Top betriebsprüfung kassenbuch Update

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Neues Update zum Thema betriebsprüfung kassenbuch


Das ordnungsgemäße Kassenbuch – so geht’s! New

Feb 21, 2013 · Und zum Kassenbuch: dort wird immer dann eingetragen, wenn eine Geldbewegung statt findet. Da dies beim Einlösen ja nicht der Fall ist, schreibst du dann auch nichts auf. Außer, die Umsatzsteuer wird erst beim Einlösen fällig (s.o.). Das gehört dann aber nicht ins Kassenbuch, sondern wird nur in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung notiert.

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Zuletzt aktualisiert am 2.2.22

Seit 2008 bin ich als ehrenamtlicher Richter am Finanzgericht Köln im 13

Senat tätig

Dieser Senat ist unter anderem zuständig für die Themen Körperschaftsteuer und Beschwerden von Körperschaften zur Gewerbesteuer, also hier Unternehmen und der Selbstständigenstreit mit dem Finanzamt

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Als Unternehmensberater ist das für mich natürlich immer wieder spannend und ich lerne viel über die Gründe, die bei Betriebsprüfungen zu Ärger oder Uneinigkeit führen

Ein häufiger Streitpunkt sind unsachgemäß geführte Kassenbücher

Die darin enthaltenen oder nicht enthaltenen Aufzeichnungen werden dann vom Finanzamt nicht anerkannt oder gar gewürdigt

Natürlich meistens nicht zugunsten des Unternehmens…

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen daher, wie Sie ein ordentliches Kassenbuch führen

Umgangssprachlich werden Kassenbuch, Registrierkasse, Registrierkasse und richtiges Kassenbuch oft gleichbedeutend verstanden

Beim Finanzamt gibt es jedoch Unterschiede

Welche das sind und wer welches Formular einhalten muss – hier ein kurzer Überblick: Was ist ein Kassenbuch? WERBUNG

Im Kassenbuch werden grundsätzlich alle Kassenvorgänge (Einnahmen und Ausgaben) des Unternehmens erfasst

Ob 58 ct

für eine gekaufte Briefmarke oder 279 EUR für ein verkauftes Paar Schuhe, alle Bargeldbewegungen gehören hierher

Je nach Unternehmen kann das Kassenbuch in unterschiedlichen Formen geführt werden

Hier unterscheidet sich das „richtige Kassenbuch“ von der einfachen Dokumentation von Kassengeschäften

Unabdingbare Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Kassenbuchhaltung ist das Vorhandensein einer Betriebskasse

Eine Geschäftskasse muss nicht nur in den Büchern geführt werden, sonst würde ein wesentliches Mittel zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung fehlen (BFH v

06.10.1954 – IV 68/53 U, BStBl

1954 III S

298, und BFH v 01.12.1968 – VI R 33/67, BStBl

1968 II S

341 sowie BFH vom 21.01.1990, BFH/NV 1990 S

683)

D.h

mindestens eine Geldkassette sollte vorhanden sein, die Hosentasche oder das Portemonnaie des Managers sind völlig ungeeignet, da privates und geschäftliches Vermögen hier nicht wirklich getrennt werden können 😉

Wer muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen? Steuerpflichtige, die ihren Gewinn buchhalterisch ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen

Bei einer Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs

3 EStG besteht dagegen grundsätzlich keine Kassenbuchführungspflicht

Das heißt aber nicht, dass EÜR-Wirtschaftsprüfer keine Aufzeichnungen über ihre Kassengeschäfte machen müssen, nur die Form ist nicht so streng geregelt wie bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

Hier genügt eine chronologische Belegsammlung, die die einzelnen Transaktionen dokumentiert und eine Auflistung dieser Aufzeichnungen

Wenn Sie jedoch ein Geschäft mit vielen Barzahlungen führen (Bar, Kiosk), sollten Sie auf jeden Fall ein ordentliches Kassenbuch führen, auch wenn Sie nur ein Einnahmenüberschusskonto machen

Ein ordentlich geführtes Kassenbuch weckt bei einer Betriebsprüfung sicher mehr Vertrauen in die Korrektheit der gesamten Buchführung als diverse Ordner voller Belege

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Der Aufbau des Kassenbuches

Ein Kassenbuch dokumentiert für jeden Geschäftsvorfall (die Reihenfolge ist nicht festgelegt) folgende Informationen: Datum des Geschäftsvorfalls

Fortlaufende Nummer (Belegnummer)

Buchungstext

Betrag und Währung der Einnahmen oder Ausgaben

zugrundeliegender Steuersatz

Umsatzsteuer- oder Vorsteuerbetrag

aktuellen Kassenbestand

Das sieht zum Beispiel so aus: Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie dies auf selbst erstellten Formularen tun oder einfach ein fertiges Kassenbuch kaufen

(Ich kenne mich mit Registrierkassen und anderen elektronischen Kassenbüchern nicht aus, daher gehe ich in diesem Artikel nicht näher darauf ein.) Anforderungen an die Aufzeichnungen im Kassenbuch

Grundsätzlich geht es darum, ein Kassenbuch so zu führen, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen kann

Das heißt konkret:

Kassenbelege müssen vollständig, richtig, rechtzeitig und ordnungsgemäß geführt werden

Bareinnahmen und Barausgaben sind täglich zu erfassen (§ 146 Abs

1 Abgabenordnung – AO)

Complete ist selbsterklärend, richtig wahrscheinlich auch

Pünktlich bedeutet nicht einmal im Monat, sondern täglich sollten die Kasseneinnahmen und -ausgaben notiert werden

Geordnet bedeutet unter anderem, dass jeder Beleg eine Nummer erhält, die im Kassenbuch und auch auf dem Beleg vermerkt ist

Bareinnahmen und Barausgaben sind täglich zu erfassen (§ 146 Abs

1 Abgabenordnung – AO)

Complete ist selbsterklärend, richtig wahrscheinlich auch

Pünktlich bedeutet nicht einmal im Monat, sondern täglich sollten die Kasseneinnahmen und -ausgaben notiert werden

Ordentlich bedeutet unter anderem, dass jeder Kassenbon eine Nummer erhält, die im Kassenbuch und auch auf dem Kassenbon vermerkt ist

Kein Einlass ohne Quittung

Das bedeutet, dass auch private Abhebungen oder Bareinzahlungen auf das Girokonto dokumentiert und verbucht werden müssen

Liegt hierfür keine externe Quittung vor, müssen Sie eine eigene Quittung ausstellen.

Das bedeutet, dass auch private Abhebungen oder Bareinzahlungen auf das Girokonto dokumentiert und verbucht werden müssen

Liegt hierfür keine externe Quittung vor, müssen Sie eine eigene Quittung ausstellen

Änderungen müssen nachvollziehbar sein, d.h

eine Excel-Liste auf dem Rechner reicht nicht aus, da hier jederzeit Änderungen vorgenommen werden können, ohne diese nachvollziehen zu können

Sie können natürlich ein Formular erstellen, täglich ausdrucken und unterschreiben

Ändert sich nachträglich etwas, müssen diese Änderungen so vorgenommen werden, dass die ursprüngliche Variante noch erkennbar ist

Also nicht unkenntlich machen, sondern sauber durchstreichen und die Änderung durch einen neuen Eintrag vornehmen

Am besten mit Datum und Unterschrift der Person, die die Korrektur vorgenommen hat, d

h

eine Excel-Liste auf dem Computer reicht nicht aus, da hier jederzeit Änderungen ohne Nachvollziehbarkeit vorgenommen werden können

Sie können natürlich ein Formular erstellen, täglich ausdrucken und unterschreiben

Ändert sich nachträglich etwas, müssen diese Änderungen so vorgenommen werden, dass die ursprüngliche Variante noch erkennbar ist

Also nicht unkenntlich machen, sondern sauber durchstreichen und die Änderung durch einen neuen Eintrag vornehmen

Am besten mit Datum und Unterschrift der Person, die die Korrektur vorgenommen hat

Checkout-Fähigkeit

Damit kann das SOLL jederzeit mit dem IST verglichen werden

Sie müssen also regelmäßig zählen! Und ein negativer Kassenbestand ist technisch sowieso unmöglich, sollte also auch nicht in den Unterlagen auftauchen.

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Aufbewahrung von Kassenbüchern und Quittungen

Kassenbücher (manuell und elektronisch geführt) und die zu deren Verständnis erforderlichen Unterlagen, die sonstigen Belege und die Kassensummenbelege sind 10 Jahre aufzubewahren

Vereinfachungen für die Kassenbuchhaltung

Kassenbericht

Bei der Führung des Kassenbuches ist der Aspekt der Zumutbarkeit zu beachten

Zum Beispiel wäre es sicherlich unmöglich, jedes Kölsch einzeln in das Kassenbuch einer Kneipe einzutragen

In diesen Fällen (Verkauf von geringwertigen Waren an viele Kunden) kann ein Tagesbericht geführt werden, in dem Einnahmen und Ausgaben mit den Eröffnungs- und Schlusssalden der Kasse abgeglichen werden

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Auch hier kommt man ums Zählen nicht herum! So könnte der Tageskassenbericht aussehen: Wenn Sie Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen haben, müssen Sie diese natürlich separat melden

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Zusammenfassung der Beweise

Kommt der Chef von einer Dienstreise zurück und hat haufenweise Belege dabei, die er erstattet haben möchte, können Sie diese zum Beispiel in einer Reisekostenabrechnung (natürlich wieder mit ausgewiesener Mehrwertsteuer) zusammenfassen und als eine überweisen Linie zum Kassenbuch

Gleiches gilt für die Abrechnung von Unterkassen, die beispielsweise bei Veranstaltungen vor Ort eingesetzt wurden

Auch hier können Sie die Detailabrechnung dieser Nebenkassen als Position in das Hauptkassenbuch übernehmen

WICHTIG: die Kassenbons müssen auf jeden Fall aufbewahrt werden, besser ein Zettel auf einem Bierdeckel als gar kein Kassenbon !

bis Zählbericht

Hier listen Sie alle Bargeldwerte sortiert nach Wert auf und ermitteln dann die jeweilige Anzahl, was den TATSÄCHLICHEN Bestand der Kasse ergibt

Eigene Quittung

Und zum Schluss noch ein Beispiel, wie eine Selbstdokumentation aussehen kann: Excel-Vorlagen für die Kassenbuchhaltung

Und damit Sie alle Ihre Kassen richtig verwalten können, gibt es natürlich eine Excel-Datei mit diversen Vorlagen für das Kassenbuch zum Download?

Mit diesen Vorlagen können Sie Ihre Kasse ordentlich führen, einen Kassentagesbericht erstellen, anhand des Kassenzählprotokolls prüfen, ob Ihre Kasse korrekt ist und (falls ein Kassenbon fehlt) einen eigenen Kassenbon erstellen kleine Checkliste zur Kassenbuchpflicht zeigt Ihnen, ob Sie überhaupt ein „ordnungsgemäßes Kassenbuch“ führen müssen oder lediglich Ihre Kassengeschäfte ordnungsgemäß dokumentieren müssen

Die Vorlagen für das Kassenbuch können Sie hier herunterladen:

Kassenbuch Vorlagen

Noch mehr Infos…

Haben Sie noch Fragen? Vielleicht finden Sie hier eine Antwort: Richtiges Kassenbuch – FAQ

Und wenn Sie ein sehr zahlungskräftiges Unternehmen führen, ist es vielleicht gut, einen Steueranwalt zu konsultieren, bevor Sie Fehler bei der Führung des korrekten Kassenbuchs machen

Lieber vorher darum kümmern, als wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist und es bei einer Betriebsprüfung Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt gibt

Sie verstehen das nicht als Witz und das kann teuer werden! Ich möchte betonen, dass ich kein Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bin und die dargestellten Informationen meine persönliche Meinung wiedergeben

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Kannst du dein Kassenbuch bei einer Betriebsprüfung retten? #1 New Update

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Neue Informationen zum Thema betriebsprüfung kassenbuch

Ab sofort gibt´s Nachrichten für Unternehmer vom Gründerlexikon. Kurz und knapp im Newsflash. Seht selbst im Inhaltsverzeichnis!
Viel Spaß beim heutigen Video
▬ Inhalt ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬
01:24 Betriebsprüfung und Kassenführung
03:15 Abgabefristen Steuererklärung 2020
04:04 Umsatzsteuer ID für Kleinunternehmer auf Marktplätzen
06:57 Fragetechniken, Gründung in Schweiz ua.
▬▬▬ Empfehlungen ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬
💡 Gratis Erstberatung nutzen:
►► https://prime.gruenderlexikon.de/?page_id=6375
💁🏼‍♂️ Soforthilfe: 30 Minuten Beratung von Torsten Montag
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📊 Webseite optimieren und mehr Besucher von Google holen
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💡 Frag deinen Steuerberater!
►► https://www.gruenderlexikon.de/l/steuerberater3
▬ Links aus dem Video ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬
🔥 EÜR – Einnahmen-Überschuss-Rechnung
► https://www.gruenderlexikon.de/checkliste/fuehren/jahresabschluss/formlose-gewinnermittlung/
🎥 Umsatzsteuer ID beantragen
► https://youtu.be/noc3NbvbbC0
🎥 Kleinunternehmerregelung und Kleinunternehmer
► https://youtu.be/xmbs7mZwSys
🎥 Kasse erstellen
► https://youtu.be/tl9Wgut3ppU
💡 eBook Betriebsprüfung:
► https://prime.gruenderlexikon.de/?page_id=2599#campaign=youtube
💁🏼‍♂️ Fragetechniken
► https://www.gruenderlexikon.de/news/kurz-notiert/die-wichtigsten-fragetechniken-fuer-unternehmer-84233806
▬ Quellen ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬
📕 https://www.haufe.de/steuern/rechtsprechung/kassenfuehrung-keine-hinzuschaetzungen-bei-geringfuegigen-maengeln_166_541262.html
📕 USt-ID auf Marktplätzen – Anpassungsbedarf für Kleinunternehmer
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►► Impressum erstellen
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Das Kassenbuch ist eines der wichtigsten Nebenbücher der Unternehmensbuchhaltung

Die Barzahlungen eines Unternehmens werden im Kassenbuch in Form eines einfachen Dokuments, oft einer Excel-Tabelle, erfasst

Denn bei Fälligkeit des Jahresabschlusses am Ende des Geschäftsjahres werden nicht nur alle Transaktionen per Lastschrift, Überweisung, EC- oder Kreditkartenzahlungen an das Finanzamt übermittelt, sondern auch eine Aufstellung aller Bartransaktionen

Um sicherzustellen, dass diese Liste vollständig ist, wird ein Kassenbuch geführt

Entsprechende Formulare sind dabei eine große Hilfe

Die Vorteile eines digitalen Kassenbuchs in Form einer Excel-Tabelle: Es ist schnell, übersichtlich und die eingegebenen Beträge werden automatisch miteinander verrechnet

Digitale Kassenbuchvorlagen bieten somit einen direkten Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens und ersparen zeitraubende Berechnungen – bei denen sich immer wieder Fehler einschleichen können

Eine Kassenbuchvorlage hat also Vorteile für alle Selbständigen – unabhängig davon, ob sie dazu verpflichtet sind Kassenbuch führen oder nicht

Laden Sie dazu einfach das entsprechende Formular online herunter

Nachfolgend finden Sie eine Vorlage für Ihr Kassenbuch sowie alle wichtigen Informationen zum korrekten Ausfüllen

Doch vorher erklären wir, wen die Kassenbuchhaltung überhaupt betrifft.

Kassenbuch und Kassensturz – Betriebsprüfung vermeiden | Gastro Beratung, Tipps und Hacks #10 New

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Neues Update zum Thema betriebsprüfung kassenbuch

Weiter geht’s mit der Analyse der wichtigsten Kennzahlen im Betrieb! Heute schauen wir uns das Kassenbuch mal im Detail an.
Präsentiert von GastroHero (http://www.gastro-hero.de) und den Gastro Piraten (http://www.gastro-piraten.de)
Hier geht’s zum Merkblatt zur Kassennachschau: https://www.gastro-piraten.de/kassennachschau/
Erfahrt in diesem Video unter anderem:
✅ Wie ihr ordnungsgemäß ein Kassenbuch führt.
✅ Welche die größten Fehler beim Führen des Kassenbuchs sind.
✅ Welche Kennzahlen ihr besonders im Auge behaltet solltet.
✅ Was Kassensturz bzw. Kassensturzfähigkeit bedeutet
✅ Warum die Nummer des Bons und die Z-Bon Nummer nicht das Selbe sind.
Das korrekt geführte Kassenbuch ist eine der besten Versicherungen gegen ungewollte Betriebsprüfungen.
Seid gespannt auf die nächsten Videos!
👉 Wenn ihr bis dahin Fragen haben solltet, ist die Erstberatung bei den Gastro Piraten für euch kostenlos! Einfach den Gutscheincode \”GastroHero\” am Telefon einlösen: https://www.gastro-piraten.de/kontakt/

Viel Spaß beim Schauen! Wir freuen uns auf Euch!
———————–
Playlist: https://www.youtube.com/watch?v=LX28Y6w1asc\u0026list=PLzrphuDPsOdWvHmdA0ONGRxdmHKH0dtSh
YouTube Kanal: https://www.youtube.com/GastroHero
Blog: https://www.gastro-hero.de/cheers/
Facebook: https://www.facebook.com/GastroHero/
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Online-Shop: https://www.gastro-hero.de/

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Wenn es um die Kasse geht, denken die meisten zuerst an die Kasse auf der Ladentheke oder im Restaurant

Die Kassenbuchführungspflicht hängt aber nicht nur von Ihrem Geschäftsmodell ab

Viele Transaktionen werden immer noch hauptsächlich mit Barzahlungen abgewickelt, wofür ein Kassenbuch unbedingt erforderlich ist

Besonders kritisch sehen die Finanzbehörden den Bargeldverkehr

Ein Grund mehr, Ihr Kassenbuch von Anfang an zu führen

Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Kassenbuchführungspflicht richtet sich nach der Art des Gewerbes

Wenn Sie ein Kleingewerbe betreiben oder Freiberufler sind, müssen Sie kein Kassenbuch führen

Erstellen Sie stattdessen eine Überschussbescheinigung (EÜR)

Unternehmen, die ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen müssen

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Unternehmen mit Handelsregistereintrag

Unternehmen, die zur doppelten Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet sind

Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern

Tipp: Sie können freiwillig ein Kassenbuch führen, auch wenn Sie dazu nicht verpflichtet sind

Dies ist sehr empfehlenswert für Unternehmen, die mit viel Bargeld umgehen

Kassenbuch führen: Freiberufler

Als Freiberufler gelten Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Journalisten, Übersetzer, Designer oder Berater

Der Status ist völlig unabhängig von Ihrem Umsatz und Gewinn

Ob Sie unter diese Berufsgruppe fallen, können Sie im Einkommensteuergesetz (§ 18 EStG) nachlesen

Führen des Kassenbuches: Kleinunternehmen

Sie sind Kleinunternehmer, wenn Ihr Jahresumsatz 600.000 Euro und Ihr Gewinn 60.000 Euro nicht übersteigt

Weitere Voraussetzung: Sie dürfen keine Rechtsform wählen, die unter die Rechnungslegungspflicht fällt, wie etwa die GmbH

Kassenbuchhaltung: Ein Leitfaden

In einem Kassenbuch erfassen Sie Kassengeschäfte, also Geldeingänge und -zahlungen

Jeder Eintrag muss die folgenden Details enthalten:

Markieren Sie die Transaktion als Einnahme oder Ausgabe

Datum der Bargeldbewegung

Fortlaufende Belegnummer

Betrag und Währung des Geldeingangs oder der Zahlung

Umsatzsteuersatz in Prozent

Umsatzsteuerbetrag

Erläuternder Buchungstext

Schließung der Kasse

Außerdem muss jeder Buchung eine Quittung beigefügt werden

Und natürlich muss der tatsächliche Kassenbestand immer mit dem Kassenbuch übereinstimmen

Das Kassenbuch ist ein Nebenbuch der Buchhaltung

Damit unterliegt sie allen gesetzlichen Regelungen, die für Ihre Buchhaltung gelten

Der Schlussbestand des Kassenbuches wird in der Bilanz im Umlaufvermögen ausgewiesen

Buchen Sie unser Jahresendpaket zum Festpreis! Der Gedanke an den Jahresabschluss bereitet Ihnen Bauchschmerzen? Dagegen haben wir etwas: Welche Anforderungen muss ein Kassenbuch erfüllen? Das Cash Management ist in mehreren Gesetzen geregelt

Dazu gehören das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) “

Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten, wie Sie ein Kassenbuch richtig führen

Das sind die gesetzlichen Vorgaben:

Anforderung Details Gesetzliche Grundlage Tägliche Erfassung „Bareinnahmen und Barausgaben sind täglich zu erfassen

Aus Gründen der Zumutbarkeit entfällt die Pflicht zur Erfassung einzelner Posten […] bei der Veräußerung von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Barzahlung.“ § 146 Abs

1 AO Rückverfolgbarkeit Keine Einlieferung ohne Quittung! „Die Buchführung […] einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Frist einen Überblick über die Geschäftsvorgänge und die Lage des Unternehmens verschaffen.“ § 238 Abs

1 und 2 HGB Ordnung und Unveränderlichkeit Alle Kassenbucheinträge müssen vollständig und richtig sein § 239 Abs

2 HGB Aufbewahrungspflichten Zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Kassenbücher und Rechnungen § 147 AO § 257 Abs

1 und 4 HGB § 14 b UStG Führung elektronischer Kassenbücher Die Software verwendet, muss „jeden […] Geschäftsvorfall […] vollständig, richtig, rechtzeitig und geordnet aufzeichnen.“ Er muss über eine „technische Sicherungseinrichtung“ verfügen und Geschäftsvorfälle sicher verwahren und zur Einsicht und nach außen verfügbar machen Prüfungen”

§ 146a AO

GoBD Kassen-Nachschau Beauftragte der Finanzbehörde können Ihre Geschäftsräume ohne Vorankündigung während der üblichen Geschäftszeiten zur „Ermittlung von Tatsachen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kasseneinsicht)“ betreten

§ 146 b AO Aufzeichnungspflicht für die Umsatzsteuer Die Bemessungsgrundlage ( Kaufpreis), der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen werden

§ 22 Abs

2 UStG Anforderungen an Registrierkassen seit dem 01.01.2017 („Registrierkassenverordnung“) Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Kilometerzähler müssen „alle steuerrelevanten Einzeldaten unveränderbar und unveränderlich aufzeichnen und speichern vollständige Art und Weise“

Eine Komprimierung dieser Daten oder die alleinige Speicherung von Rechnungssummen (Z-Belegen) sind nicht zulässig

BMF-Schreiben vom 26.11.2010 Buchung von EC-Kartenumsätzen in der Kassenführung Bar- und bargeldlose Transaktionen sind zu trennen

BMF-Schreiben vom 16

August 2017

Wie führe ich ein Kassenbuch? Wie bereits erwähnt, muss jeder Kassenbucheintrag eine Vielzahl von Angaben enthalten

Es ist daher zeitaufwändig, ein Kassenbuch von Hand zu führen, obwohl dies für Unternehmen mit wenig Bargeldtransaktionen möglich ist

Alternativ können auch digitale Tools genutzt werden, die es einfach machen, Kassenbücher schnell, legal und einfach zu führen

Dazu gehören Buchhaltungsprogramme, Kassenbuchsoftware für die digitale PC-Kasse, mobile Apps zum Erfassen und Verbuchen von Belegen unterwegs und elektronische Registrierkassen

Alle haben sich in der Praxis bewährt und werden nachfolgend anhand von Beispielen vorgestellt

Kassenbücher handschriftlich führen: Pflicht oder nicht? Wenn Ihr Unternehmen nur wenige Bargeldtransaktionen hat, kann ein handgeschriebenes Hauptbuch ausreichen

Der Nachteil ist, dass der Kassenbestand später manuell in das Hauptbuch übernommen werden muss

Fertige, gebundene Kassenbücher finden Sie im Bürofachhandel

Alternativ können Sie entsprechende Vorlagen aus dem Internet herunterladen

Oder Sie erstellen selbst eine Excel- oder Word-Vorlage für Kassenbücher

Die aufzuzeichnenden Informationen sind oben im Abschnitt „Führen eines Hauptbuchs: Ein Leitfaden“ aufgeführt

Digitales Ledger in Excel ist nicht erlaubt

Warnung: Excel-Dokumente können bearbeitet werden

Die Finanzbehörden verlangen jedoch, dass Buchungsbelege unveränderbar sind

Eine ordnungsgemäße Kassenbuchhaltung ist daher in Excel nicht möglich

Seien Sie daher immer vorsichtig mit Excel-Vorlagen für Kassenbücher, die im Internet kursieren

Anders sieht es bei einer Kassensoftware „auf Excel-Basis“ aus, die von einigen Softwarehäusern angeboten wird

Führen Sie das Kassenbuch korrekt mit einer Kassensoftware

Eine Vielzahl von Anbietern hat digitale Lösungen für die Kassenbuchhaltung im Sortiment, sogenannte PC-Kassensysteme

Manchmal sind diese sogar in einem Finanzbuchhaltungspaket enthalten

Kassensoftware funktioniert im Wesentlichen immer nach diesem Schema:

Sie legen in der Software ein Register an und geben den gezählten Bestand als Eröffnungsbestand ein

Klicken Sie auf „Checkout-Transaktion eingeben“

Sie wählen das Datum aus – normalerweise das aktuelle Datum, das als Standardeinstellung eingestellt ist

Wählen Sie einen geeigneten Dokumententext

Praktischerweise werden die gängigen Bargeldtransaktionen meist in einer Auswahlliste angeboten und müssen nur angeklickt werden

Anhand des Geschäftsvorfalls „weiß“ das Programm, ob es sich um eine Einnahme oder um eine Ausgabe handelt

Viele Programme berechnen den Umsatzsteuersatz automatisch

Sie geben den Betrag ein

Die Standardwährung ist der Euro

Der Umsatzsteuerbetrag und der Kassenabschlusssaldo werden automatisch berechnet

Sie fügen eine (digitalisierte) Quittung hinzu

Kassensoftware bietet oft eine Scanneranbindung oder eine Smartphone-App, mit der Sie den Kassenbon abfotografieren können

In der Software wird es dann automatisch dem Geschäftsvorfall zugeordnet

Viele POS-Anwendungen können auch Quittungen generieren und drucken

Die Geschäftsvorfälle und Belege werden in der Software archiviert und über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar gehalten

Tipp: Fragen Sie im Zweifelsfall beim Hersteller nach, ob Ihre Kassensoftware GoBD-konform ist

Führen Sie ein Kassenbuch mit Kasse

Wenn Sie beispielsweise als Einzelhändler oder Gastronom viel Bargeschäfte tätigen, holen Sie sich am besten eine elektronische Registrierkasse

Achten Sie darauf, kein veraltetes Gerät zu kaufen, sondern eines, das auf dem neuesten Stand der Technik ist

Diese Investition lohnt sich, denn seit dem 1

Januar 2017 wurden die Anforderungen an Registrierkassen vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) drastisch verschärft

Nach neuerer Rechtsprechung reicht es nicht aus, für die Geldeinnahmen des Tages einen Tagesgesamtbeleg zu erstellen und abzuschließen (Tagesquittung)

Reservieren

Auch für Registrierkassen gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 22 UStG

Dies gilt auch für den Überschussrechner der Kasse

Auch Registrierkassen müssen so gestaltet sein, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall sowie alle Journal- und Stammdaten für einen Zeitraum von zehn Jahren jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind

Ihr Gerät benötigt dafür einen großen Speicher

Hinweis: Eine Registrierkasse ersetzt nicht das Kassenbuch, erleichtert aber die Kassenbuchführung

Ausnahmen von der individuellen Aufzeichnungspflicht

Gelten diese Regelungen auch für Kleingewerbetreibende wie Kioske und mobile Eisverkäufer? In manchen Fällen macht das Finanzamt eine Ausnahme: Werden Waren von geringem Wert in Einzelhandelsgeschäften an eine unbestimmte Anzahl unbekannter Personen verkauft, besteht keine Einzelerfassungspflicht

Dies gilt beispielsweise für Lebensmittelgeschäfte, Trafiken, Restaurants und ähnliche Betriebe

EC-Karten sind kein Bargeld!

Wenn Sie neben Bargeld auch EC-Karten oder Kreditkarten akzeptieren, beachten Sie bitte Folgendes: Die Finanzverwaltung wertet die Erfassung von bargeldlosen Geschäftsvorfällen im Kassenbuch als Formmangel

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Es widerspricht der Wahrheit und Klarheit der Rechnungslegung

Kassa- und Sachgeschäfte müssen immer getrennt gebucht werden

In der Praxis werden die EC-Kartenumsätze meist zusammen mit den Barumsätzen im Tagesauszug und damit im Kassenbuch erfasst

Anschließend werden die zahlungsunwirksamen Transaktionen wieder als Aufwand ausgeführt und über ein Gelddurchgangskonto als durchlaufender Posten ausgebucht

EC-Kartenzahlungen müssen dagegen in einer zusätzlichen Spalte oder einem zusätzlichen Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden

So sieht es die aktuelle Rechtslage vor.

Der Steuerberaterverband sieht darin eine unzumutbare Belastung für Unternehmen

Tatsächlich sorgt dieses Verfahren für Transparenz und die Einhaltung der GoBD-Compliance-Anforderungen in der gängigen Praxis

Lagern Sie Ihre Buchhaltung einfach an Profis aus

Jetzt unverbindlich anfragen! Wenn Ihnen dieser Artikel Kopfschmerzen bereitet, haben wir etwas für Sie:

Kassen- und Kassenzählprotokoll

Als Geschäftsfrau oder Geschäftsmann müssen Sie täglich Ihren Kassenbestand ermitteln und mit dem Schlusssaldo in Ihrem Kassenbuch abgleichen

Das Zählen allein reicht jedoch nicht aus: Sie müssen einen Zählprotokoll erstellen

Der Inhalt der Registrierkasse ist darin nach Stückelung, Anzahl und Betrag zu vermerken

Die Kopfzeile des Protokolls enthält das Datum und den Namen der Kasse (wenn Sie mehrere Kassenbücher führen)

Ein Zählprotokoll sieht etwa so aus:

Beispiel: Kassenzählbericht

Hauptkasse

Wert Anzahl Gesamt 0,01 € 4 0,04 € 0,02 € 8 0,16 € 0,05 € 2 0,10 € … … … 1,00 € 5 5,00 € 2,00 € 0 – 5, 00 3 15,00 € 10,00 € 7 70,00 € … … … Kassenbestand 90,30 €

Das Zählen der Kasse mit anschließendem Abgleich mit dem Kassenbuch wird auch als Kassenumsatz bezeichnet

Die Finanzbehörden verlangen, dass eine Registrierkasse jederzeit einzahlungsfähig ist

Wenn Sie Ihre Kasse täglich digital führen und abstimmen, wie es bei seriösen Geschäftsleuten üblich ist, haben Sie sich an diese Vorschrift gehalten

Kassenbericht erstellen

Wenn Sie die Kasse fertig gestellt haben, ist der Kassenbericht fast fertig

Ein Kassenbericht zeigt die täglichen Einnahmen Ihres Unternehmens

Sie zählen das gesamte Bargeld Ihres Geschäfts (einschließlich Kleingeld, Kellnerkassen usw.)

Subtrahieren Sie den Eröffnungssaldo und alle Einzahlungen von diesem Endsaldo und fügen Sie Ausgaben und mögliche Abhebungen hinzu

Alle Ausgaben, Ein- und Auszahlungen müssen durch Quittungen belegt werden

Quittungen, Quittungen, Quittungen

Keine Buchung ohne Quittung! Das ist das Prinzip der Buchhalter

Wenn Sie zum ersten Mal ein Kassenbuch führen, sollten Sie auf folgende Aspekte besonders achten.

Privatbezüge und Privateinlagen

Geschäftsinhaber legen oft Geld in die Kasse oder nehmen Bargeld aus ihr heraus

Dies ist zulässig, solange sie es posten und auf einer Quittung dokumentieren

Erstellen Sie dazu ein sogenanntes Selbstdokument

Auf der Quittung steht das Datum, ob es sich um eine Ein- oder Auszahlung handelt, der Betrag, Name und Unterschrift

Umsatzsteuer fällt hier nicht an

Warum der große Aufwand? Das Finanzamt prüft Ihre eigenen Belege für Privatabhebungen sehr genau

Lesen Sie hier mehr über Privatabhebungen und deren buchhalterische Feinheiten.

Eigene Quittungen

Selbstauskünfte sieht das Finanzamt nicht gern

Wer eigene Quittungen ausstellt, steht grundsätzlich unter Rechtfertigungsdruck

Persönliche Quittungen sollten daher nur in Ausnahmefällen ausgestellt werden, etwa bei privaten Abhebungen und Einzahlungen

Gleiches gilt für fremde Unterlagen, die aufgrund von Verlust oder Zerstörung nicht auffindbar sind

Gehen Sie daher bei Ihren eigenen Quittungen wie folgt vor: Stellen Sie die Quittung sofort aus, während Sie sich an alle Details erinnern

So können Sie die Notwendigkeit und Plausibilität einer Zahlung besser nachweisen.

Notieren Sie den Bruttobetrag auf den Cent genau.

Weisen Sie die Umsatzsteuer nach Prozentsatz und Höhe aus.

Geben Sie den genauen Namen und die Anschrift des Zahlungsempfängers an.

Geben Sie den Verwendungszweck an Ausstellungsdatum.

Tragen Sie das Ausstellungsdatum sowie das Empfangsdatum ein, also den Tag, an dem Sie die Quittung ausgestellt haben

Darunter den Ausstellungsort und Ihre Unterschrift Fotos mit dem Smartphone auf Reisen, nichts kann verloren gehen! Kassenbuchhaltung: Häufige Fehler

Einträge sind unvollständig

Das Kassenbuch muss jede Barzahlung erfassen

Auch Kleinbeträge und offensichtliche Kleinigkeiten müssen Sie kennzeichnen

Nicht in chronologischer Reihenfolge

Das Kassenbuch muss chronologisch aufgebaut sein – Sie müssen also die Geschäftsvorfälle in der richtigen chronologischen Reihenfolge buchen

Zeitverzögerungen

Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen

Nachträgliche Änderungen

Keinesfalls dürfen Sie fehlerhafte Eingaben ändern, ohne dies anzugeben

Was einmal im Kassenbuch steht, muss jederzeit lesbar sein

Gehen Sie daher bei Änderungen wie folgt vor

Färben Sie den falschen Eintrag ein oder markieren Sie ihn anders

Stornieren Sie die falsche Buchung und führen Sie eine neue Buchung durch, damit das Kassenbuch wieder korrekt ist

Weisen Sie bei einer Fehlbuchung auf die Korrekturbuchung unter Angabe der Buchungsnummer hin

Welches Risiko besteht bei einer fehlerhaften Kassenabrechnung? Bei einer Betriebsprüfung prüft der Finanzbeamte Ihr Kassenbuch genau

Dabei geht es nicht nur um die richtige Kassenführung: Auch Dokumentationen und Programmänderungen Ihrer Kassensoftware müssen Sie bereithalten

Bei Verstößen kann der Prüfer einen formalen Mangel feststellen oder im schlimmsten Fall Ihre Buchführung ganz ablehnen

Das kann teuer werden, denn das Finanzamt ist in diesem Fall berechtigt, Ihre Einkünfte zu schätzen

Im konkreten Fall hat beispielsweise das Finanzgericht Düsseldorf eine zusätzliche Schätzung von acht Prozent des deklarierten Umsatzes vorgenommen

Fazit zur Kassenbuchhaltung

Kassenbuch führen | Erklärung \u0026 Beispiel New

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Das Kassenbuch ist ein wichtiges Hilfsbuch in der Buchhaltung. damit du dein Kassenbuch effizient und problemlos führen kannst, zeigen wir dir heute genau, wie es aufgebaut ist.
0:00 | Warnung: Finanzamt
0:36 | Grund für das Kassenbuch
1:05 | Aufbau des Kassenbuchs
1:41 | Wer muss ein Kassenbuch führen?
2:12 | Vorteile eines Kassenbuchs
2:36 | Beispiel
3:05 | Kontoform
3:28 | Fehler korrigieren
4:48 | Typische Fehler im Kassenbuch
4:58 | Weitere gesetzliche Anforderungen
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Keine Ahnung von der Buchhaltung? | Grundlagen einfach erklärt: http://sevde.sk/RHvgb
Buchungssätze | Einfach erklärt (mit Beispielen): http://sevde.sk/9FX3K
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