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Reisekostenabrechnung Vorlage – Kostenloser Excel Download Aktualisiert
Reisekostenabrechnung Vorlage für Excel. Reisekostenabrechnungen können sich als recht zeitaufwendig erweisen, wenn Sie viele Einzelposten festhalten müssen.Damit die Abrechnung gültig ist, müssen Sie jeden Einzelposten mit einem passenden Beleg verzeichnen.
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Sind Sie geschäftlich viel unterwegs? Dann kann sich eine Reisekostenabrechnung lohnen
Die meisten Kosten sind steuerlich absetzbar
Unter anderem können Sie oft Hotelübernachtungen, Reisekosten und sogar Trinkgelder absetzen
Mit einer Reisekostenabrechnungsvorlage können Sie schnell und einfach arbeiten, behalten den Überblick und haben bereits alle notwendigen Informationen ausgefüllt
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Mit der Reisekostenabrechnung können Sie alle Daten und Kosten einer Dienstreise erfassen, sofern Sie diese Kosten erstattet oder von der Steuer absetzen möchten
Tragen Sie die Eckdaten Ihrer Reise in die Reisekostenabrechnung ein
Diese sind: Wie hat die Reise stattgefunden? Wann fand die Reise statt? Welchen Weg sind Sie gegangen? Mit wem bist Du gereist?
Welche Kosten sind während der Reise entstanden? Mit einer Reisekostenabrechnungsvorlage können Sie alle Kostenpositionen der Dienstreise einfach und übersichtlich zusammenstellen
Folgende Kostenpositionen können Sie als Fahrtkosten geltend machen: Fahrtkosten
Unterbringungskosten
zusätzliche Verpflegungskosten
Reisekosten
In den meisten Fällen trägt der Arbeitgeber die Kosten
Ist dies nicht der Fall, können Arbeitnehmer diese Kosten als Werbungskosten geltend machen
Achtung: Eine Reisekostenabrechnung wird Ihnen nur erstattet, wenn sie vollständig ist
Sie müssen daher alle Belege aufbewahren und entsprechend nachweisen
Es reicht nicht aus, wenn Sie eine Formel in Excel oder Word mit den Kosten ausfüllen
Buchung der Reisekosten
Die Verpflegungskosten können nicht in konkreter Höhe angegeben werden, sondern nur mit den gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen
Diese sind im Einkommensteuergesetz geregelt
Dort gab es Ende 2019 diverse Änderungen im Rahmen des Gesetzes zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Regelungen
Unter anderem wurden die in § 9 (4a) EStG genannten Verpflegungsmehrkosten von 24 auf 28 Euro pro Tag erhöht 2020 betragen die Beträge 14 Euro (bei 8-24 Stunden) bzw
28 Euro (bei mehr als 24 Stunden) , abhängig von der Dauer der Abwesenheit
Bei mehrtägigen Geschäftsreisen werden der Anreisetag und der Abreisetag nur mit 12 Euro berechnet
Bei Fahrten unter 8 Stunden gibt es keine Verpflegungspauschale
Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe abzugsfähig, die Belege sind jedoch beizufügen
Diese Kosten werden als Betriebskosten gebucht
Die Inlandsreisekosten bzw
Übernachtungskosten werden in SKR03 unter 4676 und in SKR04 unter 6680 gebucht
Aufbewahrungsfristen für Reisekostenabrechnungen
Gemäß § 147 AO (Abgabenordnung) beträgt die Aufbewahrungsfrist für Reisekostenabrechnungen und die dazugehörigen Unterlagen und Belege 10 Jahre
Reisekostenabrechnungen im In- und Ausland
Wer in Deutschland auf Geschäftsreise geht, ist in der Regel günstiger als im Ausland
Hierfür sind die gesetzlich geregelten Pauschalen für Unterkunft und Verpflegung anzuwenden
Auch für Auslandsreisen gibt es Pauschalen für Verpflegung und Unterkunft, die aber nicht einheitlich sind
Hier ist eine Tabelle nach Ländern und sogar Regionen aufgeschlüsselt
Bis wann müssen Sie die Reisekostenabrechnung abgeben? Die Reisekostenabrechnung ist unverzüglich nach Rückkehr von der Reise dem Arbeitgeber vorzulegen
Die Abrechnung muss dann innerhalb einer angemessenen Frist durch den Arbeitgeber erfolgen
Hierfür können aber auch Sonderregelungen im Arbeitsvertrag getroffen werden, es muss also im Einzelfall geprüft werden, was dort vereinbart wurde
Es kann sogar vorkommen, dass eine Erstattung der Kosten ausdrücklich ausgeschlossen wird
In diesem Fall muss der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten abziehen.
Was ist eine Geschäftsreise? Dienstreisen müssen vom Arbeitgeber organisiert werden
Zudem muss die Anreise entweder mit dem eigenen Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen
Wenn Sie den Dienstwagen fahren, trägt der Arbeitgeber die Kosten trotzdem
Geschäftsreisen sind beispielsweise Kundenbesuche, Konferenzen oder Messebesuche
Für Studiengangsleiter oder Lehrende können auch folgende Anlässe als Dienstreise anerkannt werden: Exkursionen
Expeditionen
Klassenfahrten / Studienreisen
Pauschalen für die Reisekostenabrechnung
Wenn Sie die sogenannte Pendlerpauschale nutzen, ist es nicht notwendig, eine allgemeine Vorlage für die Reisekostenabrechnung zu verwenden
Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, können Sie dort die gefahrenen Kilometer aufzeichnen
Einfache Fahrten werden mit der Pendlerpauschale von 30 Cent pro Kilometer zwischen Arbeit und Wohnung steuerlich begünstigt
Tipp: Mit einer Fahrtenbuchvorlage können Sie zusätzlich Zeit sparen und Ihre Daten einfach ausfüllen.
Reisekostenabrechnung Vorlage für Excel
Reisekostenabrechnungen können sehr zeitaufwändig sein, wenn Sie viele Einzelposten erfassen müssen
Damit die Abrechnung gültig ist, müssen Sie jede Belegposition mit einem passenden Beleg erfassen
Hier sollte man also genauso vorsichtig sein wie bei der Bewirtungsquittung, da schnell von privatem Vergnügen ausgegangen werden kann
Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, ist eine ausführliche Microsoft Office Excel-Vorlage hilfreich
Dies umfasst unter anderem folgende Punkte: Anlass der Dienstreise
Ort der Geschäftsreise
Reise datum
An- und Abreisedatum
Bewirtungskosten zum Beispiel für das Frühstück
Reisekosten
Unterbringungskosten
In der Reisekostenabrechnungsvorlage mit Excel können Sie die einzelnen Kostenpositionen automatisch berechnen lassen
Das verhindert Flüchtigkeitsfehler bei der Kostenkalkulation
Leider ist eine solche Funktion in einer Word- oder OpenOffice-Vorlage nicht verfügbar
Was beinhaltet eine Reisekostenabrechnungsvorlage? Hier müssen Sie alle wichtigen Punkte festhalten, zu denen auch der Reisegrund und die genauen Reisedaten gehören
Gute Formulare für eine Reisekostenabrechnung enthalten bereits alle notwendigen Punkte, ansonsten sollten Sie diese ergänzen
Folgende Informationen müssen Sie beim Ausfüllen der Reisekostenabrechnungsvorlage jedoch immer beachten: Vollständiger Name
Personal Nummer
Geben Sie Ihre Abteilung oder Unterabteilung an, ggf
einschließlich Außenstelle
Beginn und Ende der Reise mit genauem Datum und Uhrzeit
Bestimmungsort (Ort, Adresse)
Genauer Zweck der Reise (Messe, Geschäftsbesuch, mit Anlass wie konkretes Projekt, Vertragsabschluss o.ä.)
Benutztes Verkehrsmittel (bei Pkw den Fahrgast angeben, bei Gruppenfahrkarten die Mitreisenden)
Unterschrift des Antragstellers mit Datum
Unterschrift des direkten Vorgesetzten und Datum
Es können zusätzliche interne Anforderungen bestehen, die Sie entsprechend ausfüllen müssen
Wenn die Erklärung viele Anlagen enthält, können Sie diese auf dem Antrag aufführen
Damit die Personalabteilung die Vollständigkeit leichter prüfen kann
Vorteile einer Reisekostenabrechnungsvorlage für Excel
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen viele Mitarbeiter haben, die oft auf Geschäftsreisen sind, macht eine Excel-Vorlage auf jeden Fall Sinn
Die Reisekostenabrechnung ist zeitintensiv und je öfter Ihre Mitarbeiter unterwegs sind, desto mehr Zeit verbringen Sie mit der Reisekostenabrechnung
Daher können Sie mit einer Reisekostenabrechnungsvorlage eine korrekte Abrechnung sicherstellen und Ihre Aufzeichnungen in Ordnung halten
Sie haben in kürzester Zeit alle Informationen ausgefüllt und die entsprechenden Belege beigelegt
Reichen Sie die Reisekostenabrechnung beim Finanzamt ein
In digitaler Form können Sie eine Reisekostenabrechnung nur dann einreichen, wenn diese speziell signiert und vor Änderungen geschützt ist
Es gibt Softwareprogramme, die entsprechende Funktionen anbieten
Es ist nicht möglich, nur die Excel-Vorlage für die Reisekostenabrechnung zu versenden
Denn das Dokument ist nicht vor weiteren Änderungen geschützt
Sie haben die Möglichkeit, das ausgefüllte Formular für die Reisekostenabrechnung auszudrucken und diese Unterlagen einzureichen
Bei Änderungen müssen Sie diese für das Finanzamt nachvollziehbar festhalten
Anleitung zum Ausfüllen der Reisekostenabrechnungsvorlage
Laden Sie die kostenlose Reisekostenabrechnungsvorlage für Microsoft Excel herunter
Geben Sie Ihre Firmendaten und Mitarbeiterdaten ein
Geben Sie als Nächstes Ihre Reisedaten ein
Dazu gehören Reisebeginn und Reiseende, Ziel und Zweck der Reise sowie alle benutzten Verkehrsmittel
Tragen Sie unter dem nächsten Punkt die Kosten für Fahrt, Unterkunft, Verpflegung und sonstige Kosten ein
Geben Sie abschließend das Datum ein, unterschreiben Sie das Formular und reichen Sie es bei Ihrem Arbeitgeber ein
Kostenlose Reisekostenabrechnungsvorlage zum Download
Eine fertige Excel-Vorlage ist eine echte Arbeitserleichterung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Als Arbeitgeber können Sie ein individuelles Formular gestalten, das Sie Ihren Mitarbeitern aushändigen können
Fügen Sie dem Blatt beispielsweise Ihr Logo oder relevante Kontaktinformationen hinzu
Sie können auch Informationen und Anweisungen zum korrekten Ausfüllen der Formulare hinzufügen
Eine kostenlose Reisekostenabrechnungsvorlage steht unten zum Download bereit.
Einfache Rechnung / Quittung erstellen mit Mehrwertsteuer MwSt. (OpenOffice Calc) Update New
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