Umsatzsteuer-ID

Zur Vergabe genügt ein formloser schriftlicher Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis

Weitere Informationen finden Sie im Dokument „Warenhandel in der EU“

Bei Gutschriften im Sinne der Umsatzsteuer die finanzamtsbezogene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

des leistenden Unternehmers und nicht des die Gutschrift ausstellenden Unternehmers (Rückrechnung)

Solche Kredite werden häufig für Agentendienste ausgestellt

Der Leistungsempfänger schreibt dem Leistungserbringer (Vertriebsmitarbeiter) eine Gutschrift für seine Leistungen

Zu diesem Zweck hat der leistungserbringende Unternehmer (Gutschriftempfänger) dem Gutschriftaussteller seine finanzamtsbezogene Steuernummer bzw

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitgeteilt

Fakturiert ein Unternehmer einen Umsatz im fremden Namen und für fremde Rechnung (Vermittlungsumsätze) (z

B

Reisebüro oder Tankstellenbetreiber), muss er auf der Rechnung die finanzamtsbezogene Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben

des leistungserbringenden Unternehmers (z

B

Reiseunternehmen oder Mineralölunternehmen)

Bei Verträgen über unbefristete Dienstleistungen, die vor dem 1

Januar 2004 abgeschlossen wurden, ist es unbedenklich, wenn diese keine finanzamtsbezogene Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben

des ausführenden Unternehmers enthalten

Ein nach dem 01.01.2004 abgeschlossener Vertrag genügt jedoch nur dann den gesetzlichen Anforderungen, wenn er die finanzamtsbezogene Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer trägt

des Leistungserbringers

Wichtig: Die Angabe der finanzamtsbezogenen Steuernummer bzw

der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

ist auch erforderlich in Fällen der Steuerschuldumkehr nach § 13b UStG (z.B

bei Dienstleistungsverhältnissen zwischen inländischen Unternehmern des Baugewerbes)

Genauere Informationen liefert das Dokument: Eingabe der finanzamtsbezogenen Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

ist auch erforderlich in Fällen der Steuerschuldumkehr nach § 13b UStG (z.B

bei Dienstleistungsverhältnissen zwischen inländischen Unternehmern des Baugewerbes)

Nähere Informationen enthält das Dokument „Bauwirtschaft: Leistungsempfänger als Umsatzsteuerschuldner“

2.3 Fortlaufende Rechnungsnummer

Die fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung eindeutig ist

Die Bildung beliebig vieler separater Rufnummernkreise für zeitlich, räumlich oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche ist zulässig, z

für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Niederlassungen, Geschäftsräume einschließlich Tochterunternehmen

Auch eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben ist möglich

Eine vollständige Reihenfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend (§ 14.5 Abs

10 UStAE)

Bei Gutschriften muss die fortlaufende Rechnungsnummer vom Gutschriftaussteller vergeben werden

Die Kombination dieser drei Informationen stellt sicher, dass die Rechnung eindeutig identifizierbar ist

Mit Schreiben vom 08.05.2008 (PDF-Datei · 13 KB) (Az.: IVA5 – S7280 – a/08/0002) hat das BMF zur Angabe der Seriennummer Stellung genommen

Demnach kann bei Verwendung als Rechnung die Rechnungsnummer durch eine Kombination aus der Kontonummer, der Kontoauszugsnummer und dem Kontoauszugsdatum gebildet werden

Die Kombination dieser drei Angaben sorgt dafür, dass die Rechnung eindeutig identifizierbar ist

Bei Verträgen über Dauerleistungen reicht es nach § 14 Abs

5 Nr

10 UStAE aus, wenn diese Verträge eine eindeutige Nummer (z

B

Wohnungs- oder Grundstücksnummer, Mieternummer) erhalten

Eine gesonderte fortlaufende Nummerierung der Zahlungsbelege ist nicht erforderlich

2.4 Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang sonstiger Leistungen

Wann eine Bezeichnung als handelsüblich angesehen werden kann und wann nicht, kann nicht pauschal gesagt werden, vgl

BMF-Schreiben vom 01.12.2021

Hierüber ist nach den Umständen des Einzelfalls zu entscheiden

„Handelsüblich“ ist eine Bezeichnung, wenn sie unter Berücksichtigung von Handelsstufe, Art und Inhalt der Lieferungen den Anforderungen von Kaufleuten im Sinne des HGB genügt und von Unternehmern allgemein (also nicht nur gelegentlich) verwendet wird in den einschlägigen Wirtschaftskreisen

Die Beweislast hierfür liegt im Zweifel beim Unternehmer

Dies kann ein Hinweis darauf sein, dass die Lieferung nicht durchgeführt wurde oder dass der Unternehmer wusste oder hätte wissen müssen oder hätte wissen müssen, dass er mit seinem Kauf an einem Umsatz beteiligt war, der in den Umsatzsteuerbetrug einbezogen war

Damit gilt eine Art Beweislastumkehr auch dann, wenn der Vorsteuerabzug allein wegen fehlender Gerätenummer nicht zulässig ist

Mit Schreiben vom 01.04.2009 (PDF-Datei · 44 KB) antwortet das Bundesministerium der Finanzen (BMF) auf das Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 19.04.2007 und stellt fest, dass die Erfassung eines Gerätes unterbleibt Identifikationsnummer (z

B

IMEI-Nummer Mobiltelefone) in einer Rechnung für eine nicht ausgeführte Lieferung oder dafür, dass der Unternehmer wusste oder hätte wissen können oder hätte wissen müssen, dass er mit seinem Kauf an einem Geschäft beteiligt war, das zu einem Geschäft gehörte

Damit liegt eine Art Beweislastumkehr vor, auch wenn der Vorsteuerabzug allein wegen fehlender Gerätenummer nicht zulässig ist

Vorsteuerabzug ist berechtigt, der Tatsacheninformationen enthält, die die konkret abgerechnete Leistung ermöglichen identifiziert werden

Bezeichnungen wie „für technische Beratung und Kontrolle 1996“ reichen nicht aus

In der Abrechnung kann auf andere Geschäftsunterlagen verwiesen werden; diese müssten dann eindeutig identifiziert werden

2.5 Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

Der BMF-Beschluss vom 26.09.2005 zur Angabe der Lieferzeit in Rechnungen beruht unter anderem auf folgenden Rechtsgrundsätzen: In Rechnungen muss der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung angegeben werden (§ 14 Abs

4 Satz 1 Nr

6 UstG)

Dies gilt auch, wenn das Ausstellungsdatum der Rechnung mit dem Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung zusammenfällt

Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs

4 Satz 1 UStG erforderlichen Angaben ergeben müssen (§ 31 Abs

1 UStDV)

Als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung erbracht wird (§ 31 Abs

4 UStDV)

Es genügt jedoch zu sagen „wenn nicht anders angegeben, ist das Ausstellungsdatum der Rechnung das Datum der Leistung“ (vgl

BMF-Schreiben vom 13.12.2004)

Aus diesen Grundsätzen zieht das BMF im Wesentlichen folgende Schlussfolgerungen:

Ergibt sich der Leistungszeitpunkt aus einem Lieferschein, muss sich die Rechnung auf den Lieferschein beziehen

Der Lieferschein muss eine gesonderte Angabe des Leistungsdatums oder, wenn das Leistungsdatum dem Lieferscheindatum entspricht, einen entsprechenden Hinweis enthalten

Die Angabe des Kalendermonats ist ausreichend (§ 31 Abs

4 UStDV).

ausreicht (§ 31 Abs

4 UStDV)

Bei einer Umzugslieferung (§ 3 Abs

6 UStG) ist als Tag der Lieferung in der Regel der Tag des Transport- bzw

Versandbeginns in der Rechnung anzugeben

Die Angabe des Kalendermonats ist ausreichend (§ 31 Abs

4 UStDV)

Gerade diese Regelung soll für Rechtssicherheit in der Praxis sorgen

Bisher stellte sich bei Umzugslieferungen häufig die Frage, ob der Eingang beim Empfänger als „Zustellung“ im Sinne der Rechnungsdatenpflicht anzusehen ist

Da der Lieferant beim Versand jedoch den genauen Zeitpunkt des Wareneingangs beim Empfänger nicht kennen kann, kam es insbesondere bei der Zustellung kurz vor Monatsende immer wieder zu Unsicherheiten

Diese soll es nicht mehr geben

Das BMF hat die einzig praktikable Lösung gefunden

In der Regel kann der Lieferant das Versanddatum auf der Rechnung angeben

In allen anderen Fällen (nicht im Fall des § 3 Abs

6 UStG) ist als Tag der Lieferung der Tag der Beschaffung der Verfügungsbefugnis anzugeben

Auch hier genügt die Angabe des Kalendermonats

Bei befristeten Dauerleistungen erfolgt die Leistung in der Regel mit Beendigung des entsprechenden Rechtsverhältnisses

Die Angabe des Monats ist ausreichend

Ist die Lieferung oder sonstige Leistung noch nicht erfolgt, ist die Angabe des Zeitpunkts des Zahlungseingangs oder der Teilzahlung nur dann erforderlich, wenn der Zeitpunkt der Abholung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt ( § 14 Abs

4 Satz 1 Nr

6 UStG)

Auch in diesem Fall genügt die Angabe des Kalendermonats des Eingangs

Hinweis: Es ist zu beachten, dass der Leistungszeitpunkt nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung zusammenfallen muss

Wird die Rechnung an einem anderen Tag ausgestellt, weichen Rechnungsstellungsdatum und Leistungszeit ab

2.6 Bezahlung der Lieferung oder sonstigen Leistung

Gemäß § 14 Absatz 4 Satz 1 Nr

7 UStG sind die jeweiligen Entgelte nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufzuschlüsseln

2.7 Boni, Skonti und Rabatte

Gemäß § 14 Abs

4 Satz 1 Nr

1 WpHG 7 UStG ist eine im Voraus vereinbarte Entgeltminderung in der Rechnung anzugeben, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist Steht die Höhe der Entgeltminderung bei Rechnungsstellung noch nicht fest, bedarf es der entsprechenden Vereinbarung in der Rechnung bezeichnet werden (§ 31 Abs

1 UStDV)

Dies gilt sowohl für den Steuerausweis in einer Rechnung als auch für den Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Eine einfache und eindeutige Nachprüfbarkeit ist gegeben, wenn die Unterlagen zur Vereinbarung über die Herabsetzung der Vergütung schriftlich vorliegen und auf Verlangen im Zusammenhang mit der jeweiligen Rechnung unverzüglich vorgelegt werden können

Laut BMF-Schreiben vom 03.08.2004 (PDF-Datei · 142 KB) ist ein Hinweis wie: „Es gibt Gehaltskürzungen aufgrund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.“ “Honorarreduktionen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsverträgen.” Dies gilt jedoch nur, wenn die Angaben einfach und eindeutig nachprüfbar sind (§ 31 Abs

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1 Satz 3 UStDV)

Eine einfache und eindeutige Nachprüfbarkeit liegt vor, wenn die Unterlagen zur Vereinbarung über die Herabsetzung der Vergütung schriftlich vorliegen und auf Verlangen unter Bezugnahme unverzüglich die jeweilige Rechnung vorgelegt werden kann.

Ändert sich nach diesem Zeitpunkt eine vor der Leistungserbringung getroffene Vereinbarung, so bedarf es keiner Berichtigung der Rechnung

Die Verpflichtung zur Angabe der im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen bezieht sich nur auf Vereinbarungen, die der Leistungsempfänger direkt gegenüber dem Leistungserbringer geltend machen kann

Vereinbarungen des leistenden Unternehmers mit Dritten, die keine Leistungsempfänger sind, müssen in der Rechnung nicht erwähnt werden

Bei Skontoverträgen genügen beispielsweise folgende Angaben: „2 % Skonto bei Zahlung bis …“ die Voraussetzungen des § 14 Abs

4 Nr

7 UStG

Der Skonto muss nicht als Betrag angegeben werden (weder beim Bruttobetrag noch beim Nettobetrag zzgl

MwSt.)

2.8 Steuerfreie Lieferung oder sonstige Leistung

Liegt eine steuerbefreite Lieferung oder sonstige Leistung vor, muss die Rechnung einen Hinweis enthalten, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt; siehe Abschnitt 14.6 Mehrwertsteueranwendungserlass

Bei dem Hinweis ist es für den Unternehmer nicht erforderlich, die einschlägige Vorschrift des UStG zu benennen

Der Grund für die Steuerbefreiung sollte jedoch in der Rechnung enthalten sein

In der Regel reicht eine umgangssprachliche Angabe wie „Steuerbefreiung wegen Ausfuhr“, „innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermietung“, „Krankentransport“

Bei Verträgen über unbefristete Dienstverhältnisse ist es unbedenklich, wenn Verträge, die vor dem 1

Januar 2004 abgeschlossen wurden, keinen Hinweis auf eine anwendbare Steuerbefreiung enthalten

Selbstverständlich dürfen keine gesonderten Angaben zum auf das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung entfallenden Steuerbetrag oder zu den anwendbaren Steuersätzen gemacht werden, da keine Umsatzsteuer anfällt Kleinunternehmer nach § 19 UStG Absatz 1″ ist nicht erforderlich, kann aber empfohlen werden

Musterrechnung Kleinunternehmer (PDF-Datei 28 KB) : Rechnung eines Kleinunternehmers mit einem Gesamtbetrag von mehr als 250 Euro

Rechnung eines Kleinunternehmers über einen Gesamtbetrag von mehr als 250 Euro

2.9 Hinweis auf die Steuerpflicht des Leistungsempfängers

Gemäß § 14a Abs

5 UStG muss die Rechnung ggf

einen Hinweis darauf enthalten, dass der Leistungsempfänger steuerpflichtig ist („Steuerpflicht des Leistungsempfängers nach § 13b UStG“ – sog

Reverse-Charge-Verfahren)

Dies gilt insbesondere für steuerpflichtige Umsätze wie Werklieferungen und sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers; bei Verkäufen, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen, sowie bei Bauleistungen und Lieferungen von Mobiltelefonen

Seit dem 01.01.2004 muss dem Leistungsempfänger eine Rechnung mit allen genannten Pflichtangaben vorliegen, damit der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug ausüben kann

3

Rechnungen für Kleinbeträge

250 Euro nicht übersteigt (z

B

Parkscheine), gelten folgende vereinfachte Regelungen (siehe § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung – UStDV und siehe Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag (z

B

Parkscheine) nicht übersteigt, gelten folgende vereinfachten Regelungen (siehe § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung – UStDV und siehe BMF-Schreiben vom 18

Oktober 2006 (PDF-Datei · 33 KB) ): Vollständiger Name und vollständige Anschrift des liefernden Unternehmers Ausstellungsdatum der Rechnung Menge und Art der gelieferten Artikel bzw

Art und Umfang der sonstigen Leistung Entgelt und anwendbarer Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe (Angabe der Bruttovergütung = Zahlung inkl

Umsatzsteuer) und der geltende Steuersatz oder im Falle einer Steuerbefreiung eine Angabe dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Werden Bewirtungskosten aus geschäftlichen Gründen als Betriebsausgaben geltend gemacht, wird als Nachweis nur eine automatisch erstellte und erfasste Rechnung (Kassenkasse) anerkannt

Die Rechnung muss den Namen und die Adresse des Restaurants sowie den Tag der Leistung enthalten

Die Rechnung muss auch den Namen des Steuerzahlers enthalten, der die Bewirtung anbietet; dies gilt nicht, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 150 Euro nicht übersteigt

Für den Abzug der Bewirtungskosten ist jedoch ein Nachweis über die Höhe und den betrieblichen Anlass der Auslagen gesetzlich vorgeschrieben in Form schriftlicher Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung sowie der Höhe der Auslagen als Betriebsausgaben

Bei einer Bewirtung in einem Restaurant sind neben der beizufügenden Rechnung auch Angaben zur Veranstaltung und zu den Teilnehmern der Bewirtung ausreichend

Die für den Vorsteuerabzug ausreichenden Angaben „Speisen und Getränke“ für die Umsatzsteuer und der für die Bewirtung in Rechnung gestellte Gesamtbetrag sind für den Betriebsausgabenabzug nicht ausreichend

Die Kleinbetragsvereinfachung nach § 33 UStDV gilt nicht im Zusammenhang mit: Gemeinschaftsbereich (§ 3c UStG)

innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG) und

Fälle, in denen der Leistungsempfänger steuerpflichtig ist (§ 13b UStG)

Neben Rechnungen über Kleinbeträge müssen Reisedokumente keine fortlaufende Nummer enthalten

Keine Fahrausweise sind Rechnungen für die Benutzung von Taxis oder Mietwagen

Beispiele für Rechnungen: sind keine Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Rechnungsbeispiel (PDF-Datei · 70 KB)

Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro von Kleinunternehmern nach § 19 UStG

Rechnungsbeispiel (PDF-Datei · 69 KB) Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro von Unternehmern Die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro aus

4

Zusätzliche Offenlegungspflichten für Rechnungen in besonderen Fällen

§ 14 a UStG regelt die zusätzlichen Pflichten bei der Rechnungsstellung in besonderen Fällen

Welches beinhaltet:

Innergemeinschaftliche Lieferung eines Neuwagens nach §§ 2a, 6a UStG (beachten Sie detaillierte Angaben zu Fahrzeugtyp und Fahrzeugverwendung nach §§ 1b Abs

2 und 3 UStG);

ein Neufahrzeug nach §§ 2a, 6a UStG (beachten Sie detaillierte Angaben zu Fahrzeugart und Fahrzeugverwendung nach §§ 1b Abs

2 und 3 UStG); Bei einer Rechnung, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (sog

Reverse Charge), muss die Rechnung künftig folgenden Hinweis enthalten: „Steuerschuld des Leistungsempfängers“ (Art

226 Nr

11a UStSystRL).

) soll die Rechnung künftig folgenden Hinweis enthalten: „Steuerschuld des Leistungsempfängers“ (Art

226 Nr

11a MwStSystRL)

Rechnungen über eine Reiseleistung müssen sich auf die Anwendung der entsprechenden Sondervorschriften für Reiseleistungen nach § 25 UStG (§14 a Abs

6 UStG) beziehen

auf die Anwendung der entsprechenden Sondervorschriften für Reiseleistungen nach § 25 UStG ist hinzuweisen (§14 a Abs

6 UStG); Bei Differenzbesteuerung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25a UStG in der Rechnung hinzuweisen (§ 14a Abs

6 UStG)

aus der Rechnung muss die Anwendung der entsprechenden Sondervorschriften nach § 25a UStG hervorgehen (§ 14a Abs

6 UStG); Bei der Abrechnung eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts im Sinne des § 25b UStG muss die Rechnung vom mittleren Unternehmer an den letzten Unternehmer einen Hinweis auf das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft und die Steuerpflicht des letzten Unternehmers enthalten

Neben der Umsatzsteuer-ID-Nr

des mittleren Unternehmers ist auch die des letzten Unternehmers anzugeben.

i.S.d

§ 25b UStG muss die Rechnung des mittleren Unternehmers an den letzten Unternehmer den Hinweis auf das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft und die Steuerpflicht des letzten Unternehmers enthalten

Neben der Umsatzsteuer-ID-Nr

des mittleren Unternehmers ist auch die des letzten Unternehmers anzugeben

Für Sonderfälle wie Werkleistungen mit EU-Bezug, innergemeinschaftliche Warenbeförderung oder Vermittlungsleistungen mit EU-Bezug gelten weitere Sonderregelungen

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 17.02.2011, Az

VR 39/09 entschieden, dass auch der unbefugte Ausweis der Umsatzsteuer in einer Rechnung zur Umsatzsteuerpflicht nach § 14c Umsatzsteuergesetz führen kann (UStG), wenn die Rechnung nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben im Sinne des § 14 Abs

4 UStG enthält

§ 14c Abs

2 UStG soll Missbrauch durch Ausstellung von Rechnungen mit offener Steuer-ID verhindern

Ausreichend ist in diesem Zusammenhang jeder Rechnungsbeleg, der elementare Merkmale einer Rechnung aufweist oder den Anschein eines solchen erweckt und den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug verleitet

Allerdings könnten auch Steuereinnahmen gefährdet sein, wenn nicht alle nach § 14 Abs

4 UStG abrechnungspflichtigen Angaben enthalten sind

Andernfalls könnte sich der Rechnungsaussteller einem Anspruch nach § 14c Abs

2 UStG leicht entziehen, indem er nur einen Pflichteintrag weglässt

Mit Urteil vom 17

Februar 2011 ist der BFH von seiner bisherigen Rechtsprechung abgewichen

Mit Schreiben vom 25.07.2012 (PDF-Datei · 29 KB) hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) zur Umsatzsteuerentstehung bei fehlerhafter Steueridentifikation Stellung genommen und die Umsatzsteueranwendungsverordnung in Ziffer 13.7 entsprechend angepasst

Wer in einer Rechnung einen höheren Umsatzsteuerbetrag ausweist, als nach dem Gesetz geschuldet ist, schuldet auch den Mehrbetrag nach § 14c Abs

1 Umsatzsteuergesetz (UStG)

Spätestens mit der Rechnungsstellung entsteht dieser sogenannte „falsche Steuerausweis“ (§ 13 Abs

7 UStAE)

In diesen Fällen kann der Unternehmer den Steuerbetrag oder die Rechnung an den Leistungsempfänger nachträglich korrigieren

6

Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen

Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen wurden bereits zum 1

Juli 2011 deutlich reduziert

Mit Schreiben vom 2

Juli 2012 (PDF-Datei · 58 KB) beantwortete das Bundesministerium der Finanzen (BMF) Detailfragen zur elektronischen Rechnungsstellung und die entsprechenden Abschnitte der Umsatzsteueranwendungsverordnung (UStAE) geändert

2011 wurden die bis dahin geltenden strengen Anforderungen durch das im November 2011 in Kraft getretene Steuervereinfachungsgesetz rückwirkend gelockert

Seitdem können Rechnungen ohne größere Hürden elektronisch, beispielsweise per E-Mail, versendet werden B

als PDF- oder Textdatei, per Serverfax oder als Web-Download

Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind besondere technische Übermittlungsverfahren nicht mehr erforderlich

Allerdings sei zu beachten, dass „die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen“

Das bedeutet Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der unveränderten Rechnungsinformationen bei der Übermittlung und der Erkennbarkeit „für das menschliche Auge“.

Ganz wichtig: An die Erfüllung dieser Kriterien werden keine übertriebenen Anforderungen gestellt

Digitale Signaturen können so weiter verwendet werden, müssen aber definitiv nicht weiter verwendet werden

In einem am 02.07.2012 veröffentlichten Anwendungserlass hat das Bundesministerium der Finanzen entsprechend der zugrunde liegenden gesetzlichen Begründung klargestellt, dass übliche interne Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, die genannten Kriterien erfüllen

Ausreichend sind selbstbestimmbare Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung anwendet

Dabei muss es sich nicht um einen technischen oder EDV-gestützten Vorgang handeln

In der Verordnung lässt die Verwaltung beispielsweise zu, dass zuverlässige interne Kontrollverfahren auch in einfachster Form durch manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf

dem Lieferschein durchgeführt werden können

Neue Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten werden hierdurch nicht begründet

Bei der Speicherung der elektronischen Rechnung ist jedoch eine Besonderheit zu beachten

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Die elektronischen Rechnungen sind grundsätzlich entsprechend den geltenden Vorgaben der Finanzbehörden elektronisch aufzubewahren

Eine Speicherung der Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig

Zu beachten ist auch, dass die Finanzverwaltung eine Änderung ihrer Rechtsauffassung bezüglich der Übermittlung von Rechnungen per Fax angekündigt hat

Soweit Rechnungen per Serverfax versendet, aber per Standardfax empfangen werden, gelten diese Rechnungen für Verkäufe ab dem 1

Juli 2011 als Standardrechnungen

Handelt es sich dagegen auch auf Empfängerseite um ein Serverfax, stuft die Finanzverwaltung die Rechnungen als elektronische Rechnungen ein.* Es empfiehlt sich jedoch, dieses interne Kontrollverfahren schriftlich im Sinne der „Abteilung X prüft die eingehenden Rechnungen durch Abgleich mit der Bestellung und 6.1 Sonderfälle Rechnungsversand per Fax: Beim Versand von Rechnungen per Fax ist nur die Übermittlung von Standardfax zu Standardfax gemäß § 14.4 Abs

2 UStAE zulässig Zweck des Vorsteuerabzugs ist, dass der Rechnungsaussteller eine Papierkopie und der Rechnungsempfänger die eingehende Faxrechnung in gedruckter Form aufbewahrt.Wenn das Fax auf Thermopapier ausgedruckt wird (siehe Punkt 7

Aufbewahrung von Rechnungen), wird es von e be Aufbewahrung auf Papier, das für die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar ist Für alle anderen Formen der Faxübertragung, wie von oder zu einem Computerfax, eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Zeichen natur mit Anbieterakkreditierung ist nach § 14 Abs

3 Nr

1 UStG erforderlich.

Bei Rechnungsversand per Telefax ist nur die Übermittlung nach § 14.4 Abs

2 UStAE zulässig

Voraussetzung für die Anerkennung zum Zwecke des Vorsteuerabzugs ist, dass der Rechnungssteller eine Papierkopie und der Rechnungsempfänger die eingehende Faxrechnung in gedruckter Form aufbewahrt

Wird das Fax auf Thermopapier ausgedruckt (siehe Punkt 7

Aufbewahrung von Rechnungen), muss es durch erneutes Kopieren auf lesbares Papier für die gesamte Aufbewahrungsdauer konserviert werden

Beispielsweise ist nach § 14 Abs

3 Nr

1 UStG von oder zu eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung erforderlich

Online-Reiseunterlagen: Im Sonderfall der Online-Reiseunterlagen, zu denen auch Online-Flugtickets gehören, ist gemäß § 14 Abs

4 Nr

11 UStAE i.V.m

§ 15 Abs

5 Nr

9 UStAE der Vorsteuerabzug nicht zu beanstanden, wenn die Reiseunterlagen online abgerufen und ein Kunden- oder Kreditkartenkonto belastet

Darüber hinaus hat der Rechnungsempfänger das im Online-Verfahren aufgerufene Dokument, das die Pflichtangaben nach § 34 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) enthält, in Papierform aufzubewahren

7

Aufbewahrung von Rechnungen

zehn Jahre aufzubewahren, wobei bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen eine elektronische oder visuelle Aufbewahrung möglich ist

Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer zudem Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren

Bei einem Verstoß kann ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro verhängt werden (§ 26 a Abs

1 Nr

2, Abs

2, 2

Halbsatz UStG)

Nach §14b UStG hat ein Unternehmer ein Duplikat der Rechnung, die er oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter auf seinen Namen ausgestellt hat und für seine Rechnung ausgestellt hat, wobei eine elektronische oder visuelle Aufbewahrung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist, wenn die Originalrechnung vernichtet wird

Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer zudem Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren

Es kann ein Bußgeld verhängt werden (§ 26 a Abs

1 Nr

2, Abs

2, 2

Halbsatz UStG)

Wenn Sie von Unternehmern eine Rechnung über eine steuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück nach dem in Kraft getretenen „Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung“ erhalten haben, sind Sie zur Vorlage dieser Rechnung verpflichtet, eine Zahlungsquittung oder ein anderes aussagekräftiges Dokument zwei Jahre aufzubewahren

Bei einem Verstoß kann ein Bußgeld von bis zu 500 Euro verhängt werden (§ 26 a Abs

1 Nr

3, Abs

2, 1

Halbsatz UStG)

„Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung für steuerliche Zwecke 2 Jahre aufzubewahren.“

Wichtig ist, dass der in Deutschland oder in einem der in § 1 Abs

3 UStG genannten Gebiete ansässige Unternehmer alle Rechnungen in Deutschland oder in einem der in § 1 Abs

3 UStG genannten Gebiete aufzubewahren hat

Handelt es sich um eine elektronische Speicherung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der relevanten Daten und deren Download und Nutzung sicherstellt, darf der Unternehmer die Rechnungen auch in der übrigen Gemeinschaft speichern

Allerdings muss das Finanzamt schriftlich informiert werden, wenn die Rechnungen nicht in Deutschland aufbewahrt werden

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserem Merkblatt „Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht“

Wichtig: Die Duplikate der Rechnungen, die der Unternehmer ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die der Unternehmer erhalten hat, müssen über den gesamten Zeitraum von 10 Jahren gut lesbar sein

Rechnungen auf Thermopapier (z

B

Tankquittungen) haben oft den Nachteil, dass die Schrift nach kurzer Zeit verblasst und nicht mehr lesbar ist

Es wird daher dringend empfohlen, diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie an die Originalrechnung zu heften

Weitere Informationen finden Sie auch im Dokument Duplikate der vom Unternehmer ausgestellten Rechnungen und alle Rechnungen, die der Unternehmer erhalten hat, müssen über den gesamten Zeitraum von 10 Jahren lesbar sein

(z.B

Tankquittungen) haben oft den Nachteil, dass die Schrift nach kurzer Zeit verblasst und nicht mehr lesbar ist

Es wird daher dringend empfohlen, diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie an die Originalrechnung zu heften

Weitere Informationen finden Sie auch im Dokument „Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen“

8

Zusätzliche Pflichtangaben nach HGB

Wichtig ist auch, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten, wenn sie an einen bestimmten Empfänger adressiert sind

Dies gilt ab dem 1.1

2007 dass E-Mails, Faxe oder Postkarten oder andere Schriftformen, die Geschäftsbriefe ersetzen, wie z

B

Auftragsbestätigungen, Angebote etc., Angaben über die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und enthalten müssen die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (Erläuterungen unter Punkt 6)

Buchstaben”

Je nachdem, ob die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist oder nicht, ob Kleinkaufmann, Einzelunternehmer, Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG), GmbH Gesellschaft (GmbH), GmbH & Co

KG oder Aktiengesellschaft (AG) sind abweichende Regelungen und zusätzliche Pflichtangaben zu beachten

9

Vertragsanpassung für Dauerleistungen

Folgen der Umsatzsteuererhöhung zum 01.01.2007: Bei Verträgen über Dauerleistungen werden in vielen Fällen keine gesonderten Rechnungen gestellt, sondern monatliche oder sonstige regelmäßige Zahlungen (meist per Überweisung) auf Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrages geleistet

Um in diesen Fällen das Recht auf Vorsteuerabzug zu erlangen, muss ein solcher Vertrag alle zur Abrechnung erforderlichen Angaben enthalten, wobei der Leistungszeitpunkt ausreicht, wenn sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen ergibt (vgl

§ 183 Abs

2 Satz 1 BGB)

§§ 3 und 185 Abs

16 Satz 1 Umsatzsteuerrichtlinie 2005 (UStR 2005))

Betroffen sind z.B

B

Miet- und Pachtverträge, bei denen die Mehrwertsteuer optiert wurde, Wartungsverträge oder Pauschalverträge mit Steuerberatern und Rechtsanwälten

Bei der Erweiterung der Rechnungslegungsinformationen im Jahr 2004 verfügte die Finanzverwaltung, dass Altverträge nicht an die neuen Rechnungslegungsinformationen angepasst werden müssen

Somit bestand keine Pflicht zur Ablösung alter Verträge, z.B

B

um die fortlaufende Nummer hinzuzufügen

Verträge, die seit dem 01.01.2004 abgeschlossen wurden, müssen hingegen alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten, um dem Leistungsempfänger das Recht auf Vorsteuerabzug zu gewähren

Ab dem 1

Januar 2007 ist es jedoch nicht mehr möglich, alte Verträge unverändert zu lassen

Gemäß Ziffer 23 des Antragsschreibens des BMF zur Erhöhung der Umsatzsteuer vom 11.08.2006 (Az

IV A 5 – S 7210 – 23/06) sind Verträge über Dauerleistungen, die als Rechnungen anzusehen sind an den ab dem 01.01.2007 geltenden Steuersatz angepasst

Dabei muss der nunmehr geänderte Vertrag laut BMF-Schreiben alle nach § 14 Abs

4 UStG erforderlichen Pflichtangaben zum Zwecke des Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger enthalten des Dienstes nach § 15 Abs

1 Satz 1 Nr

1 WpHG 1 Umsatzsteuergesetz (UStG)

Es reicht also nicht aus, nur Altverträge vor 2004 an den erhöhten Umsatzsteuersatz anzupassen

Betroffen sind alle Verträge, die noch nicht die erweiterten Rechnungspflichtangaben enthalten

Bei der Anpassung von Verträgen an den ab dem 01.01.2007 geltenden Umsatzsteuersatz von 19 % ist zu prüfen, ob die Verträge alle für die Rechnungsstellung nach § 14 Abs

4 UStG erforderlichen Angaben enthalten

Der Leistungszeitpunkt ist wie bisher den Überweisungsbelegen zu entnehmen

10

Rechnungskorrektur

Bei unrichtigen Rechnungsangaben können Rechnungen berichtigt werden (§ 14 Abs

6 Nr

5 UStG iVm § 31 Abs

5 Buchst

b) UStDV)

Es werden nur die fehlerhaften Angaben korrigiert und es wird keine neue Rechnung erstellt oder die alte Rechnung storniert

Die Korrektur erfolgt anhand eines Dokuments, das sich konkret auf die fehlerhafte Rechnung bezieht

Hinsichtlich des Stichtags einer Rechnungskorrektur gehen die Finanzbehörden davon aus, dass eine Rechnungskorrektur keine Rückwirkung hat

Mit Urteil vom 20.07.2012 (Az

VB 82/11) tendiert der Bundesfinanzhof dazu, den Vorsteuerabzug aus einer zunächst unrichtigen Rechnung zu gewähren, wenn die Originalrechnung die Mindestanforderungen an eine Rechnung erfüllt

Folgende Angaben sind erforderlich: Rechnungssteller

Nutznießer

Leistungsbeschreibung

Gebühr

Umsatzsteuer separat ausgewiesen

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Industrie- und Handelskammer

Welche IHK für Ihr Unternehmen zuständig ist, können Sie mit dem IHK-Finder herausfinden

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir keine Haftung für die Richtigkeit der Angaben übernehmen

Bitte wenden Sie sich im Zweifel an das für Sie zuständige Finanzamt

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Stand: Dezember 2021

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