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Inventur Vorschriften – das müssen Sie beachten – Shore Update

2020-01-10 · Vorund Nachteile. Zu den Vorteilen gehört, dass die ermittelten Bestände und Werte einem Bilanzstichtag bzw. einer klaren Periode nahe dem Bilanzstichtag zugeordnet werden müssen. Außerdem sind keine gesonderten Voraussetzungen nötig. Durch den Zeitraum von 20 Tagen haben Unternehmen mit der zeitnahen Inventur mehr Flexibilität.

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Shore > Blog > Management > Inventarvorschriften – die müssen Sie beachten

Die Inventur ist für viele Unternehmen mit viel Aufwand verbunden

Startups und kleinere Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, die gesetzlich vorgeschriebene Inventur ordnungsgemäß durchzuführen

Neben dem erhöhten Zeitaufwand entstehen oft zusätzliche Kosten, weil zusätzliche Mitarbeiter beauftragt werden müssen

Auch bei der Planung und Ausführung sind einige Vorschriften zu beachten

Die jährliche Inventur ist nicht nur Pflicht, sondern auch eine regelmäßige Beurteilung des Unternehmenswertes

Auf diese Weise behalten Unternehmer den Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens und erhalten als Ergebnis den tatsächlichen Bestand auf Basis der ermittelten Werte

Grundlagen der Inventarisierung

Der Inventur liegen bestimmte gesetzliche Regelungen zugrunde, die Händler einhalten müssen, um eine ordnungsgemäße Inventur durchzuführen

Nach den Vorschriften des § 240 Abs

1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, die Vermögensgegenstände und Schulden seines Unternehmens zum Ende eines jeden Geschäftsjahres auszuweisen und zu bewerten

Dazu werden die Werte aller Vermögenswerte und auch der Schulden eines Unternehmens in eine Liste eingetragen

Auf diese Weise soll der tatsächliche Bestand am Ende des Geschäftsjahres erfasst werden

Das Anlagevermögen der Gesellschaft wird in ein Anlagebuch eingetragen

Das erstellte Inventar ist das Ergebnis der Inventarliste

Zeitpunkte einer Inventur nach § 240 Abs

2 HGB:

am Ende des Geschäftsjahres

zu Beginn einer Geschäftstätigkeit

bei Auflösung oder Verkauf eines Unternehmens

Die Inventur muss am Bilanzstichtag erfolgen

Dieser fällt in der Regel auf den Bilanzstichtag, den 31

Dezember eines Kalenderjahres

Gemäß § 241 HGB Absatz 2 ist eine körperliche Inventur zu diesem Zeitpunkt nicht erforderlich, wenn auf andere Weise sichergestellt ist, dass der Bestand ohne die körperliche Inventur für diesen Zeitpunkt ermittelt werden kann

Alle Kaufleute sind gemäß §§ 238 ff

HGB verpflichtet, Handelsbücher zu führen und am Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen (§ 242 Abs

1 und 2 HGB)

Zur ordnungsgemäßen Buchführung und Bilanzierung ist eine Bestandsaufnahme des Gesellschaftsvermögens erforderlich

Der gesamte Bestand eines Unternehmens wird erfasst und der ermittelte Ist-Wert abschließend mit dem Soll-Bestand verglichen

Mit dem Inventurverfahren wird festgestellt, ob die Inventuren korrekt waren

Gelegentlich auftretende Fehler beim Buchen von Zugängen und Abgängen führen zu Abweichungen, die sich im Inventurergebnis widerspiegeln

Das Ergebnis dient als Richtwert für die in der Buchhaltung dokumentierten Bestände, Abweichungen in der Buchhaltung müssen also korrigiert werden

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Liegen zum Bilanzstichtag fertige oder unfertige Erzeugnisse vor, sind diese als Vermögensgegenstände bzw

Wirtschaftsgüter in der Bilanz auszuweisen

Grundsätzlich sind auch geringwertige Wirtschaftsgüter in eine Sonderliste aufzunehmen

Grundsätze einer ordnungsgemäßen Bestandsaufnahme

Zur ordnungsgemäßen Umsetzung sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in Handels- und Steuerbilanz zu beachten

Vollständigkeit: Die Bestände müssen vollständig aufgeführt werden

Genauigkeit: Art, Menge und Wert aller Vermögenswerte müssen korrekt erfasst werden

Ökonomie: Wenn es nicht sinnvoll ist, die Menge eines bestimmten Gutes zu erfassen, kann sie geschätzt werden

Wesentlichkeit: Anlagegüter mit einem Wert von weniger als 60 Euro müssen nicht in die Bestandsaufnahme einbezogen werden

Klarheit: Einzelne Betriebe müssen eindeutig identifiziert werden

Prüfbarkeit: Eine übersichtliche Bestandsliste, die auch von sachverständigen Dritten geprüft werden kann

Rechtzeitigkeit: Ausführung innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist

Einzelaufzeichnung: Jeder Wert muss einzeln aufgezeichnet werden

Vermögenswerte sind materielle und immaterielle Sachen und Rechte, die durch Aktivierung in der Bilanz erscheinen

Gesetze und Steuervorschriften

Im Handelsgesetzbuch sind die Inventur und die vereinfachten Inventurverfahren handelsrechtlich nach §§ 244 ff

geregelt

Steuerrechtlich finden Sie die Regelungen zur Buchführung und Aufzeichnungspflicht in der Abgabenordnung § 140 ff

AO

Die Einkommensteuerrichtlinien, R 5.3 ff

EStR, Bestandsaufnahme beantragen

Für Unternehmen, die unter die Vorschriften des deutschen Handelsgesetzbuches (HGB) fallen, ist eine Bestandsaufnahme Pflicht

Außerdem müssen sie eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen

Freiberufler und Unternehmer, die ihren Gewinn anhand einer Einkommens-Überschuss-Rechnung (EÜR) für den Jahresabschluss ermitteln, müssen per Gesetz kein Inventurverfahren durchführen

Inventarisierungsprozesse

Es gibt mehrere Inventurmethoden, die verwendet werden, um den Wert und den physischen Bestand vorhandener Bestände zu erfassen:

Physisches Inventar: Es ist die physische Aufzeichnung aller vorhandenen Immobilien

Dazu gehören Waren, Bargeld und Gebäude

Die Menge jedes Vermögenswerts wird durch Messen, Wiegen oder Zählen erfasst

Es ist die physische Aufzeichnung aller vorhandenen Vermögenswerte

Dazu gehören Waren, Bargeld und Gebäude

Die Höhe jedes Vermögenswerts wird durch Messen, Wiegen oder Zählen erfasst

Anlageninventur: Bei der Anlageninventur wird eine Bestandsaufnahme aller beweglichen Anlagegüter durchgeführt

Zum beweglichen Anlagevermögen gehören Maschinen, der Fuhrpark sowie Betriebs- und Geschäftsausstattung

Bei der Betriebsinventur wird eine Bestandsaufnahme aller beweglichen Anlagegüter durchgeführt

Zum beweglichen Anlagevermögen zählen Maschinen, der Fuhrpark sowie Betriebs- und Geschäftsausstattung

Buchinventar: Das Buchinventar ist die wertmäßige Erfassung aller immateriellen Wirtschaftsgüter

Dazu gehören Bankguthaben und -schulden, ausstehende Forderungen, immaterielle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten

Bestandsarten auf einen Blick

Das Handelsgesetzbuch (HGB) lässt verschiedene Arten von Bestandsvereinfachungsverfahren zu

Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit, unter bestimmten Voraussetzungen eine geeignete Bestandsart auszuwählen

1

Permanente Inventur

Die ständige Inventur wird gemäß § 241 Abs

2 HGB laufend während des gesamten Geschäftsjahres durchgeführt

Beispielsweise kann die Inventur monatlich oder vierteljährlich erfolgen

Es wird angenommen dass:

Führen eines Lagerbuches und zusätzlicher Listen, die alle Zu- und Abgänge enthalten

Die Bestände sind mindestens einmal im Geschäftsjahr physisch zu erfassen

Vorteile und Nachteile

Die körperliche Inventur muss nicht am Bilanzstichtag erfolgen

Ein weiterer Vorteil ist, dass die in der Lagerbuchhaltung erfassten Bestände regelmäßig überprüft und entsprechend korrigiert werden können

Nachteilig kann der hohe Aufwand für die Buchhaltung sein, der durch die kontinuierliche Inventur entsteht

Darüber hinaus ist das permanente Inventar nicht für unkontrollierbare Entsorgungen aufgrund von Verderb oder Zerbrechlichkeit geeignet

Hinweis: Eine permanente Inventur ist für die ordnungsgemäße Erfassung sehr wertvoller Vermögenswerte nicht geeignet

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2

Inventar zum Stichtag

Eine periodische Inventur ist eine Vereinfachung der Inventur

Beim Stichtagsinventar wird der Bestand zu einem bestimmten Stichtag, in der Regel dem Bilanzstichtag, erfasst (§ 240 Abs

1 und 2 HGB)

Das Verfahren soll bei besonders wertvollen Gegenständen eines Unternehmens angewendet werden

Nach HGB muss die Inventur nicht unbedingt zum Bilanzstichtag durchgeführt werden

Eine Stichtagsinventur kann innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem angegebenen Stichtag durchgeführt werden.

Um den Bestandswert am Bilanzstichtag endgültig zu ermitteln, müssen die zwischenzeitlich erfolgten Zu- und Abgänge wertmäßig abgezogen bzw

hochgerechnet werden

Vor- und Nachteile

Einer der Vorteile ist, dass die ermittelten Bestände und Werte einem Bilanzstichtag oder einem eindeutigen Zeitraum nahe dem Bilanzstichtag zugeordnet werden müssen

Darüber hinaus sind keine besonderen Voraussetzungen erforderlich

Durch die Frist von 20 Tagen haben Unternehmen mit rechtzeitiger Inventur mehr Flexibilität

Ein Nachteil der Stichtagsinventur ist die Betriebsunterbrechung zur Durchführung

Hinzu kommt ein hoher Arbeitsaufwand und zusätzliche Kosten für zusätzliche Mitarbeiter

Hinweis: Diese Bestandsmethode muss für Bestandsartikel verwendet werden, bei denen es aufgrund von Verderb, Zerbrechlichkeit usw

zu unkontrollierbaren Entsorgungen kommen kann

3

Falsch platzierter Bestand

Bei einer vorzeitigen oder verspäteten Inventur kann die eigentliche Inventur bis zu drei Monate vor und zwei Monate nach dem Stichtag durchgeführt werden

Folgendes wird angenommen:

physische Inventur oder permanente Inventur

die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Vermögenswerte müssen in einem besonderen Inventar erfasst werden

Vorteile und Nachteile

Die aufgeschobene Inventur hat den Vorteil, dass Sie den Zeitpunkt innerhalb eines 5-Monats-Zeitraums frei wählen können

Ein Termin ist zu einer saisonal schwächeren Zeit oder bei eher geringen Beständen möglich

Zu den Nachteilen gehören das Aktualisieren und Umschreiben

Dies kann zu Unterschieden in der Abrechnung und einem erhöhten Arbeitsaufwand führen

Hinweis: Die Verwendung eines permanenten oder aufgeschobenen Inventars ist für besonders wertvolle Vermögenswerte nicht zulässig

4

Stichprobeninventur

Bei der Aufstellung des Inventars ist es zulässig, den Bestand des Anlagevermögens nach Art, Menge und Wert stichprobenartig nach mathematisch-statistischen Verfahren zu ermitteln (§ 241 Abs

1 HGB)

Es ist keine zusätzliche physische Bestandsaufnahme erforderlich

Der Einsatz dieser Methode zur Bestandsaufnahme eignet sich besonders für große Unternehmen

Voraussetzungen:

die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind zu beachten

Anwendung mathematisch-statistischer Methoden

der Aussagewert des ermittelten Inventars muss dem Aussagewert eines körperlichen Inventars entsprechen

Vorteile und Nachteile:

Der größte Vorteil der Stichprobeninventur ist die Zeitersparnis

Es muss nur eine Teilmenge bestimmt werden

Außerdem werden keine zusätzlichen Arbeitskräfte benötigt, was Kosten spart

Ein Nachteil kann sich beispielsweise aus Rechenfehlern bei der Hochrechnung ergeben, da nur ein Teil des Inventars exakt erfasst wird

Daher kann bei der Hochrechnung nicht davon ausgegangen werden, dass das Ergebnis den tatsächlichen Lagerbeständen entspricht

Hinweis: Das Risiko von Abweichungen durch die Hochrechnung ist bei der Stichprobeninventur größer als bei anderen Verfahren

Jede Bestandsaufnahme mit Shore POS

Welche Art der Inventarisierung Sie für Ihr Unternehmen nutzen können, hängt davon ab, ob Sie die entsprechenden Anforderungen erfüllen und ob das Verfahren gut zu Ihren Lagerbeständen oder Ihrem Unternehmen passt

Mit unserem Artikel können Sie sich einen Überblick über die Inventararten und Vorschriften verschaffen

Beachten Sie die Vorschriften und lassen Sie sich bei weiteren Fragen von einem Experten beraten

Mit Shore POS haben Sie dank unserer Inventur-App ein Kassensystem, das Sie bei allen Prozessen unterstützt

Ihre Bestände werden vollautomatisch und in Echtzeit aktualisiert

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Probieren Sie es einfach aus.

Shore POS wünscht Ihnen einen erfolgreichen Jahresausklang!

Hinweis: Alle Informationen in diesem Artikel wurden aus frei zugänglichen Quellen zusammengestellt

Inventorum ist keine Rechtsberatung und bietet mit diesem Text keine Rechtsberatung zur Unternehmensgründung an

Es besteht kein Anspruch auf rechtliche Richtigkeit.

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Denken Sie daran, genügend Personal für den Tag rechtzeitig einzuplanen

Das kann auch bedeuten, dass Sie zusätzliche Leiharbeiter ausschließlich für die Inventur einstellen

Dies hat Vor- und Nachteile

Nicht nur die höheren Kosten wirken sich negativ aus

Die zusätzlichen Arbeitskräfte kennen sich in Ihrem Unternehmen nicht aus und haben eventuell noch nie eine Bestandsaufnahme durchgeführt, sodass sie kurzfristig noch geschult werden müssen

Dieser Zeit- und Kostenaufwand kann jedoch durch eine schnellere Inventur kompensiert werden

Je mehr Mitarbeiter gleichzeitig an der Bestandsaufnahme arbeiten, desto schneller geht es

Ein weiterer Vorteil externer Arbeitskräfte liegt in der Betriebsblindheit und der Voreingenommenheit Ihrer fest angestellten Mitarbeiter

Auch wenn Sie sich nicht dafür entscheiden, zusätzliches Zeitpersonal einzustellen, ist es sinnvoll, keine Mitarbeiter in Ihrem gewohnten Arbeitsbereich einzusetzen

Die Wahrscheinlichkeit, dass dieselben Fehler in der ursprünglichen Buchung während der Inventur wiederholt werden, ist ziemlich hoch

Außerdem können Sie als Unternehmer nicht davon ausgehen, dass Mitarbeiter, die einen selbstverschuldeten Fehler finden oder sogar eine Straftat begangen haben, nicht versuchen werden, diesen zu vertuschen

Ohne Ihre Mitarbeiter unter Generalverdacht zu stellen, dient die Bestandsaufnahme auch der Aufdeckung von Diebstählen

Schließlich müssen Sie Teams zusammenstellen und Verantwortungsbereiche definieren

So können Sie sicher sein, dass keine Artikel übersehen werden, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt

Wenn Sie diese Aufgabe nicht selbst übernehmen, müssen Sie einen Bestandsverwalter ernennen

Dieser koordiniert den Ablauf bei der Inventur, ordnet Verantwortlichkeiten zu, behält Termine im Auge und kann Stichproben durchführen

Es kann sich lohnen, für die Arbeiter Zweierteams zusammenzustellen

Das hat zwei Vorteile: Zum einen kann eine Person zählen und die andere sich Notizen machen

Das beschleunigt die Arbeit

Zum anderen können sich die Mitarbeiter auf diese Weise abwechseln, um Kopf und Gelenke zu entlasten

Wenn Sie es sich leisten können, ist es sogar sinnvoll, jeden Artikel von zwei separaten Teams erfassen zu lassen: Dies minimiert Fehler.

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