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Fahrtkosten absetzen: Alle Regeln und Tricks … – Gründer.de Update
20/01/2022 · Fahrtkosten von der Steuer absetzen – Regeln für die Steuererklärung. Damit Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten absetzen können, müssen diese als Werbungskosten in der Anlage N der Steuererklärung vorhanden sein. Diese Werbungskosten für die Fahrten werden auch Kilometerpauschale, Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale genannt.
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Definition Reisekosten – Was versteht man unter Reisekosten?
Unter Fahrtkosten werden alle Ausgaben für Fahrten verstanden, die für die einfache Fahrt zur Hauptarbeitsstätte erforderlich sind
Dabei ist nicht entscheidend, ob der Arbeitnehmer die Fahrten mit dem eigenen Pkw, mit öffentlichen Verkehrsmitteln, mit dem Fahrrad, mit einem Dienstwagen oder in einer Fahrgemeinschaft antritt
Grundsätzlich ist es Arbeitnehmern jedoch möglich, die angefallenen Reisekosten abzuziehen und somit beim Finanzamt steuerlich geltend zu machen
Je nach Verkehrsmittel ändert sich auch der Betrag, der pro Kilometer für die Fahrtkosten in der Steuererklärung abgesetzt werden kann
Hinzu kommt ein Betrag, der pauschal von der Steuer abgesetzt werden kann für die Erstattung von Reisekosten
Dieser Betrag wird offiziell als Wegstreckenpauschale bezeichnet, oft aber auch als Kilometerpauschale, Fahrtkostenpauschale oder Pendlerpauschale
Reisekosten steuerlich absetzen – Regeln für die Steuererklärung
Damit Arbeitnehmer ihre Reisekosten abziehen können, müssen diese als Werbungskosten in Anlage N der Steuererklärung aufgeführt werden
Diese Werbekosten für die Fahrten werden auch als Kilometerpauschale, Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale bezeichnet
Wichtig zu wissen ist, dass pauschal 30 Cent pro gefahrenem Kilometer als Fahrtkostenpauschale steuerlich absetzbar sind
Für die Kilometerpauschale bzw
Pendlerpauschale zählt jedoch nur die einfache Fahrt zur Arbeit, nicht die Hin- und Rückfahrt
Zudem erkennt das Finanzamt eine unbegrenzte Anzahl von Fahrten zur Arbeit und zurück beim Fahrpreis nicht an
Wenn Sie beispielsweise fünf Tage die Woche arbeiten, können Sie dem Finanzamt 220 bis 230 Fahrten melden
Arbeitet man hingegen sechs Tage die Woche, kommen 260 bis 280 Fahrten für die Fahrtkostenerstattung hinzu
Neben dieser Begrenzung der maximalen Anzahl von Fahrten, die als Fahrtkosten in der Steuererklärung abgesetzt werden können, gibt es noch eine weitere Regelung
Denn jeder Mitarbeiter muss für die Fahrtkostenerstattung immer den kürzesten Weg zur Arbeit wählen
Für die Fahrtkostenpauschale bedeutet dies, dass längere Fahrten zur Fahrtkostenerstattung beim Finanzamt nur dann zulässig sind, wenn diese Umwege günstiger sind
Außerdem gilt seit Januar 2021 folgende Regelung: Für die ersten 20 Kilometer können 30 Cent als Fahrgeld pro gefahrenem Kilometer abgesetzt werden, für alle darüber hinausgehenden Kilometer 35 Cent
Generell können bis zu 4.500 Euro als Fahrtkostenerstattung und Kilometergeld bzw
Pendlerpauschale abgesetzt werden
Fahrtkosten mit dem Kilometertarif absetzen – Kilometerpauschale berechnen
Wenn Sie Ihre Fahrtkosten vom Finanzamt absetzen wollen, aber die Pauschale nicht nutzen, können Sie für die Steuererklärung auch den sogenannten Kilometersatz ermitteln
Dies bezieht sich auf die tatsächlichen Fahrzeugkosten pro Jahr
Für die Kilometerpauschale bzw
Pendlerpauschale sind folgende Schritte notwendig:
Ermitteln Sie alle Fahrzeugkosten der letzten 12 Monate, zum Beispiel Reparaturkosten, Kraftstoff, Wartung, Kosten für die Garage, Kfz-Steuer, Haftpflichtversicherung, Zinsen für Kaufkredite etc
Parkgebühren, Unfallkosten, Strafzettel und Beiträge zur Unfallversicherung zählen nicht als Fahrzeuge -Kosten der Fahrtkostenpauschale
Berechnen Sie die anteilige Abschreibung des Autos, also die Wertminderung von Vermögenswerten
Diese Angaben zur Reisekostenerstattung können anhand einer Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen ermittelt werden
Nun wird der Kilometersatz berechnet und damit die Kosten pro gefahrenem Kilometer
Alle Kosten werden durch die gefahrenen Kilometer geteilt
Dieser Wert kann dann als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben werden, wobei Belege zur Sicherung der Fahrtkostenpauschale immer vorliegen sollten
Doppelte Haushaltsführung
Eine Besonderheit gibt es noch bei der doppelten Haushaltsführung, beispielsweise bei Familien
Denn auch die Kosten für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung können über die Entfernungspauschale berücksichtigt werden
Auch Fahrtkosten können hier abgesetzt werden
Die Begrenzung auf den Höchstbetrag von 4.500 Euro gilt übrigens nicht für Familienheimfahrten
Fahrtkostenabzug ohne eigenen Pkw
Die Fahrtkostenpauschale bzw
Entfernungspauschale kann unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel beantragt werden
Deshalb können Arbeitnehmer, die ihren täglichen Weg zur Arbeit zu Fuß oder mit dem Fahrrad zurücklegen, die Wegepauschale auch als Werbungskosten geltend machen und damit die Fahrtkosten absetzen
Allerdings muss die Obergrenze des Fahrpreises berücksichtigt werden
Denn Beschäftigte, die mit dem Motorrad, Moped oder Fahrrad oder in einer Fahrgemeinschaft zur Arbeit fahren, können eine Kostenobergrenze von maximal 4.500 Euro als Werbungskosten der Fahrtkostenpauschale geltend machen
Hinzu kommen bis zu 4.500 Euro als Fahrtkostenpauschale für den öffentlichen Nahverkehr
3 Tricks, die beim Abzug von Reisekosten helfen
Mit folgenden Tricks können Fahrtkosten noch einfacher abgesetzt werden, um die Kilometerpauschale oder Pendlerpauschale beim Finanzamt zu verlängern:
Trick 1: Fahrtkosten können bei Dienstreisen abgesetzt werden
Wer nicht nur zur Arbeit fährt, sondern auch eine Dienstreise im Auftrag seines Arbeitgebers oder im Rahmen seiner Ausbildung unternimmt, kann seine Fahrtkosten auch beim Finanzamt absetzen
Für die Berechnung werden dann die Fahrtkosten herangezogen, diese Kosten werden aber trotzdem in der Steuererklärung ausgewiesen
Für jeden einzelnen Kilometer können 30 Cent als Fahrtkostenpauschale abgesetzt werden, und das nicht nur für eine einfache Fahrt am Tag
Aber sowohl für die Hinfahrt als auch für die Rückfahrt
In der Regel werden diese Aufwendungen nicht als Kilometerpauschale oder Pendlerpauschale ausgewiesen, sondern als Dienstreisekosten
Trick 2: Auch eine Wegstrecke gehört in die Steuererklärung
Was viele über Tarife nicht wissen: Die Kosten für einen mit dem eigenen Auto, Fahrrad oder E-Bike zurückgelegten Wegabschnitt sind als Fahrtkosten steuerlich absetzbar
Dazu gehört zum Beispiel, zum Bahnhof zu gehen und dann mit der Bahn zur Arbeit zu fahren
Besonders praktisch ist, dass das Finanzamt für diese Abschnitte keine steuerliche Höchstgrenze vorgibt
Das bedeutet, dass die Abschnitte der Kilometerpauschale bzw
der Pendlerpauschale immer uneingeschränkt in der Steuererklärung auftauchen können
Trick 3: Auch Selbständige können Reisekosten absetzen
Tatsächlich lohnt sich der Abzug der Fahrtkosten beim Finanzamt auch für Selbständige
Denn wenn Sie für Ihr eigenes Unternehmen unterwegs sind und beispielsweise Kunden besuchen, können Sie die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben absetzen
So können die Fahrtkosten als Kilometerpauschale oder Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend gemacht werden
Die Entfernungspauschale bzw
Fahrtkostenpauschale gilt auch zwischen Wohn- und Firmensitz, wie bei Arbeitnehmern
Fazit zur Pendlerpauschale
Wenn Sie Ihre Reisekosten absetzen oder in Ihre Steuererklärung einbeziehen möchten, sollten Sie sich zunächst mit der Berechnung vertraut machen
Denn nur dann ist es möglich, möglichst viele Reisekosten steuerlich abzusetzen
Wenn Sie sich die Berechnung der Fahrtkosten und der Kilometerpauschale bzw
Pendlerpauschale dennoch nicht zutrauen, lohnt es sich auch, einen Steuerberater zu fragen
Denn insgesamt sind große Summen als Fahrtkostenerstattung für lange Wege zur Arbeit absetzbar
Und diese Chance auf steuerliche Vorteile beim Finanzamt rund ums Thema Fahrgeld sollte sich kein Arbeitnehmer oder Selbstständiger entgehen lassen
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Reisekostenabzug
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Buchhaltung für Anfänger: Die wichtigsten Grundlagen … Aktualisiert
03/02/2022 · Für jedes Unternehmen sind die Grundlagen der Buchhaltung essentiell wichtig. Selbst wenn man zum Jahresabschluss keine Bilanz erstellen, sondern nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen muss, müssen Betriebseinnahmen und vor allem auch Betriebsausgaben in irgendeiner Form sinnvoll nachgewiesen werden können.
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Definition: Was ist Rechnungswesen?
Das Rechnungswesen hat innerhalb eines Unternehmens die Aufgabe, alle Zahlungspläne zu erfassen und auszuwerten
Früher war es üblich, alle Belege von Hand zu erstellen und in Buchform zu sortieren, weshalb die Buchhaltung ihren Namen erhielt
Heutzutage werden dafür natürlich hauptsächlich Software oder EDV-Systeme eingesetzt
Mit diesen lassen sich Gehaltszahlungen, Einnahmen, Ausgaben, Buchhaltung und andere Aufgaben ganz schnell und einfach archivieren
Dies ist besonders nützlich als Einführungskurs für Anfänger, die gerade erst anfangen, die Grundlagen der Buchhaltung zu erlernen
Kann jeder Buchhaltung machen?
Grundsätzlich schreibt das Gesetz vor, dass alle Unternehmen in Deutschland zur Buchführung verpflichtet sind
Was dann am Ende eines Geschäftsjahres beim Finanzamt einzureichen ist, hängt von der Rechtsform ab
Und auch wenn die Buchhaltung für Anfänger etwas kompliziert erscheint, kann und darf sie jeder Unternehmer selbst erledigen
Wer sich dieser Aufgabe und den Grundlagen der Buchhaltung aber nicht gewachsen fühlt, kann auch auf einen Steuerberater zurückgreifen
Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchhaltung
Bei der Einführung fragen sich viele, ob die Begriffe Buchhaltung und Buchführung identisch sind
Schließlich wird es im Alltag oft als Synonym verwendet
Tatsächlich ist dies nicht ganz richtig
In der Buchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle, die das Vermögen des Unternehmens betreffen, dokumentiert und analysiert
Dazu gehören zum Beispiel die folgenden Vorfälle:
Einkommen und Umsatz
Abschreibungen
Kredite
Mietkosten
Aufwendungen für Material, Löhne und Gehälter
In der Buchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle anhand von Belegen erfasst
Die Buchhaltung spiegelt somit den Status eines Unternehmens in Zahlen wider und ist somit eine wichtige Informationsquelle
Wer ist buchführungspflichtig? Unternehmer stoßen bei der Einführung oft auf den Begriff der Buchhaltung
Grundsätzlich bedeutet dies die Pflicht zur doppelten Buchführung, einschließlich der Erstellung von Jahresabschlüssen und Bilanzen
Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Methoden der Gewinnermittlung in der Buchführung: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Die doppelte Buchführung (Doppik)
Welche Methode für ein Unternehmen geeignet ist, hängt im Wesentlichen von der Rechtsform des Unternehmens ab, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist und welchen Jahresumsatz und Jahresabschluss das Unternehmen erzielt hat
Die Pflicht zur Führung der doppelten Buchführung hat folgende Rechtsformen: Darüber hinaus sind Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind und die festgelegten Einkommensgrenzen überschreiten, zur Buchführung verpflichtet
Daher sind Unternehmen, die keiner der oben genannten Rechtsformen entsprechen, nicht im Handelsregister eingetragen sind und folgende Einkommensgrenzen nicht überschreiten, nicht buchführungspflichtig: Umsatz: 600.000 Euro
Jahresüberschuss: 60.000 Euro
Buchhaltung mit Einkommensüberschussrechnung
Bei der Einführung in die Buchführung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen Sie grundsätzlich fleißig Belege sammeln und anhand dieser Ihre Einnahmen und Ausgaben vergleichen
Da dieser Vergleich jedoch für Außenstehende nachvollziehbar sein muss, sollten Sie Ihre Ablage gut sortieren und über ein transparentes System nachdenken, mit dem Sie Rechnungsnummern vergeben und Belege zuordnen können
Außerdem ist es für Sie wichtig zu wissen, welche Ausgaben Sie von Ihrem Einkommen abziehen können, um Ihren Jahresgewinn zu berechnen
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie sich auch erkundigen, welchen Steuersatz Sie berechnen müssen
Diese beträgt in der Regel 19 Prozent für Waren und Dienstleistungen und 7 Prozent für Lebensmittel und kreative Leistungen, die Urheberrechte begründen.
Am Ende des Jahres können Sie anhand dieser Zahlen eine Einkommensüberschussrechnung erstellen, die Sie Ihrer Einkommensteuererklärung beifügen können
Was auf Ihrer Einnahmenseite übrig bleibt, stellt dann Ihren Gewinn dar
Doppelte Buchführung
Etwas komplizierter ist die doppelte Buchführung
Jeder Geschäftsvorfall Ihres Unternehmens muss buchhalterisch erfasst und einem Konto zugeordnet werden
Außerdem sind hier die sogenannte Kontierung, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz fällig
Mit der sogenannten Kontierung wird dann festgelegt, auf welches Konto ein Geschäftsvorfall gebucht werden soll
Dieser Buchungsbeleg wird dann mit einem Stempel oder EDV-Aufkleber vorbelegt
Diese Information über die Vorkontierung ergibt dann einen Buchungssatz, aus dem die Buchhaltung weiß, auf welches Konto der Beleg gebucht werden soll
Für den Abrechnungsbeleg zur Buchhaltung werden dann folgende Angaben benötigt: Buchungsdatum und Buchungsnummer
Belegnummer und Belegdatum
Buchungstext
Menge
Wie ist eine klassische Buchhaltung aufgebaut? Die Grundlagen der gewöhnlichen Buchhaltung werden in Debitoren-, Kreditoren- und Banken unterteilt, was für Anfänger bei der Einführung oft sehr verwirrend klingt
Man kann sagen: Eine Einteilung danach ist immer sinnvoll und richtig
So kann jeder, sei es der Steuerberater, ein Wirtschaftsprüfer vom Finanzamt oder der eigene Mitarbeiter, immer das auswählen, was er gerade braucht
Die einzelnen Positionen lassen sich wie folgt charakterisieren: Forderungen
Forderungen sind die Personen und Unternehmen, die Ihnen Geld für von Ihnen bereitgestellte Dienstleistungen oder Produkte schulden
Man spricht hier auch zusammenfassend von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Das sind also alle Rechnungen, die Sie Ihren Kunden schreiben
Es sind die Posten, die später Ihren Umsatz in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) und im Jahresabschluss ausmachen
Das heißt, hierher gehören nicht nur die Rechnungen, mit denen Sie positive Umsätze machen, sondern auch Gutschriften und Stornorechnungen
Dies sind buchhalterisch Umsatzminderungen
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Kreditoren sind die Personen und Unternehmen, denen Sie Geld schulden, weil sie eine Dienstleistung für Sie erbracht haben
Man spricht zusammenfassend von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Damit sind alle Rechnungen gemeint, die ein anderes Unternehmen an Ihr Unternehmen schickt, oder Bestellungen, die Sie bei Privatpersonen aufgeben, die Ihnen natürlich keine Rechnung ausstellen
Ähnlich wie die Debitorenbuchhaltung gehören auch Gutschriften und Rabatte, die Sie für bestellte Leistungen erhalten, hierher
Dies kann passieren, wenn Sie ein Produkt zurücksenden oder für einen Mangel an einem Produkt oder einer Dienstleistung finanziell entschädigt werden
Letztlich sind es die Items, die den Aufwand Ihres Unternehmens beschreiben
Banken
Die Banken sind einfach alle Ihre geschäftlichen Kontoauszüge
Debitoren und Kreditoren kommen hier so zusammen, dass alle Posten belastet oder gutgeschrieben werden
Es ist Ihr Nachweis, dass Sie die Schuldner und Verkäufer rechtmäßig gebucht haben
Bei allen Forderungen und Verbindlichkeiten, die nicht irgendwann über die Bank abgewickelt werden, ist man spätestens im Jahresabschluss an dem Punkt angelangt, an dem man sich als Buchhalter die Frage stellen muss: Was ist aus dieser Position geworden ? Warum wurde es nicht geregelt? Die Gründe dafür können unterschiedlicher Natur sein: Es liegt irgendein Buchungsfehler vor, der dann in der Jahresabschlussarbeit geklärt und gegebenenfalls korrigiert wird
Rechnungen sind tatsächlich noch unbezahlt – entweder von Ihnen oder Ihren Kunden
Eine Rechnung wurde doppelt gebucht, zB weil mehrere Exemplare in der Buchhaltung gelandet sind.
Es gibt noch offene Posten, meist als „Durchgangsposten“ verwendet, mit denen die entsprechenden Posten nicht korrekt verrechnet wurden.
Rechnungen aus dem laufenden Jahr werden erst im Folgejahr bezahlt
Welche anderen Posten können in die Buchhaltung aufgenommen werden?
Darüber hinaus gibt es einige Positionen, die optional auftreten können
In der Regel hat aber fast jedes Unternehmen eine oder mehrere dieser Positionen im Rechnungswesen, was gerade für Einsteiger eine gute Orientierung als Einstieg in das Erlernen der Grundlagen bietet
Egal, was für ein Unternehmen Sie haben: Sie werden auch einige Barausgaben für das Unternehmen haben – selbst wenn Sie nur Kaffee für die Mitarbeiter holen gehen
Ist dies häufiger der Fall, verfügt das Unternehmen über eine Kasse mit einem bestimmten Bargeldbetrag
Spesen können jederzeit auch bar bezahlt werden
Die wichtigste Grundregel: Kein Geld ohne Quittung ausgeben
Gerade Registrierkassen sind ein äußerst anfälliger Punkt bei Betriebsprüfungen, da die Anforderungen an die Kassenführung so hoch sind, dass sie kaum zu erfüllen sind
Deshalb müssen Sie bei der Kassenführung auf maximale Präzision und Transparenz achten
Über alle Einnahmen und Ausgaben, die Ihren Kassenbestand verändern, müssen Sie ein Kassenbuch führen – und das tagesaktuell
Wichtig: Tun Sie dies nicht (nur) mit Excel
Durch die ständige Änderbarkeit der eingegebenen Daten erkennt das Finanzamt die Registrierkasse nicht als revisionssicher an und kann sie ohne Prüfung des Inhalts sofort verwerfen
Es gibt zwei mögliche Alternativen
Einerseits können Sie das Kassenbuch händisch führen
Kassenbücher dafür finden Sie in jedem einigermaßen gut sortierten Online-Shop für Bürobedarf
Oder Sie kaufen eine echte Registrierkasse, die eine vom Finanzamt anerkannte, revisionssichere und nach Möglichkeit mit Update-Garantie ausgestattete Software nutzt
Hier können Sie dann eigentlich keine Transaktionen mehr über Ihre Kasse abwickeln, ohne dass die Software dies irgendwie erkennt
Dies kann für Anfänger sehr praktisch sein, insbesondere zum Erlernen der Grundlagen der Buchhaltung
Praktische Tipps für das Cash-Management
Egal wie Sie es machen: Alle Geldeingänge gehören dann nicht in die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, sondern hinter die Kasse
Das Cash Management muss chronologisch erfolgen
Sie können also nicht erst am 15
des Monats und dann am 12
des Monats eine Ausgabe erfassen
Ein Fehler, den viele beim Kassenmanagement machen, ist das Besessensein auf das Belegdatum
Sie erhalten beispielsweise eine Kassenquittung vom 10
des Monats, die von einem Mitarbeiter auf den 15
vorgezogen wird – und tragen dann den 10
als Ausstellungsdatum ein
Das ist aber faktisch falsch, denn Ihr Kassenbestand hat sich erst am 15
geändert, als Sie dem Mitarbeiter die Quittung gegeben haben
Das ist das Einzige, was zählt
Die Kasse und der Kassenbestand sollten monatlich überprüft werden, denn bei einer Prüfung muss die Kasse den Kassenbuchstand auf den Cent genau abgleichen
Sie möchten auch wissen, ob Ihre Mitarbeiter die Kasse korrekt führen oder ob plötzlich Geld fehlt
Bei der Prüfung ausgefüllte Zählprotokolle mit der Zusammensetzung des Kassenbestandes können der Kasse zusätzliche Sicherheit geben
Und noch ein letzter Hinweis aus der Praxis: Ein Kassenbestand kann nie negativ werden
Man kann nicht mit 50 Euro in den Elektromarkt gehen und sich damit eine Waschmaschine für 500 Euro kaufen
Das funktioniert einfach nicht
Gehälter
Sobald Sie mindestens einen Arbeitnehmer haben oder sich in einer Kapitalgesellschaft Gehalt leisten wollen, müssen auch die Löhne und Gehälter als Kosten erfasst werden
Wenn der Steuerberater die Lohnabrechnungen für Sie erstellt, müssen Sie sich um nichts kümmern, denn er kann die Daten aus dem Lohnprogramm mit allen notwendigen Vorbelegungen in die Buchhaltung ziehen
Wenn die Gehälter in Ihrem Unternehmen angelegt werden, kann mindestens ein entsprechender Buchungsbeleg generiert werden
Aber jede halbwegs professionelle Software hat irgendeine Art von Schnittstelle, wie die Daten auch digital gezogen und in die Buchhaltung importiert werden können
Also sollte das normalerweise kein Problem sein
Eine gute Software für die Buchhaltung kann sich daher gerade für Einsteiger als Einstieg in das Erlernen der Grundlagen sehr lohnen
PayPal
Viele moderne Unternehmen verwenden ein PayPal-Konto, um Zahlungen zu tätigen oder zu empfangen oder beides
Wenn das bei Ihnen regelmäßig der Fall ist, sollten Sie das PayPal-Konto unbedingt mit den Monatsabrechnungen in der Buchhaltung hinterlegen
Es ist wichtig, sich immer rechtzeitig um alle Belege für Einkäufe zu kümmern
Hier haben Sie ein sehr hohes Potential, fehlende Belege und damit Mehrarbeit in der Buchhaltung zu liefern
Das kostet Sie letztendlich Geld
Kreditkarten
Je nach Verantwortungsbewusstsein des Inhabers sind Kreditkarten in der Buchhaltung oft ein leidiges Thema
Hier können Dokumente fehlen, die man später aber oft kaum oder nur über Umwege bekommt
Auch das kostet Sie und Ihr Unternehmen Geld, denn ohne Belege ist es schwierig, Betriebsausgaben geltend zu machen
Dies ist häufig bei Reise- und Bewirtungskosten der Fall
Im Grunde können Sie Kreditkarten wie ein Kassenbuch aufbauen: Einfach bei jeder getätigten Zahlung den Beleg auf dem Kontoauszug hinzufügen
Was mache ich mit Belegen, die durchs Raster fallen?
Gut möglich, dass es noch einen ganz kleinen Restbestand an Fakten gibt, den Sie so nicht erfassen können
Beispielsweise können Sie Ihr persönliches Konto verwenden, um die Zahlung einer Geschäftsausgabe zu initiieren
Oder Sie leisten eine Barzahlung, die Sie nicht an der Kasse begleichen
Dann besteht immer noch die Möglichkeit, diese Belege als Eigenleistung gegen die Kosten zu verbuchen
Bei einer Kapitalgesellschaft gibt es keine Eigeneinlagen, sondern die Möglichkeit, diese Posten als Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter (also Ihnen) zu verbuchen
Das bedeutet, dass das Unternehmen Ihnen das Geld schuldet und es wird auch in den Konten hervorgehoben
Diese Haftung erlischt, wenn Ihr Unternehmen Ihnen die Kosten erstattet
Was passiert, wenn noch Quittungen fehlen? Wenn die Unterlagen einigermaßen vollständig eingereicht werden, kann Ihnen der Bearbeiter immer eine ziemlich genaue Liste darüber geben, welche Zahlungen unklar sind
Dies sind Sendungen, die oft als „fehlende Dokumente“ oder „Durchgangssendungen“ bezeichnet werden
Idealerweise sollten Sie sich so schnell wie möglich darum kümmern, diese fehlenden Dokumente zu finden
Einen möglichen Vorsteuerabzug und Betriebsausgabenabzug erhalten Sie nur mit den entsprechenden Rechnungen
Tun Sie dies nicht zeitnah, werden Sie spätestens im Jahresabschluss erneut nach solchen Positionen gefragt
Und wenn Sie dafür keinen Beleg finden, werden daraus in der Praxis meist private Ausgaben, die Ihren Gewinn nicht schmälern
Das bedeutet höhere Steuerzahlungen für Ihr Unternehmen
Wie oft sollte ich meine Buchhaltungsunterlagen zusammenstellen?
Für die Umsatzsteuervoranmeldung gibt es im Steuerrecht drei unterschiedliche Fristen: monatlich, vierteljährlich und jährlich
Auch bei einer mittelgroßen Buchhaltung empfiehlt es sich eindeutig, die Belege monatlich zusammenzustellen
Es ist einfach viel übersichtlicher, man kann viel detaillierter nach Fakten suchen und Probleme lassen sich viel einfacher zu einem bestimmten Zeitpunkt lokalisieren
In der Praxis heißt das: Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit Rechnungsdatum vom ersten bis zum letzten des Monats anlegen
Wer es besonders attraktiv gestalten möchte, kann nach Rechnungsdatum, alphabetisch oder (bei Debitoren) nach Rechnungsnummer aufsteigend sortieren
Bank- und PayPal-Auszüge vom ersten bis zum letzten des Monats vollständig ablegen
Das Kassenbuch ist vom ersten bis zum letzten des Monats
Spätestens am Monatsende wird ein neuer Kassenzettel mit Saldenübernahme begonnen
Der Einfachheit halber reichen Sie die Kreditkartenabrechnungen mit allen Belegen in dem Monat ein, in dem die Abrechnung endet
Dies ist nicht immer zu 100 Prozent korrekt, da Kreditkarten auch monatsübergreifende Positionen enthalten können
Aber es ist der einfachste und praktischste Weg, der einfach viel Zeit spart
Gibt es Alternativen zu dieser Sortierung?
Natürlich gibt es auch Alternativen zu dieser Sortierung
Allerdings ist dieses Modell eines, das sich in vielen Buchhaltungsabteilungen als Grundlage und gängige Praxis auch für Einsteiger bei der Einführung etabliert hat
So machen Sie garantiert nie etwas falsch, egal was für ein Geschäft Sie mit welcher Art von Besteuerung betreiben
Nur in Sonderfällen sollten Sie davon abweichen
Dies kann beispielsweise bei der tatsächlichen Besteuerung der Fall sein
Im Gegensatz zur Sollbesteuerung wird die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen erst beim tatsächlichen Einzug des Geldes fällig, nicht bei der Rechnungsstellung
So können Sie auf Wunsch auf die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung verzichten und einfach jedem Kontoauszug den entsprechenden Beleg beilegen
Es kann für Sie zum Problem werden, wenn Sie bestimmte Rechnungen an Ihr Unternehmen nicht zeitnah bezahlen, sondern über einen Zeitraum von Monaten offen lassen
Der Vorsteuerabzug bleibt von der Regelung der tatsächlichen Besteuerung unberührt, sodass Sie bereits ohne Bezahlung Ihrer Rechnungen die Vorsteuer vom Finanzamt geltend machen können
Wird die Quittung jedoch nicht als Gläubiger, sondern erst bei Zahlung in der Bank aufgefunden, verzichtet man auf diesen Vorteil
Es ist daher eigentlich besser und sicherer, mit der oben vorgestellten Struktur zu arbeiten
Fazit
Grundsätzlich sind die Grundlagen der Buchhaltung auch für Anfänger kein Hexenwerk
Wichtig ist, dass Sie nach der Einführung eine klare, nachvollziehbare Struktur schaffen, nach der Sie die Belege sortieren
Idealerweise richten Sie es wie oben beschrieben ein, denn wirklich jeder Sachbearbeiter im Umkreis kann mit der Struktur etwas anfangen
Vermeiden Sie es, alle Belege einfach in eine Kiste zu werfen und die Mitarbeiter sortieren zu lassen
Dies führt einerseits zu einer schlechten Übersicht über die Belege, andererseits zu vermehrten Rückfragen zu fehlenden Belegen
Sie können sich sicherlich auch vorstellen, dass die Motivation der Mitarbeiter, solche Dinge zu sortieren, nicht besonders groß ist
Letztendlich kostet Sie diese Vorgehensweise auch Ihr Geld
Geben Sie deshalb der Buchhaltung in Ihrem Unternehmen den Stellenwert, den sie braucht und verdient
Wichtig: Das ist die Struktur, wie die Grundlagen der klassischen physischen Buchführung funktionieren
Wenn Sie Ihre Buchhaltung lieber digital erledigen, empfehlen wir Ihnen außerdem unseren Artikel zur Buchhaltungssoftware
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Buchhaltung für Einsteiger
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Beschreibung des Urheberrechts in RDF Creative Commons Rights Expression Language
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Verteilung Verteilung, öffentliche Ausstellung und öffentliche Aufführung
Abgeleitete Werke Vertrieb von abgeleiteten Werken
Sharing erlaubt kommerzielle Derivate, aber nur den nichtkommerziellen Vertrieb
Bedarf
Beachten Sie, dass Urheberrechts- und Lizenzhinweise intakt bleiben
Die Namensnennung erfolgt an den Inhaber des Urheberrechts und/oder den Autor
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Von Copyleft abgeleitete und kombinierte Werke müssen unter festgelegten Bedingungen lizenziert werden, die denen des Originalwerks ähneln
Abgeleitete Werke mit geringerem Copyleft müssen unter bestimmten Bedingungen lizenziert werden, mit mindestens den gleichen Bedingungen wie das Originalwerk; Kombinationen mit dem Werk können unter anderen Bedingungen lizenziert werden
Verbote
Kommerzielle Nutzung Ausübung von Rechten für kommerzielle Zwecke
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Lizenzeigenschaften
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cc:requires Eine Lizenz erfordert eine Anforderung
cc:prohibits Eine Lizenz verbietet ein Verbot
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cc:attributionURL Die URL, die der Ersteller eines Werks verwenden möchte, wenn er die Wiederverwendung zuschreibt
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