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Verpflegungsmehraufwand 2021, Spesen ⇒ Inland & Ausland, … New Update

19/12/2020 · Veröffentlicht am 19.12.2020 19.12.2020 von Jan Verpflegungsmehraufwand 2021 Dieser Artikel informiert Geschäftsreisende über die Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand 2021.

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Dieser Artikel informiert Geschäftsreisende über die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand 2021

Erfahren Sie, was Verpflegungsmehraufwand ist, wie er in der Reisekostenabrechnung eingesetzt wird und was es zu beachten gilt

Wir fassen alle aktuellen Informationen für das Jahr 2021 für Sie zusammen und haben eine Tabelle mit allen Paketen für Auslandsreisen für Sie vorbereitet

Übrigens: Alle Angaben in diesem Artikel gelten für Dienstreisen zwischen dem 01.01.2021 und dem 31.12.2021

Die Pauschalen der Vorjahre für 2020, 2019 und 2018 finden Sie hier

Verpflegungsmehraufwand 2021 – was ist das ?

Wer auf Geschäftsreisen isst und trinkt, muss meist mehr für Lebensmittel ausgeben als zu Hause

Es ist keine Küche vorhanden und man muss zB im Restaurant essen

Es gibt auch Länder auf der Welt, in denen die Lebenshaltungskosten höher sind als in Deutschland

Diese Verpflegungsmehrkosten auf Dienstreisen sollen für den Reisenden durch die geltenden Verpflegungsmehraufwandspauschalen im Jahr 2021 ausgeglichen werden

Andere Worte für die Verpflegungskosten sind Spesen oder Verpflegungspauschalen, manchmal spricht man auch von der Pauschale Fahrtkostenzuschuss

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung können für einzelne Tage der Dienstreise entsprechende Pauschalen beantragt werden, die vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden

In den Fällen, in denen der Arbeitgeber die Erstattung nicht zulässt (dazu sind sie nicht verpflichtet), können Geschäftsreisende ihre Pauschalbeträge in den Werbungskosten der jährlichen Steuererklärung geltend machen (was allerdings weniger vorteilhaft ist, da sie nur eine indirekte Wirkung hier)

Ausgaben 2021 in Deutschland

Bei den Spesen (bzw

Verpflegungsmehraufwendungen) wird unterschieden, ob eine Dienstreise im In- oder Ausland stattgefunden hat

Für jedes Land der Welt gibt es unterschiedliche Spesensätze, die an die dortigen Lebensbedingungen angepasst sind

Für Deutschland gelten im Jahr 2021 folgende Spesensätze:

Abwesenheit Verpflegungsmehraufwand 2021 Zwischen 8 und 24 Stunden 14 Euro An- und Abreise 14 Euro 24 Stunden (ganztägig) 28 Euro

Berechnung der Verpflegungsmehrkosten für 2021

Wie Sie der eben gezeigten Tabelle entnehmen können, gibt es immer 2 Pauschalen für die Verpflegungsmehrkosten

Die erste Pauschale (auch kleine Pauschale genannt) gilt, wenn Dienstreisen mindestens 8 Stunden dauern

Es wird auch für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Geschäftsreisen genutzt

Bei ganztägigen Abwesenheiten kommt die große Pauschale zum Einsatz

Es wird immer dann verwendet, wenn für einen Kalendertag eine ganztägige Abwesenheit vorlag

Wenn Sie also von 00:00 bis 23:59 Uhr abwesend waren

am selben Tag und auf Dienstreise

Der Tagessatz, den Sie den Tabellen für Inland oder Ausland entnehmen können, muss ggf

gekürzt werden

Die Kürzung erfolgt immer dann, wenn der Arbeitgeber eine Verpflegung gestellt hat

Folgende Beträge sind immer vom jeweiligen Ganztagstarif abzuziehen: 20 % für ein Frühstück

40% für ein Mittagessen

40% für ein Abendessen

Ist also das Frühstück B

in der vom Arbeitgeber bezahlten Hotelübernachtung enthalten, hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf die steuerfreie Erstattung dieser Mahlzeit und muss den Betrag kürzen

Mehr zur Reduzierung der Verpflegungsmehrkosten haben wir hier für Sie zusammengefasst

Ein Beispiel für die Verpflegungsmehraufwendungen 2021

Vieles wird verständlicher, wenn man sieht, wie es in einer Beispielrechnung angewendet wird

Hier ein Rechenbeispiel mit den Verpflegungsmehraufwendungen für 2021:

Frau K

lebt und arbeitet in Hamburg

Im Juni 2021 fährt sie (auf Betreiben ihres Arbeitgebers) zu einem Kundentermin nach München

Los geht es am Dienstag um 20 Uhr

Am Mittwoch ist sie den ganzen Tag beim Kunden und am Donnerstag kommt sie um 18 Uhr zurück

Die Hotelübernachtung trägt der Arbeitgeber, auch das Frühstück ist in der Übernachtung enthalten

Alle weiteren Mahlzeiten im Imbiss nimmt Frau K

auf eigene Kosten ein

Folgende Verpflegungsmehraufwendungen kann Frau K

im Jahr 2021 nun in ihrer Reisekostenabrechnung erfassen:

Dienstag, Anreisetag: somit 14 €

Mittwoch, ganztägig abwesend, daher gilt die Ganztagspauschale (28 €)

Da Frühstück zur Verfügung gestellt wird, muss die Pauschale um 20 % (vom Ganztagespreis) reduziert werden

Sie können also 22,40 € schätzen.

Schätzung

Donnerstag, Abreisetag: Daher wird die Pauschale von 14 € wieder genommen

Auch hier muss ein Abschlag von 5,60 € (auch am An- und Abreisetag vom Ganztagstarif) vorgenommen werden, da Sie das Frühstück vom Chef bekommen

Er kann auf 8,40 € eingestellt werden

In unserem Beispiel kann Frau K

in ihrer Reisekostenabrechnung insgesamt 14 € + 22,40 € + 8,40 € = 44,80 € als Spesen angeben

Sonstige Reisekosten nicht vergessen

Neben den Verpflegungsmehrkosten im Jahr 2021 fallen weitere Kosten an, die ein Mitarbeiter in seiner Reisekostenabrechnung nicht vergessen sollte

Dazu gehören Fahrtkosten (z.B

über eine Kilometerpauschale), etwaige Kosten für Übernachtungen und natürlich die anfallenden Fahrtkosten

Gerade letztere Kategorie ist sehr umfangreich und kann zahlreiche wichtige Posten enthalten

Denken Sie nur an die horrenden Parkgebühren an Flughäfen, die über die Reisekostenabrechnung für Geschäftsreisen als Reisenebenkosten erstattet werden können

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An dieser Stelle ein Tipp (aus eigener Erfahrung) für Flugreisende: Parkgebühren vergleichen! Ich selbst habe bereits Erfahrungen mit dem Vergleich am Kölner Flughafen gemacht, den umfassendsten Vergleich von Parkplätzen am Kölner Flughafen bietet parkplatzvergleich.de

Parking.de am Flughafen Köln ist fast genauso gut, aber mit weniger Details

Mehr Informationen zur Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung ist eine komplexe Angelegenheit, weshalb wir auf unseren Webseiten verschiedene Fragen beantworten

Folgende Fragen werden immer wieder gestellt und könnten Sie auch interessieren: Verpflegungsmehraufwand 2021 im Ausland, Tabelle

Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht jährlich eine umfassende Tabelle mit Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen für zahlreiche Länder weltweit

Die aktuelle Tabelle für das Jahr 2021 finden Sie unten

Wir haben die diesjährigen Änderungen fett hervorgehoben

Änderungen wurden bei den internationalen Freibeträgen vorgenommen, insbesondere in Albanien und der Schweiz (alle Sätze leicht reduziert)

Nahezu alle Raten für alle Regionen wurden auch für China angepasst

Gute Nachrichten gibt es für Geschäftsreisen nach Irland, Kuwait, Liechtenstein und Nepal: Hier wurden alle Pauschalen erhöht

Weitere wichtige Anpassungen gab es für Länder wie Chile, Kenia, die Republik Korea und Rumänien

Für die Ausgaben im Ausland gilt für 2021 wie immer das Gleiche: Taucht ein Land in der folgenden Tabelle nicht auf, gilt die Pauschale für Luxemburg

Für nicht enthaltene Überseegebiete und Kolonien gelten die für das jeweilige Mutterland festgelegten Pauschalen.

Anlage N 2019 Elster ausfüllen : Auswärtstätigkeit, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand 2020 Update

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Neues Update zum Thema formular verpflegungsmehraufwand 2020

Anlage N 2019 Elster ausfüllen : Auswärtstätigkeit, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand 2020
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Herzlich willkommen auf unserem Kanal, mein Name ist Simon, ich bin der Finanznerd und heute geht es um einen weiteren Teil unserer Serie zur Steuererklärung 2019 im offiziellen und kostenlosen Programm der Finanzbehörden namens Elster Formular.
Immer wieder ändern sich die Formulare in der Steuererklärung und dememtsprechend auch die Felder für die Eintragungen. Die Außergewöhnlichen Belastungen waren bislang bspw. im Hauptvordruck bzw. Mantelbogen integriert und haben nun eine eigene Anlage bekommen.
Mehr dazu im Video \” Steuer 2019 : Anlage Außergewöhnliche Belastungen | Steuererklärung 2019 ausfüllen Elster \” https://youtu.be/N284fm9X8qY
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Reisekosten 2022 und Reisekostenabrechnung: Schritt für Schritt erklärt

Jeder kennt sie und niemand möchte nach einer Geschäftsreise die Reisekostenabrechnung erstellen

Denn die zahlreichen Details wirken auf den ersten Blick verwirrend

Die Reisekostenabrechnung ist unkomplizierter als der erste Eindruck vermuten lässt

Laden Sie die Excel-Vorlage für die Reisekostenabrechnung herunter

Was sind Reisekosten?

Als Reisekosten gelten alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen

Darunter fallen beispielsweise Reisekosten (Auto, Bahn, Flugzeug), Unterkunft, zusätzliche Verpflegungskosten und Reisenebenkosten

Wer zahlt die Reisekosten?

Reisekosten werden in der Regel vom Arbeitgeber getragen

Sie sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar

In manchen Fällen übernimmt der Arbeitgeber die anfallenden Reisekosten nicht, z.B

B

wenn der Weg von der Wohnung zur außerbetrieblichen Tätigkeit kürzer ist als zum Büro

In diesem Fall kann der Arbeitnehmer seine Reisekosten als Werbungskosten von der Einkommensteuer absetzen

Wichtig ist, alle Belege wie Tankquittungen, Fahrtenbuch, Hotelrechnungen oder Tickets für die öffentlichen Verkehrsmittel aufzubewahren und zu versenden

Was sind die formalen Anforderungen an die Reisekostenabrechnung?

Grundsätzlich gibt es für die Reisekostenabrechnung keine formalen Vorgaben

Aus rechtlicher Sicht bedarf es weder einer Unterschrift noch einer bestimmten Form

Das bedeutet, dass Sie Ihre Reisekostenabrechnung theoretisch auf einem normalen Blatt Papier und per Hand ausfüllen können

Dennoch ist es schon aus praktischen Gründen ratsam, ein Formular zu verwenden

Denn ein vorgegebenes Formular erleichtert die Prüfung durch die Buchhaltung und verhindert unnötige Fehler

Gerade in Unternehmen, in denen Geschäftsreisen zum Alltag gehören, erfolgt die Reisekostenabrechnung automatisiert

Das reduziert die Fehlerquote und vereinfacht die Reisekostenabrechnung inklusive der damit verbundenen Prozesse erheblich

Lohnt sich eine speziell entwickelte Software nicht, weil Geschäftsreisen selten sind oder das Unternehmen nur maximal drei bis vier Mitarbeiter hat, hilft eine Excel-Vorlage mit integrierten Formularen und Formelfeldern

Einmal erstellt, sparen Sie Zeit und sorgen für korrekte Ergebnisse.

Laden Sie hier ein Inlandsreisekostenformular 2020 herunter.

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Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?

Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn Sie für Ihr Unternehmen auf Dienstreise gehen

Das bedeutet, dass Sie außerhalb der ständigen Arbeitsstätte eine Tätigkeit für das Unternehmen ausüben

Allerdings ist zu beachten, dass nicht jede Nebentätigkeit als Dienstreise einzustufen ist

Besuchen Sie beispielsweise einen Kunden zwei Kilometer von Ihrem festen Arbeitsplatz entfernt, handelt es sich um eine reine Nebentätigkeit ohne Anspruch auf Fahrtkostenerstattung

Auswärtige Arbeiten gelten in erster Linie als Dienstreise, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenzen liegt

Typische Gründe für Dienstreisen:

Kundentermine außerhalb der Stadtgrenzen

Persönliche Kontakte zu Geschäftspartnern außerhalb des eigenen Unternehmens

Reisen zu firmeneigenen Büros

Besuch von Messen, Schulungen oder Konferenzen

Die Fahrt zu den Niederlassungen des eigenen Unternehmens wird nur dann als Dienstreise anerkannt, wenn die Entfernung zwischen dem Wohnort und der Niederlassung weiter ist als der Weg zur ständigen Arbeitsstätte

In diesem Fall gilt die Reisezeit als Arbeitszeit und der Arbeitnehmer kann die Reisekosten in jedem Fall über eine Reisekostenabrechnung geltend machen.

Auslandsaufenthalte von mehr als drei Monaten gelten nicht als Dienstreise

In diesem Fall erkennt das Finanzamt die Reisekostenabrechnung für maximal drei Monate an

Nach Ablauf dieser Frist erhält die Arbeitsstätte den Status einer regulären Arbeitsstätte

Diese Situation tritt jedoch nicht ein, wenn sich der Arbeitnehmer innerhalb der Frist an mehreren Arbeitsplätzen aufhält

Ein typisches Beispiel ist der Job eines Mechanikers, der jeden Monat an einem anderen Ort arbeitet

Damit die Fahrtkosten dem Mitarbeiter erstattet werden, benötigen Sie die entsprechenden Rechnungen, Belege etc

Nur dann können Sie die Auslagen einkommensteuerfrei an Ihren Mitarbeiter zurückzahlen

Nun zu den Kosten, die in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden

Reisekosten mit Auto, Bahn oder Flugzeug; dazu gehören auch Mietwagen, Taxis oder öffentliche Verkehrsmittel sowie Maut- und Parkgebühren

Unterbringungskosten

zusätzliche Verpflegungskosten

Reisekosten

Telefon- und Internetkosten

Reisen Sie mit Bahn oder Flugzeug an, zahlt der Arbeitgeber nur den Ticketpreis in der zuvor vereinbarten Komfortklasse

Wenn Sie beispielsweise sicher sind, dass Sie mit der Bahn immer in der ersten Klasse reisen, können Sie diese Kosten gegen Vorlage des Tickets geltend machen

Wenn das Unternehmen eine Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln vorschreibt und Sie das Auto benutzen, haben Sie nur Anspruch auf den üblichen Fahrpreis für Bahn oder Flugzeug; aber nicht auf Kilometerpauschale für das Auto

Erstattung der Fahrtkosten bei Fahrten mit dem Auto

Bei der Berechnung der Fahrtkosten für das Auto gibt es drei unterschiedliche Ansätze

Die unkomplizierteste Form ist die Erstattung einer Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer (Stand Januar 2020) für Pkw und 20 Cent für Motorräder und Mofas

Fahrgäste werden seit 2015 nicht mehr erstattet

Alternativ besteht die Möglichkeit der Erstattung des tatsächlichen Aufwands oder eines fahrzeugspezifischen Kilometersatzes

In beiden Fällen ist das Führen eines Fahrtenbuchs Voraussetzung

Werden die Fahrtkosten tatsächlich erstattet, enthält das Fahrtenbuch detaillierte Angaben zu den Gesamtkosten, der jährlichen Fahrleistung und den dienstlich gefahrenen Kilometern

Der Einzelnachweis des fahrzeugspezifischen Kilometersatzes erfolgt über einen Zeitraum von zwölf Monaten

Übernachtungskosten und Erstattung

Wenn Sie während Ihrer Dienstreise in einem Hotel übernachten, erstattet das Unternehmen diese Kosten im vereinbarten Kostenrahmen – sofern die Hotelrechnung nicht über das Unternehmen, mittels Firmenkreditkarte oder per Firmenüberweisung beglichen wird

Auch wenn Sie direkt über das Unternehmen zahlen, müssen Sie berücksichtigen, dass Sie die Verpflegungsmehrkosten für das im Preis enthaltene Frühstück reduzieren müssen

Sollten Sie die Möglichkeit haben, das Hotelzimmer ohne Frühstück zu buchen und auf das Frühstück zu verzichten oder es extra zu bezahlen, erfolgt keine weitere Berücksichtigung.

Alternativ besteht die Möglichkeit eines Übernachtungszuschusses, wenn die Dienstreise mindestens 24 Stunden dauert

Da die Hotelkosten meist höher sind als diese Flatrate, wird die Flatrate selten genutzt

Wenn Sie beispielsweise mit einem Wohnmobil unterwegs sind und auf einem Privatparkplatz übernachten, haben Sie Anspruch auf einen Übernachtungszuschuss von 20 Euro

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Reisekosten 2020: Neue Verpflegungsmehrkosten in Deutschland

Das komplizierteste Problem für viele Geschäftsreisende sind die zusätzlichen Verpflegungskosten

Sie dient der Erstattung Ihrer Ausgaben für Speisen und Getränke und unterliegt einer Staffelung

Diese Pauschalen gelten nur für Inlandsfahrten

14,00 Euro – kleine Pauschale für Dienstreisen von 8 bis 24 Stunden 28,00 Euro – große Pauschale für Dienstreisen ab 24 Stunden

Den Verpflegungszuschlag von 14 Euro erhalten Sie immer für den An- und Abreisetag – unabhängig davon, ob Sie an diesen beiden Tagen acht Stunden oder weniger unterwegs sind

Bitte beachten Sie, dass in der Reisekostenabrechnung ein Reisetag immer vom Zeitpunkt der Abreise bis Mitternacht eingetragen ist

Wenn Sie beispielsweise um 17:00 Uhr Ihren Wohnort verlassen, geben Sie 17:00 Uhr ein

– Mitternacht für den Anreisetag

Der Folgetag wird mit 00.00 – 24.00 eingetragen

Beispielrechnung

So könnte die Berechnung der Verpflegungsmehrkosten für eine viertägige Geschäftsreise aussehen: 1

Tag: Ankunft 17:00 Uhr – Mitternacht – 14,00 Euro

Tag 2: Treffen 00.00 – 24.00 Uhr: 28,00 Euro

Tag 3: Kundenbesuche 00:00 – 24:00 Uhr: 28,00 Euro

Tag 4: Abreisetag 12:00 – 17:00 Uhr: 14,00 Euro

Zusätzliche Verpflegungskosten betragen 84,00 Euro

Angepasste zusätzliche Verpflegungskosten

Bevor Sie die im Beispiel errechnete Summe in die Reisekostenabrechnung eintragen, berücksichtigen Sie das im Hotelpreis enthaltene Frühstück und allfällige Einladungen zum Mittag- oder Abendessen

In diesem Fall müssen die Verpflegungsmehrkosten entsprechend angepasst werden

Frühstück im Hotelpreis inbegriffen: 20% Rabatt

Einladung zum Essen, Seminar mit Catering etc.: 40 % Abzug

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Wenn also das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen ist und Ihr Geschäftspartner Sie zum Abendessen einlädt, reduzieren Sie den Essenszuschuss für 24 Stunden um 60 %

Dies gilt auch dann, wenn Sie auf Kosten des Unternehmens Gäste einladen und der Arbeitgeber auch die Kosten für Ihr Essen trägt

Weist das Hotel Frühstück auf der Rechnung aus, so reduziert sich die Übernahme des Arbeitgebers von der Hotelrechnung um den für das Frühstück ausgewiesenen Frühstücksbetrag

Zusätzliche Verpflegungskosten im Ausland

Etwas komplexer gestaltet sich die Erstattung von Auslandsreisen

Zwar gibt es auch hier kleine und große Pakete, diese unterscheiden sich aber je nach Reiseziel

So erhalten Sie beispielsweise für eine Geschäftsreise nach Ägypten pauschal 41 Euro; wenn Sie nach Bangladesch reisen, sind es nur 30 Euro

Für China muss Ihr Arbeitgeber je nach Zielland zwischen 40 und 74 Euro erstatten

Die Übernachtungspauschalen für Dienstreisen ins Ausland sind an die landestypischen Kosten angepasst

Die Pauschale für eine Übernachtung in Andorra beträgt 45 Euro; für Japan 233 Euro

Die aktuellen Länderlisten für 2020 mit einer Auflistung aller gültigen Pakete können Sie hier herunterladen

Anfahrtskosten nicht vergessen!

Bewahren Sie Belege für alle angefallenen Ausgaben auf, von der Hotelrechnung bis zum Parkticket

Neben den Reise- und Übernachtungskosten erstattet der Arbeitgeber alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Reise und ihrem Zweck entstehen

Mögliche Reisenebenkosten:

Parkgebühren oder Mautgebühren

Gebühren für geschäftliche Anrufe

Eintragungen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Gepäckaufbewahrungsgebühren

Verluste beim Kauf und Verkauf von Devisen

Gepäckschaden

Entschädigung im Zusammenhang mit einem Verkehrsunfall

Diebstahl von beruflichen Gegenständen oder privaten Gegenständen, die zu beruflichen Zwecken mitgenommen wurden

Diebstahl von persönlichen und notwendigen Reiseutensilien

Wenn keine Quittung verfügbar ist, erstellen Sie Ihre eigene Quittung

Achte darauf, dass es alle wichtigen Informationen sowie den Ort und das genaue Datum enthält

Nachdem Sie die angefallenen Kosten in die Reisekostenabrechnung eingetragen haben, legen Sie die entsprechenden Belege bei und senden Sie die Reisekostenabrechnung an die zuständige Stelle im Unternehmen.

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Die Gründe sprechen für sich: Mobile First: Ob im Taxi oder auf der Couch – mit der mobilen App lassen sich Belege einfach scannen und einreichen

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Verpflegungsmehraufwendungen – Was du wissen solltest! New Update

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