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Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber – Paychex New
Gesetze Fahrtkostenerstattung Geldwerter Vorteil September 2011 – Bei Privatnutzung eines Firmenfahrzeugs ist es neben der Anwendung der sogenannten 1%-Regelung auch zulässig, den Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht, als geldwerten Vorteil zu versteuern (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG).
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Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, ihren Arbeitnehmern Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte zu erstatten
Anspruch auf Fahrtkostenerstattung haben Arbeitnehmer nur, wenn dies in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Einzelarbeitsvertrag vereinbart wurde
Die Fahrten zur ersten Arbeitsstätte stellen keine Arbeitszeit dar, sie sind dem Privatleben des Arbeitnehmers zuzurechnen
Dennoch kann die Beteiligung des Arbeitgebers oder dessen vollständige Übernahme sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer vorteilhaft sein
Dieser Artikel erläutert verschiedene Übernahmemodelle und was bei der Lohnabrechnung zu beachten ist
Arten der Reisekostenerstattung
Privatfahrzeug
Der Arbeitgeber kann Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte erstatten, wenn der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug benutzt
Für die Erstattung muss der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer lediglich einen Erstattungsbetrag pro km vereinbaren
Bei einer Erstattung von 0,30 € ist eine Pauschalversteuerung möglich
Alles, was den Betrag von 0,30 € pro km übersteigt, wird als laufender Arbeitslohn mit dem individuellen Steuersatz versteuert
Öffentliche Verkehrsmittel (Jobticket)
Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln kann der Arbeitgeber wählen, ob er die Wegstreckenpauschale von 0,30 € pro km oder die tatsächlichen Fahrtkosten erstattet
Erstattet der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten, kann er diese auch pauschal mit 15 % versteuern
Bitte beachten Sie die Höchstgrenze von 4.500,00 €
Erstattet der Arbeitgeber Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln nur pauschal mit 0,30 €, ist die Pauschalbesteuerung in diesem Fall auf 4.500,00 € begrenzt
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber ein Jobticket im Wert von 175,00 € pro Monat
Der Arbeitgeber kann die tatsächlichen Kosten in Höhe von 175,00 € pauschal mit 15 % versteuern
Es ist unerheblich, ob die Reisekostenpauschale weniger als 175,00 € beträgt
Firmenwagen
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer auch einen Dienstwagen zur privaten Nutzung zur Verfügung stellen
Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte können entweder mit 0,03 % des Bruttolistenpreises oder anhand eines Fahrtenbuches und den tatsächlichen Kosten ermittelt werden
Werden die Fahrten zur Arbeitsstätte mit den anteiligen tatsächlichen Kosten ermittelt, können Sie zunächst eine monatliche Pauschale festlegen
Die Korrektur kann dann auch monatlich oder bei einer Dezemberkorrektur im Januar erfolgen
Beispiel:
Einem Mitarbeiter wurde ein Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis von 25.000,00 € für Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt
Die Wohnung ist 45 km von der ersten Arbeitsstätte entfernt
Berechnung:
0,03 % von 25.000,00 € x 45 km = 337,50 €
Pauschale darf nur bis zur Entfernungspauschale versteuert werden:
45 km x 0,30 € x 15 Arbeitstage = 202,50 €
Der pauschal versteuerte Betrag ist sozialversicherungsfrei
Das aktuelle Gehalt von 135,00 € (= 337,50 € – 202,50 €) wird mit dem individuellen Steuersatz besteuert und ist beitragspflichtig.
Freibetrag
Auch bei Geldzuschüssen ist eine pauschale Besteuerung möglich, wenn die Höhe die Voraussetzungen dafür erfüllt
Fahrtkostenpauschale in Höhe von 44,00 €
Sachbezüge bis zu einem Betrag von 44,00 € im Monat sind steuer- und beitragsfrei
Zu den Sachbezügen zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte
Geldleistungen für die Fahrten unterschreiten die Grenze von 44,00 € nicht
Bitte beachten Sie die Jahreskarte, da die Zahlung bei Abgabe der Karte erfolgt
Ein monatlicher Zufluss entsteht nur, wenn der Führerschein von Monat zu Monat vom Lohnbüro übergeben wird bzw
bei Chipkarten die Freischaltung monatlich erfolgt
Zuzahlungen durch den Arbeitnehmer
Der Arbeitnehmer kann den steuerpflichtigen Sachbezug (Fahrten von der Wohnung zur ersten Arbeitsstätte) durch Zuzahlungen auf den vom Arbeitgeber zu erstattenden Betrag mindern
Auf diese Weise kann der Sachbezug auf 44,00 € monatlich reduziert werden, wodurch der Sachbezug gemäß § 8 Abs
2 Satz 11 des Einkommensteuergesetzes (EStG)
Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer ein Jobticket im Wert von 60,00 € zur Verfügung
Der Arbeitnehmer leistet eine Zuzahlung von 20,00 €
Weitere geldwerte Vorteile erhält der Arbeitnehmer nicht
In diesem Fall ist das Jobticket steuer- und beitragsfrei, da der Sachbezug einen Wert von 40,00 € (= 60,00 € – 20,00 €) hat
Fahrkosten
Das Entfernungsentgelt ist in § 9 Abs
1 Nr
4 EStG geregelt
Da die Entfernungspauschale in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden kann, können Arbeitgeber den Betrag pauschal mit 15 % Einkommensteuer versteuern
Entscheidet sich der Arbeitgeber dagegen, verliert der Arbeitnehmer das Recht, die Fahrten als Werbungskosten geltend zu machen
Der Vorteil ist jedoch die Befreiung von der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen
Allerdings darf nur der Betrag pauschal versteuert werden, der als Werbungskosten veranlagt werden kann (0,30 € je Wegkilometer)
Der übersteigende Betrag ist mit dem individuellen Steuersatz zu versteuern
Wenn Sie sich gegen die Pauschalbesteuerung entscheiden, ist der Gesamtbetrag der Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte mit dem individuellen Steuersatz zu versteuern und sozialversicherungspflichtig
Berechnung
0,30 € werden pro Kilometer berechnet und das jeden Tag, den Sie zur Arbeit fahren
Sie können nur volle Kilometer für die Berechnung verwenden, das heißt, Sie runden die Kilometer immer auf
Ebenso ist nur die kürzeste Straßenverbindung relevant
Die Berücksichtigung einer längeren Strecke ist nur bei erheblicher Zeitersparnis zulässig
Tage:
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Tage zu planen
Entweder du protokollierst die tatsächlichen Arbeitstage oder du nimmst pauschal 15 Tage im Monat
Sie können die Route nur einmal pro Tag fahren
Fährt der Arbeitnehmer mehrmals täglich zur Arbeitsstätte, darf nur die erste Fahrt angesetzt werden
Beispiel:
Die Entfernung eines Mitarbeiters zu seinem Arbeitsplatz beträgt 10,7 km
Der Arbeitnehmer führt keine Aufzeichnungen über die Arbeitstage.
Berechnung:
10 km x 0,30 € x 15 Tage = 45,00 €
Weitergabe der Pauschalsteuer an den Arbeitnehmer
Der Arbeitgeber kann die pauschale Lohnsteuer an den Arbeitnehmer weitergeben
Die Lohnpauschale darf jedoch die Bemessungsgrundlage nicht mindern und zählt als Erwerbseinkommen
Sie wird gesondert berechnet und als Nettoabzug abgezogen
Fahrtkosten in der Lohnsteuerbescheinigung
Wenn der Arbeitgeber die Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte erstattet, sind auf der Lohnsteuerbescheinigung folgende Zeilen auszufüllen: Zeile 17: Tragen Sie hier den Betrag ein, der steuerfrei erstattet wird (siehe 44,00 € Freigrenze)
Zeile 18: In dieser Zeile sind die pauschal versteuerten steuerfreien Erstattungen einzutragen
Werden die Zeilen trotz Erstattung nicht ausgefüllt, haftet der Arbeitgeber für die bei der Veranlagung des Arbeitnehmers zu viel erstattete Lohnsteuer
Stand: 14.12.2015
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Die Kosten eines Unfallschadens sind nicht in die Berechnung des Kilometersatzes für den Dienstwagen einzubeziehen, sondern als zusätzlicher geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer zu erfassen, wenn die Firma die Reparaturrechnung bzw. den Schaden wirtschaftlich trägt. [1] Reparaturen bis 1.000 EUR netto zählen zu den Gesamtkosten
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1 Bestimmung des Nutzungswertes
1.1 Berechnung der gesamten Autokosten
Die gesamten Kfz-Kosten können nicht einfach der Betriebsbuchhaltung entnommen werden, sondern müssen üblich errechnet werden
Es sind nur die vom Arbeitgeber zu tragenden Kosten einzubeziehen
Soweit der Arbeitnehmer laufende Kosten übernimmt, werden diese bei der Ermittlung der Gesamtkosten nicht berücksichtigt
Der Fahrzeugaufwand pro gefahrenem Kilometer ist aus der ermittelten Laufleistung des Pkw und den Gesamtkosten zu berechnen
Dieser individuelle Kilometersatz ist die Grundlage für die Berechnung des auf die Privatfahrten entfallenden geldwerten Vorteils
Art der Nutzung Lohnberechnung Private Fahrten Gesamtkosten = Kosten pro km × km privat gefahrene Jahresfahrleistung Heimfahrten – erste Arbeitsstätte Gesamtkosten = Kosten pro km × km gefahrene Heim – Arbeitsstätte Jahresfahrleistung
Die Kosten für den Dienstwagen müssen genau erfasst werden
Die Heranziehung eines Durchschnittswertes, der sich aus den Betriebskosten aller Firmenfahrzeuge ergibt, ist nicht zulässig, wenn zur Ermittlung des Betriebsergebnisses ein gemeinsames Fahrzeugkonto geführt wird
Abweichend hiervon erlaubt das FG München eine Abschätzung der Kraftstoffkosten für das einzelne Fahrzeug anhand der Verbrauchsangaben des Herstellers, wenn die gesamten Kraftstoffkosten des Betriebs dokumentiert werden
1.2 Einzubeziehende Kosten
1.2.1 Jährliche Abschreibung
Die Abschreibung für das Fahrzeug errechnet sich aus den tatsächlichen Anschaffungs- bzw
Herstellungskosten zuzüglich Umsatzsteuer und nicht aus dem inländischen Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung
Die Nutzungsdauer von Neufahrzeugen richtet sich nicht nach der Abschreibungstabelle, sondern geht von einer Nutzungsdauer von 8 Jahren aus; dies entspricht einer Abschreibung von 12,5 % der Anschaffungs- bzw
Herstellungskosten
Bei Gebrauchtwagen ist sie nach der jeweiligen Restnutzungsdauer zu schätzen; Alter, Zustand und Nutzung des Fahrzeugs sind zu berücksichtigen
Sonderabschreibungen gehören nicht zu den Pkw-Gesamtkosten
Bei Leasingfahrzeugen sind anstelle der Abschreibung die jeweiligen Leasingraten anzusetzen
1.2.2 Sonstige Betriebskosten
Die gesamten Autokosten beinhalten auch die Summe aller anderen Betriebskosten, z.B
B
Kraftstoffkosten (Benzin, Öl, Reinigungs- und Wartungskosten)
Ersatzteile und Zubehör (z
B
Reifen und Eiskratzer)
Wartungs- und Reparaturkosten
Kfz-Steuer und Versicherung
Der Ladestrom für einen Elektro-Dienstwagen, der beim Laden an einer Firmenladestation steuerfrei bleibt, soll nicht in die Berechnung der Gesamtkosten einfließen
Gleiches gilt für den steuerfreien Aufwendungsersatz, wenn der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer zunächst getragenen Stromladekosten steuerfrei erstattet
1.2.3 Gesamtkosten zzgl
Umsatzsteuer
Die in die Ermittlung der Gesamtkosten einzubeziehenden Aufwendungen sind zuzüglich Umsatzsteuer anzugeben, soweit bei den Beträgen ein Vorsteuerabzug möglich war
Dies gilt auch für Wertminderungen, wenn vom Kaufpreis Vorsteuern geltend gemacht wurden
Nicht vorsteuerpflichtige Kosten sind z.B
1.3 Unfallkosten: 1.000 Euro Bagatellgrenze
Die Kosten eines Unfallschadens sind nicht in die Berechnung des Kilometersatzes für den Dienstwagen einzubeziehen, sondern als geldwerter Zusatznutzen für den Arbeitnehmer zu erfassen, wenn das Unternehmen die Reparaturrechnung oder den Schaden wirtschaftlich trägt
Reparaturen bis 1.000 Euro netto werden an die Gesamtkosten angerechnet
Aus praktischen Gründen können Reparaturkosten bis zu einem Betrag von 1.000 Euro netto (zzgl
MwSt.) weiterhin in die Gesamtkosten des Dienstwagens eingerechnet werden
Im Rahmen dieser Geringfügigkeitsgrenze erhöhen die Unfallkosten auch die Kilometerleistung des Fahrzeugs, die der Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt wird
Dies gilt unabhängig davon, ob sich der Unfall auf einer Geschäfts- oder Privatreise ereignet
Praxistipp: Fahrzeugkosten separat erfassen Bei der Fahrtenbuchmethode müssen die Fahrzeugkosten nicht separat auf einem separaten Konto erfasst werden
Dennoch wird dem Arbeitgeber empfohlen, für jedes Fahrzeug eigene Sachkonten in der Buchhaltung anzulegen
Dies vereinfacht die Ermittlung der Gesamtkosten erheblich
1.4 Vorläufige Nutzungswertermittlung zulässig
Der monatliche geldwerte Vorteil aus der Dienstwagennutzung kann aus Vereinfachungsgründen zunächst mit 1/12 des Vorjahresbetrages angesetzt werden
Stattdessen ist es auch zulässig, Privatfahrten mit 0,001 % pro Kilometer des inländischen Listenpreises des Fahrzeugs bei der monatlichen Einkommensteuererhebung vorläufig zu berechnen
Tatsächliche Nutzwertermittlung am Jahresende
Wenn fertig…
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