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Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Tipps zur Umsetzung Update

22/02/2022 · Das Verarbeitungsverzeichnis dient insgesamt dazu, gegenüber der Aufsichtsbehörde nachzuweisen, dass datenschutzrechtliche Maßnahmen im Unternehmen eingeführt und beachtet werden. Diese zusätzlichen Informationen können weitere Prüfungen und Fragen der Aufsichtsbehörden vorweg erledigen. Beispiele und Muster für …

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technisches Papier

Im Tagesgeschäft ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oft nur dann ein Thema, wenn sich etwas im Unternehmen verändert – neue Software, neue Mitarbeiter, neue Prozesse

Oder wenn unerwartet eine Anfrage des Betroffenen hereinflattert

Aber auch wenn nichts dringend ist, sollten die Dokumentationspflichten der DSGVO gerade in den ruhigen Minuten thematisiert werden

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) nach der DSGVO

Eine der zentralsten Dokumentationspflichten aus der DSGVO stammt aus Art

30 und schreibt vor, dass ein „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ (VVT) geführt werden muss, dies wird meist „Verarbeitungsverzeichnis“ genannt

Darin müssen alle Datenverarbeitungen aufgeführt werden, die personenbezogene Daten betreffen

Es dient zunächst der Dokumentation und internen Transparenz

Wenn Sie wissen, welche Verarbeitungen im eigenen Unternehmen stattfinden, können Sie schnell und präzise auf Anfragen von Betroffenen reagieren

Auch das Verarbeitungsverzeichnis ist der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorzulegen

Es wird davon ausgegangen, dass es schon lange existiert und kontinuierlich gepflegt wird

Eine lange Frist für die Vorlage ist seitens der Behörde nicht zu erwarten

Wer braucht ein Verarbeitungsverzeichnis?

Jeder für die Datenverarbeitung Verantwortliche und jeder Datenverarbeiter benötigt das Verarbeitungsverzeichnis

Überall dort, wo personenbezogene Daten (die DSGVO gilt nur dafür) verarbeitet werden, muss diese Verarbeitung auch dokumentiert werden

Die Erhebung, Speicherung und Nutzung von Daten von Mitarbeitern eines Unternehmens ist eine solche Datenverarbeitung, ebenso wie Daten in einer Kundenakte

Auch wer eine Website betreibt, dort IP-Adressen von Website-Besuchern erfasst oder E-Mail-Adressen über ein Kontaktformular erhält, verarbeitet Daten

Alle Datenverarbeitungen werden dokumentiert und zusammengefasst: Das Verarbeitungsverzeichnis

Die Verpflichtung gilt wie alle DSGVO-Verpflichtungen für alle Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter mit Sitz oder Niederlassung in Europa sowie für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter, die Daten verarbeiten, auf die die DSGVO Anwendung findet

Hat der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter seinen Sitz außerhalb der EU, muss er einen Vertreter in der EU benennen, der dann für die Pflichten aus der DSGVO – einschließlich der Pflicht zur Führung des Verarbeitungsverzeichnisses – verantwortlich ist

Ausnahmen: Wer muss kein Verzeichnis der zu führenden Verarbeitungstätigkeiten führen?

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In Kunst

30 Absatz 5 DSGVO gibt es Ausnahmen für diejenigen, die kein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen müssen – aber alle, die sich schon beim Überfliegen darüber freuen, dass die Pflicht nicht greift, wenn „weniger als 250 Beschäftigte“ in dem arbeiten Unternehmen ist leider zu früh, um sich zu freuen

Dies gilt nur, wenn die Verarbeitung „nur gelegentlich“ erfolgt und Daten aus den besonderen Kategorien des Art

9 Abs

1 DSGVO werden niemals verarbeitet (z

B

Gesundheitsdaten)

Aber was bedeutet „gelegentlich“ in diesem Zusammenhang? Die „nicht nur gelegentliche“ Verarbeitung von Daten ist in der heutigen Zeit der absolute Normalfall

Handwerker haben Websites, handhaben Kundentelefonnummern auf Smartphones, selbst kleine Produktionsbetriebe haben ihre Mitarbeiterdaten mittlerweile in elektronischen Akten und wickeln ihre Geschäfte per E-Mail ab

All dies ist mehr als nur eine „gelegentliche“ Datenverarbeitung, sodass auch in kleinen Unternehmen regelmäßig eine VVT ​​erstellt werden muss

Jeder, der es mit besonders geschützten Daten zu tun hat, etwa ein Pflegedienst, der Gesundheitsdaten speichert, oder eine kleine Beratungsstelle, die etwa in Diskriminierungsfällen auch schnell Informationen zur ethnischen Herkunft oder Weltanschauung verarbeitet

Werden besondere Kategorien von Daten verarbeitet, muss immer ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt werden, unabhängig davon, wie „gelegentlich“ eine Verarbeitung erfolgt oder wie viele Mitarbeiter es gibt

Wer führt das Verarbeitungsverzeichnis im Unternehmen?

Für die Pflege und Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses ist der Verantwortliche persönlich verantwortlich

Dies ist regelmäßig der Inhaber oder gesetzliche Vertreter eines Unternehmens

Bei Unternehmen außerhalb der EU ist dies deren benannter Vertreter in der EU

Wie bei allen Datenschutzfragen sollte natürlich der betriebliche Datenschutzbeauftragte mit Rat und Tat zur Seite stehen

Die Verantwortung liegt jedoch bei der Geschäftsführung, also dem Geschäftsführer oder Inhaber

Die Inhalte des Verzeichnisses, also welche Daten in den einzelnen Abteilungen eines Unternehmens wie verarbeitet werden, müssen von den einzelnen Abteilungen bereitgestellt werden

Außerhalb der Abteilung fehlt es oft einfach an Detailkenntnissen, wie hier gearbeitet wird

Das Bearbeitungsverzeichnis ist also ein To-do für das gesamte Unternehmen

Was gehört in ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten?

Der Inhalt des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten ist in Art

30 Abs

1 dargestellt, hier sind insbesondere die Pflichtangaben aufgeführt

Die VVT ​​ist „schriftlich“ zu führen, es reicht aber auch eine digitale Version

Wie detailliert das Verarbeitungsverzeichnis sein muss, hängt davon ab, wie komplex das Unternehmen ist und wie viele verschiedene Verarbeitungsarten es gibt

Wo bereits Konzepte und Prozessbeschreibungen (z

B

für TOMs) vorhanden sind, müssen diese nicht dupliziert werden, sondern können beigefügt oder referenziert werden

Die Pflichtangaben sind:

Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten

Verarbeitungszwecke,

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und betroffener Daten,

Kategorien von Empfängern von Datenübermittlungen

Offenlegung aller Datenübermittlungen in Drittländer (außerhalb der EU) einschließlich aller dafür erforderlichen Garantien

Soweit möglich, die vorgesehenen Löschfristen für die Daten

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Beschreibung der allgemeinen technischen und organisatorischen Maßnahmen

Was sind Verarbeitungstätigkeiten im Sinne der DSGVO? Die Verarbeitungstätigkeit unterscheidet sich von der Datenverarbeitung, sie ist weiter gefasst: Als Verarbeitungstätigkeit gilt jede Datenverarbeitung, die zu einem bestimmten Zweck erfolgt

Bei einer sehr kleinen Organisationseinheit kann dies auch bedeuten, dass beispielsweise die Personalabteilung als eine Verarbeitungstätigkeit zusammengefasst werden kann

In größeren Unternehmen sind damit meist einzelne Vorgänge gemeint, die zu einem bestimmten Zweck stattfinden, wobei auch mehrere Datenverarbeitungen stattfinden können

Verarbeitungsliste: Tipps zur Umsetzung

Liegt bisher keine datenschutzrechtliche Dokumentation vor, muss zunächst festgestellt werden, in welchen Fällen personenbezogene Daten beispielsweise von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern erhoben und verarbeitet werden

Als erster Anhaltspunkt sollen hier alle im Unternehmen genutzten Anwendungen und Tools aufgelistet werden, in denen personenbezogene Daten gespeichert werden

Dies hilft auch, die Datenflüsse im Unternehmen zu ermitteln (Datenmapping)

Wenn Sie besonders viele miteinander verknüpfte Datenflüsse haben, können Sie diese zur besseren Übersicht in Datenflussdiagrammen darstellen

Diese Informationen dienen dann auch als Grundlage für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

In der Praxis wird dies der Übersichtlichkeit halber meist aus mehreren Verzeichnissen für verschiedene Verarbeitungstätigkeiten bestehen (z

B

Zeiterfassungssystem, CRM-System, Personalinformationssystem).

Wie detailliert das Ganze sein muss, ist umstritten

In der Praxis haben sehr kleine Unternehmen oft nur bis zu 10 Einträge im Verarbeitungsverzeichnis

In mittelständischen Unternehmen können das schnell 30 oder 40 Verarbeitungstätigkeiten umfassen

Das hängt auch davon ab, wie viele Prozesse digitalisiert werden und ob viele verschiedene Tools zum Einsatz kommen

In sehr großen Unternehmen sind 100 oder mehr Einträge möglich

Allerdings ist hier aufgrund des großen Angriffsfeldes für Beschwerden und Kontrollen durch Aufsichtsbehörden eine gute Dokumentation besonders wichtig

Für einen vertiefenden Einstieg bieten sich die GDD-Praxishilfe und der Bitkom-Leitfaden zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten an

■ Was sind die Empfehlungen der Datenschutzaufsichtsbehörden?

Verarbeitet das Unternehmen besonders kritische oder besonders große Datenmengen, sollte neben der bloßen Auflistung der Verarbeitungstätigkeiten auch eine Dokumentation der internen Rechtmäßigkeitsprüfungen hinsichtlich der Verarbeitungstätigkeiten in Erwägung gezogen werden

Es wurden auch andere Schutzmaßnahmen für die betroffenen Datenverarbeitungstätigkeiten getroffen

Insgesamt dient das Verarbeitungsverzeichnis dazu, gegenüber der Aufsichtsbehörde nachzuweisen, dass im Unternehmen Datenschutzmaßnahmen eingeführt und eingehalten wurden

Diese zusätzlichen Informationen können weiteren Prüfungen und Fragen der Aufsichtsbehörden vorgreifen

Beispiele und Vorlagen für die Bearbeitung von Datensätzen

Die Pflichtangaben, die für jede Verarbeitungstätigkeit im VVT aufgeführt werden müssen, lassen sich nur umständlich aus dem Text der Verordnung ablesen

Mit einer Mustervorlage für ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten lässt sich das Ganze auch von Verantwortlichen ohne große Rechtsabteilung managen

Auch wer als Auftragsverarbeiter tätig ist, muss etwas andere Pflichtangaben machen als ein Verantwortlicher

Es gibt eine Vielzahl von Vorlagen von Aufsichtsbehörden, darunter kostenlose Vorlagen für Vereine, Handwerksbetriebe, Arztpraxen, Onlineshops, Autowerkstätten, Beherbergungsbetriebe wie Hotels oder Ferienwohnungen, aber auch für WEG-Verwaltungen

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Bearbeitung erstellen und pflegen Verzeichnis mit Software

Eine Alternative zu den Vorlagen, die auch auf Papier und handschriftlich ausgefüllt werden können, ist eine Datenschutzmanagement-Software

Auch bei diesen werden die Verarbeitungstätigkeiten nach den Pflichtangaben eingetragen, hier besteht aber auch die Möglichkeit, Textbausteine ​​zu verwenden

Die digitale Struktur erleichtert das Suchen, Gruppieren und Sortieren gerade bei längeren Bearbeitungsverzeichnissen

Wird im Unternehmen überwiegend digital gearbeitet, ist diese Handhabung unter Umständen auch einfacher zu handhaben als Eingaben in einem PDF, Excel-Sheet oder Word-Dokument

Bußgelder für unzureichende oder fehlende Verarbeitungsnachweise

Wird auf Verlangen einer Aufsichtsbehörde kein Verarbeitungsverzeichnis vorgelegt, droht ein Bußgeld, Art

83 Abs

4a DSGVO

Der rechtliche Rahmen der Bußgelder ist wie der übliche Rahmen der DSGVO: Bis zu 10 Millionen Euro oder bis zu 2 % des Jahresumsatzes für Unternehmen sind möglich

Im September 2021 verhängte die italienische Datenschutzaufsichtsbehörde ein Bußgeld in Höhe von 800.000 Euro, weil die mit der Bereitstellung von Parkuhren betrauten Betreibergesellschaften völlig chaotische Datenflüsse hatten und zudem keine Verarbeitungsverzeichnisse vorlegen konnten

Schritt für Schritt mit der Auflistung der Verarbeitungstätigkeiten beginnen Schritt

Das Verarbeitungsregister klingt zunächst nach einer Mammutaufgabe, aber wenn Sie sich einmal damit beschäftigt haben, werden Sie auch diesen einschüchternden Teil der Dokumentationspflicht bewältigen können

Jeder weg beginnt mit dem ersten Schritt

Sich als stetiger Gang durch alle Abteilungen an das Bearbeitungsregister heranzutasten, führt eher zum Erfolg, als im Ernstfall hektisch sprinten zu müssen, nachdem die Aufsichtsbehörde bereits mit Bußgeldern droht

Ein Datenschutzmanagementsystem hilft hier sehr, um richtig zu strukturieren und einen sauberen Rahmen zu haben

Wer keine verwenden kann oder will, kann auch die Vorlagen nutzen, um die Informationsflut in den Griff zu bekommen

Einmal angelegt, ist die weitere Pflege bei Veränderungen im Unternehmen kein großes Thema mehr – und alle späteren Datenschutzthemen sind einfacher zu handhaben!

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Mit Hilfe welcher Dokumente erstelle ich das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO? Unser Video gibt Tipps und Hinweise für die praktische Umsetzung.
In unserer mehrteiligen Serie über die Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO heute das Thema \”Strukturierung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten\” noch einmal, jetzt aber mit konkreten Beispielen.
In \”DSGVO erklärt\” erhalten Sie jeden Mittwoch Praxistipps für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Behörde.

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