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Kassensystem – Wikipedia Update
Flexible Kassensysteme erlauben inzwischen den schnellen Wechsel zur Checkoutkasse in Stoßzeiten mit hohem Kundendurchlauf beispielsweise zur Mittagszeit. Im Ausland bereits weit verbreitet und auch in Deutschland immer häufiger anzutreffen sind mobile Endgeräte mit direktem Zugriff auf das Kassensystem.
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Ein Kassensystem ist eine EDV-Lösung zur Integration von Peripheriegeräten oder Software mit einem Personal Computer oder einer elektronischen Registrierkasse
Eine PC-Kasse nutzt ein Standardbetriebssystem und kann die Daten auf einem internen Datenträger oder extern per Datenübertragung archivieren
Für elektronische Registrierkassen wird häufig ein proprietäres Betriebssystem verwendet und die Daten werden meist auf Datenträgern in der Registrierkasse gespeichert
Der Trend zur Auslagerung von Geschäftsdaten in die Cloud zeigt sich mittlerweile auch bei Kassensystemen
Allerdings gibt es auch Rückschritte, da unzureichende Internetverbindungen bei Unternehmen oder Serverausfälle zwangsläufig zu inakzeptablen Zuständen im Verkaufsprozess führen
Da die KassenSichV und GoBD strenge Anforderungen an die Aufzeichnung und Archivierung von Geschäftsvorgängen stellen (siehe Abschnitt zu den steuerrechtlichen Anforderungen), dienen Speichersysteme wie NAS als Sicherheitsbackup für lokal gespeicherte Daten
Seit dem 1
Januar 2020 muss für jedes Kassensystem in Deutschland eine TSE verwendet werden
Weitere Komponenten der Kassenhardware können sein: Thermobondrucker zum Ausdrucken von Bons und Rechnungen, Barcodescanner, Kassenschublade, programmierte Kassentastatur, Kundendisplay, ein EFT-Zahlungsterminal und optional ein Etikettendrucker
Statt programmierter Tastaturen werden heute oft Touchscreen-Monitore verwendet
Die Kassensoftware ist ein Programm, das den Kassenprozess abbildet und die Transaktion dokumentiert
Arten von POS-Systemen [ bearbeiten | Quelle bearbeiten ]
Es gibt zwei Arten von Kassensystemen, nämlich für die Gastronomie und für den Einzelhandel
In der Gastronomie werden Kassensysteme nicht nur als Kassen eingesetzt, sondern dienen auch der sogenannten Bonkontrolle
So steuern Sie den gesamten Bestellprozess, von der Auftragsannahme über die Zubereitung in der Küche, die Übergabe an den Kunden und natürlich die Abrechnung
Die Funktionstiefe des Kassensystems für die Gastronomie unterscheidet sich je nach Typ: Vollgastronomie (Restaurants mit Tischen), Kassengastronomie (Fast Food und Straßenverkauf) und Systemgastronomie (Franchisesysteme): Die Kassengastronomie benötigt den geringsten Funktionsumfang aufgrund seine kurzen Bestellprozesse[1]
sowohl in der Kasse selbst als auch im Manipulationsschutz durch technische Sicherheitseinrichtungen, der seit dem 1
Januar 2020 durch die Kassensicherheitsverordnung vorgeschrieben ist
Die Vollverpflegung erfordert durch die Platzierung der Gäste am Tisch deutlich mehr Funktionen in der Theke , die oft komplexeren Gerichte und der damit verbundene lange Bestellprozess Kasse
Dazu gehören unter anderem. .
das Table Control:
Buchtisch
Tabelle ändern Split-Tabelle
Lohntabelle
..
die Menüsteuerung:
Elemente in Menüs verwalten
Ausschreibungstext
Kurssequenzen
Stapelverarbeitung
..
Dokumentenkontrolle:
Die Rechnung
Bewirtungsquittung
Gästecheck
Sammelrechnung für Stammkunden
..
Küchenkontrolle (auf Ticket oder Monitor)[2]:
Automatische Übertragung in die Küche
Auflistung der Gerichte nach Tisch geordnet
Summe der gleichen Speisen oder Getränke
Automatische Aufgabenteilung pro Koch
Informationen an den Dienst zur Ausgabe
Flexible Kassensysteme ermöglichen mittlerweile in Stoßzeiten mit hohem Kundendurchsatz, beispielsweise zur Mittagszeit, ein schnelles Umschalten auf die Kasse
Mobile Endgeräte mit direktem Zugriff auf das Kassensystem sind im Ausland bereits weit verbreitet und setzen sich auch in Deutschland immer mehr durch
Das erspart dem Service lange Laufwege und eventuelle Enttäuschungen der Gäste, wenn Essen nicht vorrätig ist
Die nächste Generation mobiler Kassen ermöglicht es dem Gast, im Rahmen des sogenannten Self-Orderings Bestellungen für den eigenen Tisch über das eigene Device aufzugeben
Das funktioniert zum Beispiel durch das Scannen eines QR-Codes auf dem Tisch, der die digitale Speisekarte mit Bestellfunktion im Browser öffnet
Die Systemgastronomie steht zusätzlich vor der Herausforderung, mehrere Filialen oder Franchisenehmer zu führen
Dies erfordert einen erweiterten Funktionsumfang[3]:
Shop-Ebene:
Aufzeichnung und Profil speichern
Personalverwaltung
Warenkosten
Vertrieb & Dashboards
Führungsebene:
Einheitliche Artikelverwaltung
Konfigurierbare Warnungen
Vergleichende Dashboards
Kommunikationsebene:
zentrale Dateiablage
Verteilung der Aufgaben
Umfragen & Nachrichten
Gute Systeme bieten hier noch Erweiterungen: Gutscheinverwaltung, Warenwirtschaft, Warenwirtschaft
CRM / Loyalty, Statistiken, verschiedene Zahlungsmethoden und bargeldloses Bezahlen
Einige Lösungen bieten auch Zeiterfassungstools, Personalverwaltung, halb- und vollautomatische Reservierungsplattformen mit sehr umfangreicher Ausstattung
Durch die KassenSichV[4] ist seit dem 1
Januar 2020 auch ein digitales Kassenbuch bei der Nutzung eines electronic cash verpflichtend Registrierkasse oder Kassen-PC, die jederzeit mit dem aktuellen Kassenstand übereinstimmen und bei Betriebsprüfungen vorzuweisen sind
Eine Excel-Liste reicht unter anderem deshalb nicht mehr aus, weil sie kein gültiges Änderungsprotokoll hat
Auch im Einzelhandel werden Kassensysteme eingesetzt, um die Gewohnheiten und Vorlieben einzelner Kunden zu erfassen
Etwa 58 % aller Umsätze im Einzelhandel werden über eine Kundenkarte, Bonuskarte oder ähnliches getätigt
Die meisten im Handel eingesetzten Kassensysteme sind an die Materialwirtschaft oder die Finanzbuchhaltung angebunden
Diese ermöglichen den Datenaustausch zu Lagerartikeln, Kundenstatistiken und Umsätzen pro Produktgruppe
Der Verkauf erfolgt ausschließlich über einen Barcode oder PLU-Code
Ausgenommen hiervon sind Verkäufe, die nach Gewicht abgerechnet werden (Gemüse, Obst etc.)
Im Gegensatz zu einem Kassensystem in der Gastronomie werden hier keine Bons generiert, sondern die Ware direkt verkauft oder als Lieferschein gebucht
Selbstverständlich verfügen gute Kassensysteme über den Verkauf über verschiedene Zahlungsarten (Bargeld, Gutscheine, Kreditkarten), Gutscheinverwaltung, Kundenkontenverwaltung und Abrechnung und Steuerung der Kasse, Schnittstellen zu externen Geräten wie Waagen oder Geldautomaten
Technische Ausstattung [ bearbeiten | Quelle bearbeiten ]
Kassenschublade
Mobile Gastronomiekasse (AmadeusKasse) mit offenem Tisch und vier reservierten Getränken
Ebenfalls sichtbar und relevant nach KassenSichV: die Information, wann der Tisch geöffnet wurde
PC-basierte Kassensysteme bestehen aus zwei Komponenten: Kassenhardware und Kassensoftware
Die meisten Kassenhändler verkaufen Hardware und Peripherie (Teil der Kassenhardware – externe Geräte), die sie von einem Distributor kaufen – die Software wird ebenfalls gekauft
Bei guten Kassensystemen ist die Software auf die Hardware abgestimmt.
Viele Anbieter bieten ihr System als Einheit aus Soft- und Hardware an, andere beschränken die Nutzung auf ein Betriebssystem, wieder andere lassen dem Nutzer die freie Wahl der Hardware
Die Bindung der Software an bestimmte Hardware liegt meist an der Wahl der Implementierung der Software (z
B
Apps auf einem mobilen Gerät werden immer OS-spezifisch implementiert, Webservices lassen viel Freiheit auf der Geräteseite zu, erfordern sie aber auf der serverseitig Je nach Implementierung bestimmte Hard- und Softwarevoraussetzungen)
Die lokale IT-Infrastruktur wird häufig durch die Speicherung der Daten auf den Webservern des Anbieters (Cloud) ergänzt
Das dient der Datensicherheit und dem Fernzugriff, setzt aber eine stabile Internetverbindung und die Bereitschaft des Gastwirts voraus, sensible Geschäftsdaten dem Anbieter zu überlassen
POS-Systeme erfordern POS-Hardware
Die Kassenhardware ist je nach Einsatzgebiet unterschiedlich
Kassensysteme können auf PC (Windows, Linux, Android) mit Touchmonitor, Tablet, Mobiltelefon, Laptop, All-in-One-Geräten (PC inklusive Touchmonitor) verwendet werden
Peripheriegeräte für den Kassenhardwarehandel sind: Kassenschublade, Kundendisplay, Belegdrucker, Etikettendrucker, EC-Gerät, Touchmonitor, Scanner, Mitarbeiterschlüssel, Kundenmonitor
Gastronomie: Thekenbondrucker, Küchenbondrucker, Küchenmonitor, Kellner-Funkhandy, Touchmonitor, Gästerechnungsdrucker, Kellnerschloss, Kassenschublade..
Hier kommen heute meist Touchscreens zum Einsatz
Diese sind als Split (Touch und Computer sind getrennt) oder All-in-One (Touch und Computer sind eine Einheit) erhältlich
Serielle Schnittstellen spielen auch heute noch eine große Rolle, da viel Arbeit mit der Kommunikation zwischen den einzelnen Geräten verbunden ist (z
B
die Kassenschublade soll sich öffnen, nachdem die Bartaste gedrückt wurde – die Kassenlade meldet zurück, dass sie geöffnet wurde
Nach dem Kassenvorgang meldet sich die Kassenlade wieder, dass diese geschlossen ist und somit ein neuer Kassenvorgang eingeleitet werden kann.)
Mobile Kassen [ bearbeiten | Quelle bearbeiten ]
Eine mobile Registrierkasse ist ein tragbares Gerät mit allen Funktionen einer stationären Registrierkasse, jedoch ohne Bargeld
Zu diesen Funktionen zählen neben der einfachen Artikelbestellung beispielsweise Abrechnung, Splitting und Bildschirmsperre
Die Bedienung erfolgt überwiegend per Finger oder Stift, da mobile Kassen fast ausschließlich mit Touchscreen-Technologie arbeiten
Auch für Quittungen wird das mobile Gerät genutzt und die Bestellbelege werden direkt an der Bonstation in Küche, Theke und Buffet ausgedruckt
Die Verbindung erfolgt über ein drahtloses lokales Netzwerk
Mobile Kassen sind in erster Linie im Hintergrund mit einem Kassensystem verbunden
Die Daten werden direkt in der zentralen Kasse gespeichert
Dies hat den Vorteil, dass kein Datenverlust auftreten kann
An die mobilen Kassen kann ein mobiler Drucker angeschlossen werden, sodass Rechnungen auch direkt am Tisch ausgedruckt werden können
Besserer Rechner [ edit | Quelle bearbeiten ]
Ein Kassensystem ist heute weitaus komplexer als noch vor 20 Jahren, als man die Hauptfunktion als besseren Taschenrechner bezeichnen könnte
Im Grunde erfassten diese Systeme nichts anderes als die Preise der verkauften Artikel, möglicherweise auch die Produktgruppe, und gaben am Ende eine Summe aus
Aus diesem Grund musste als steuerabzugsfähiges Dokument eine „Quittung“ angefordert werden, die den Gegenstand meist handschriftlich näher beschrieb und durch Stempel und Unterschrift des Handelsunternehmens beglaubigt wurde.
Die nächste Evolutionsstufe waren Kassencomputer, auf denen das Betriebssystem, z.B
B
Windows 95, deutlich erkennbar war
Neu war bei diesem Schritt vor allem die Möglichkeit, mit einem Server oder ERP-System zu kommunizieren
Im täglichen Einsatz tagsüber arbeiteten diese Kassen völlig autonom und sendeten bzw
empfingen dann Daten per „Nachtpatch“
Der Fernzugriff per Teamviewer oder vergleichbarer Software durch den Herausgeber des Kassensystems war nun erstmals möglich und auch notwendig, um Fehler zu beseitigen, die es bei einfachen Kassen nie gab
Bis dahin beschränkte sich der Zweck der Software auf ein Kassensystem im wahrsten Sinne des Wortes
Software für die Unternehmensführung [ bearbeiten | Quelle bearbeiten ]
Die heutige Kassensoftware trägt im Grunde nicht mehr den Namen POS, denn ihr Funktionsumfang und ihre Anpassbarkeit an die Anwendungen des Unternehmens gehen weit darüber hinaus
Der Betreiber Gastro-MIS spricht beispielsweise von mehr als einer Million Konfigurationsmöglichkeiten allein in der Kasse[5]
Mittlerweile lassen sich nicht nur die (Touch-)Tasten der Kasse mit genau den Funktionen belegen, die der Nutzer wünscht, sondern auch Arbeitsabläufe und Bestellvorgänge einmalig angepasst oder sogar im laufenden Betrieb, beispielsweise zu Spitzenzeiten, flexibel umgeschaltet werden
Schnittstellen zu Hotelprogrammen, Zutrittssystemen, Küchenmonitoren oder auch Zapfanlagen gehören mittlerweile ebenfalls zu hochwertigen Kassensystemen
Diese senden in der Regel Auftragsdaten an das angeschlossene System, um dort Prozesse anzustoßen
Dazu gehört zum Beispiel die gemeinsame Abrechnung des hoteleigenen Restaurants auf der Zimmerrechnung oder das Speichern der im Schwimmbad-Bistro verzehrten Speisen auf einem Armband
Einige dieser Schnittstellen, wie z
B
Schankanlagen, erfordern ein lokales Netzwerk zwischen Kasse und anzubindendem System, das in der Regel vom Kassenhändler eingerichtet wird
Andere Schnittstellen werden einfach über eine Cloud-Anbindung angebunden
Häufig können auch ein Kassenbuch zur Erfüllung der doppelten Buchführungspflicht, eine Personalverwaltungssoftware für die Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung sowie ein Warenwirtschaftsprogramm und in größeren Unternehmen eine Filialverwaltung vom selben Softwarehersteller hinzugebucht werden
Der Datenaustausch per Nachtpatch hat sich mittlerweile zu einer Echtzeit-Synchronisation mit den meist in der Cloud angesiedelten Zusatzdiensten entwickelt
Manipulation von Kassen [ bearbeiten | Quelle bearbeiten ]
Mit zunehmender Komplexität der Kassensoftware stieg auch der Umfang der protokollierten Daten und damit die Möglichkeit der Überwachung durch staatliche Kontrollinstrumente
So entstand eine neue Generation von Kassensystemen, deren Zweck nicht mehr nur die ordentliche Buchhaltung war, sondern auch die Einnahmen zu verschleiern, um Steuerzahlungen zu reduzieren
(Siehe nächsten Abschnitt)
Zu den Peripheriegeräten gehören Zubehör wie Belegdrucker, Kassenschubladen, Kundendisplays, Kundenmonitore, Kellnerschlösser, Scanner, Waagen, Kartenleser, Fingerabdruckscanner; Also alles, was an eine Kasse angeschlossen werden kann
Lieferanten haben auf Kundenanfragen nach Peripheriegeräten reagiert, die drahtlos mit mobilen Endgeräten und Gürteldruckern verbunden sind
B
auch definierte Befehle zum Schneiden des Papiers
Steuerliche Anforderungen [Bearbeiten | Quelle bearbeiten ]
Mit einem Kassensystem erfasste Geschäftsvorfälle sind als elektronisch auswertbare Daten zu speichern (§§ 145, 146 Abgabenordnung)
Insbesondere wird bei der steuerlichen Außenprüfung eine Prüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Unveränderbarkeit der Daten geprüft
Trainerbetrieb, Chefstornierung und Pro-Forma-Rechnungen ohne entsprechende Protokollierung sind nicht gestattet[6].
Alle mit einer PC-Kasse oder elektronischen Registrierkasse erfassten individuellen Daten, einschließlich aller mit dem Gerät elektronisch erstellten Rechnungen i
S
des § 14 UStG sind unveränderlich und vollständig zu halten (Einzelaufzeichnungspflicht)
Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungssummen ist nicht zulässig
Es reicht nicht aus, aufbewahrungspflichtige Unterlagen nur in gedruckter Form bereitzustellen
Die digitalen Dokumente und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen
Die Einzelheiten regelt die GdPdU
Lediglich Geräte, die aufgrund ihrer Bauart nicht oder nur teilweise „aufgerüstet“ werden können, sind von der Einzelaufzeichnungspflicht ausgenommen
Diese Befreiung läuft jedoch am 31.12.2016 aus
Danach darf das Gerät nicht mehr zur Ermittlung des steuerpflichtigen Tageseinkommens verwendet werden
In Ermangelung anderer Verwendungszwecke wird das Marktsegment “Budget” voraussichtlich verschwinden
Die Steuervorschriften sind eine Reaktion auf Steuerhinterziehungspraktiken in der Barzahlungsbranche
Über das Ausmaß der Minderung des steuerpflichtigen Umsatzes sind keine empirisch gesicherten Statistiken bekannt
Anhand des Gesamtumsatzes einer Branche lässt sich nur abschätzen, welches Potenzial die Steuersenkung hat
Da die Barzahlungsbranche in Deutschland mit rund 2 Millionen Unternehmen einen Jahresumsatz von rund 300 Milliarden Euro erzielt, ist von einem erheblichen Risikopotenzial auszugehen
Die einfachste Manipulation von POS-Systemen besteht darin, eine Transaktion nicht im POS-System aufzuzeichnen
Einige Systeme bieten eine sogenannte Proforma-Rechnung an
Hier können frei editierbare Beträge auf einem Bon ausgedruckt werden
Wenn eine tatsächliche Transaktion auf einer Proforma-Rechnung registriert wird, wird der Geldbetrag nicht in der Datenbank für steuerpflichtige Transaktionen erfasst
Weitere Manipulationsmöglichkeiten, um tatsächliche Umsätze nicht automatisch zu verbuchen, sind sogenannte Lehrkellner oder Chef-Stornierungsmöglichkeiten
Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 26.11.2010[6] fordert, dass solche Programmmöglichkeiten vollständig dokumentiert werden
Mittlerweile wird vermehrt der Einsatz komplexer Manipulationssoftware (sog
Zapper) beobachtet
KassenSichV-konformer Beleg mit TSE-Angaben
Seit 2008 wird deshalb an einem Gesetz gearbeitet, das diesen Betrug eindämmen soll
Erstes Ergebnis dieser Bemühungen war 2012 die INSIKA – Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme – ein Gesetz zum Schutz der digitalen Aufzeichnungen von Bargeldtransaktionen vor Manipulation, das mit Kryptografie arbeitet und sowohl für Kassen als auch für Kassen gilt Taxameter.[7] Schnell zeigte sich, dass INSIKA alleine nicht geeignet ist, Steuerbetrug wirksam einzudämmen
Daher wurde sofort wieder an weiteren Rechtsgrundlagen gearbeitet
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden mit Schreiben vom 14.11.2014 vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht und sollen die unveränderliche bzw
protokollierte Aufbewahrung regeln von steuerrelevanten Dokumenten.[8] Das Gesetz zielt nicht primär auf die Kasse ab, sondern auf das parallel zur Kasse zu führende Kassenbuch durch die Pflicht zur doppelten Buchführung
Zeitgleich mit Inkrafttreten der KassenSichV wurden auch die GoBD überarbeitet und regelten den Umgang mit neuen Technologien wie Cloud-Diensten.
Auch INSIKA und GoBD in Kombination konnten die Manipulation von Kassen nicht verhindern
Aus diesem Grund ist Ende 2016 die Registrierkassensicherheitsverordnung in Kraft getreten, die einige Pflichten für alle Nutzer von Registrierkassen enthält
Offene Kassen sind daher ausgeschlossen
Die Inhalte in Kürze[9]: – Pflicht zur Bereitstellung technischer Sicherheitseinrichtungen – Belegausgabepflicht / Belegausgabepflicht – Datenübermittlung im Rahmen der Kassenkontrolle – Meldepflicht an der Kasse
Andere Länder [Bearbeiten| Quelle bearbeiten ]
In einigen anderen europäischen Ländern werden hardwarebasierte Fiskalspeichersysteme eingesetzt, um Manipulationen bei der Einnahmenermittlung und -dokumentation zu erschweren (Italien, Schweden)
Weiterhin gibt es in diesen Ländern z.B
T
eine Kassen- und Zeichnungspflicht
Andere Länder wie Kroatien und Malta haben Preise angeboten, um die Teilnahme zu fördern
Kunden senden ihre Quittungen an die Steuerbehörden, um an einer Verlosung teilzunehmen
Damit soll verhindert werden, dass Geschäftsabschlüsse nicht gezeichnet werden.
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