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Reisekostenabrechnung Vorlage – Kostenloser Excel Download Aktualisiert

Reisekostenabrechnung Vorlage für Excel. Reisekostenabrechnungen können sich als recht zeitaufwendig erweisen, wenn Sie viele Einzelposten festhalten müssen.Damit die Abrechnung gültig ist, müssen Sie jeden Einzelposten mit einem passenden Beleg verzeichnen.

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Sind Sie geschäftlich viel unterwegs? Dann kann sich eine Reisekostenabrechnung lohnen

Die meisten Kosten sind steuerlich absetzbar

Unter anderem können Sie oft Hotelübernachtungen, Reisekosten und sogar Trinkgelder absetzen

Mit einer Reisekostenabrechnungsvorlage können Sie schnell und einfach arbeiten, behalten den Überblick und haben bereits alle notwendigen Informationen ausgefüllt

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Mit der Reisekostenabrechnung können Sie alle Daten und Kosten einer Dienstreise erfassen, sofern Sie diese Kosten erstattet oder von der Steuer absetzen möchten

Tragen Sie die Eckdaten Ihrer Reise in die Reisekostenabrechnung ein

Diese sind: Wie hat die Reise stattgefunden? Wann fand die Reise statt? Welchen Weg sind Sie gegangen? Mit wem bist Du gereist?

Welche Kosten sind während der Reise entstanden? Mit einer Reisekostenabrechnungsvorlage können Sie alle Kostenpositionen der Dienstreise einfach und übersichtlich zusammenstellen

Folgende Kostenpositionen können Sie als Fahrtkosten geltend machen: Fahrtkosten

Unterbringungskosten

zusätzliche Verpflegungskosten

Reisekosten

In den meisten Fällen trägt der Arbeitgeber die Kosten

Ist dies nicht der Fall, können Arbeitnehmer diese Kosten als Werbungskosten geltend machen

Achtung: Eine Reisekostenabrechnung wird Ihnen nur erstattet, wenn sie vollständig ist

Sie müssen daher alle Belege aufbewahren und entsprechend nachweisen

Es reicht nicht aus, wenn Sie eine Formel in Excel oder Word mit den Kosten ausfüllen

Buchung der Reisekosten

Die Verpflegungskosten können nicht in konkreter Höhe angegeben werden, sondern nur mit den gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen

Diese sind im Einkommensteuergesetz geregelt

Dort gab es Ende 2019 diverse Änderungen im Rahmen des Gesetzes zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Regelungen

Unter anderem wurden die in § 9 (4a) EStG genannten Verpflegungsmehrkosten von 24 auf 28 Euro pro Tag erhöht 2020 betragen die Beträge 14 Euro (bei 8-24 Stunden) bzw

28 Euro (bei mehr als 24 Stunden) , abhängig von der Dauer der Abwesenheit

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen werden der Anreisetag und der Abreisetag nur mit 12 Euro berechnet

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Bei Fahrten unter 8 Stunden gibt es keine Verpflegungspauschale

Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe abzugsfähig, die Belege sind jedoch beizufügen

Diese Kosten werden als Betriebskosten gebucht

Die Inlandsreisekosten bzw

Übernachtungskosten werden in SKR03 unter 4676 und in SKR04 unter 6680 gebucht

Aufbewahrungsfristen für Reisekostenabrechnungen

Gemäß § 147 AO (Abgabenordnung) beträgt die Aufbewahrungsfrist für Reisekostenabrechnungen und die dazugehörigen Unterlagen und Belege 10 Jahre

Reisekostenabrechnungen im In- und Ausland

Wer in Deutschland auf Geschäftsreise geht, ist in der Regel günstiger als im Ausland

Hierfür sind die gesetzlich geregelten Pauschalen für Unterkunft und Verpflegung anzuwenden

Auch für Auslandsreisen gibt es Pauschalen für Verpflegung und Unterkunft, die aber nicht einheitlich sind

Hier ist eine Tabelle nach Ländern und sogar Regionen aufgeschlüsselt

Bis wann müssen Sie die Reisekostenabrechnung abgeben? Die Reisekostenabrechnung ist unverzüglich nach Rückkehr von der Reise dem Arbeitgeber vorzulegen

Die Abrechnung muss dann innerhalb einer angemessenen Frist durch den Arbeitgeber erfolgen

Hierfür können aber auch Sonderregelungen im Arbeitsvertrag getroffen werden, es muss also im Einzelfall geprüft werden, was dort vereinbart wurde

Es kann sogar vorkommen, dass eine Erstattung der Kosten ausdrücklich ausgeschlossen wird

In diesem Fall muss der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten abziehen.

Was ist eine Geschäftsreise? Dienstreisen müssen vom Arbeitgeber organisiert werden

Zudem muss die Anreise entweder mit dem eigenen Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen

Wenn Sie den Dienstwagen fahren, trägt der Arbeitgeber die Kosten trotzdem

Geschäftsreisen sind beispielsweise Kundenbesuche, Konferenzen oder Messebesuche

Für Studiengangsleiter oder Lehrende können auch folgende Anlässe als Dienstreise anerkannt werden: Exkursionen

Expeditionen

Klassenfahrten / Studienreisen

Pauschalen für die Reisekostenabrechnung

Wenn Sie die sogenannte Pendlerpauschale nutzen, ist es nicht notwendig, eine allgemeine Vorlage für die Reisekostenabrechnung zu verwenden

Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, können Sie dort die gefahrenen Kilometer aufzeichnen

Einfache Fahrten werden mit der Pendlerpauschale von 30 Cent pro Kilometer zwischen Arbeit und Wohnung steuerlich begünstigt

Tipp: Mit einer Fahrtenbuchvorlage können Sie zusätzlich Zeit sparen und Ihre Daten einfach ausfüllen.

Reisekostenabrechnung Vorlage für Excel

Reisekostenabrechnungen können sehr zeitaufwändig sein, wenn Sie viele Einzelposten erfassen müssen

Damit die Abrechnung gültig ist, müssen Sie jede Belegposition mit einem passenden Beleg erfassen

Hier sollte man also genauso vorsichtig sein wie bei der Bewirtungsquittung, da schnell von privatem Vergnügen ausgegangen werden kann

Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, ist eine ausführliche Microsoft Office Excel-Vorlage hilfreich

Dies umfasst unter anderem folgende Punkte: Anlass der Dienstreise

Ort der Geschäftsreise

Reise datum

An- und Abreisedatum

Bewirtungskosten zum Beispiel für das Frühstück

Reisekosten

Unterbringungskosten

In der Reisekostenabrechnungsvorlage mit Excel können Sie die einzelnen Kostenpositionen automatisch berechnen lassen

Das verhindert Flüchtigkeitsfehler bei der Kostenkalkulation

Leider ist eine solche Funktion in einer Word- oder OpenOffice-Vorlage nicht verfügbar

Was beinhaltet eine Reisekostenabrechnungsvorlage? Hier müssen Sie alle wichtigen Punkte festhalten, zu denen auch der Reisegrund und die genauen Reisedaten gehören

Gute Formulare für eine Reisekostenabrechnung enthalten bereits alle notwendigen Punkte, ansonsten sollten Sie diese ergänzen

Folgende Informationen müssen Sie beim Ausfüllen der Reisekostenabrechnungsvorlage jedoch immer beachten: Vollständiger Name

Personal Nummer

Geben Sie Ihre Abteilung oder Unterabteilung an, ggf

einschließlich Außenstelle

Beginn und Ende der Reise mit genauem Datum und Uhrzeit

Bestimmungsort (Ort, Adresse)

Genauer Zweck der Reise (Messe, Geschäftsbesuch, mit Anlass wie konkretes Projekt, Vertragsabschluss o.ä.)

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Benutztes Verkehrsmittel (bei Pkw den Fahrgast angeben, bei Gruppenfahrkarten die Mitreisenden)

Unterschrift des Antragstellers mit Datum

Unterschrift des direkten Vorgesetzten und Datum

Es können zusätzliche interne Anforderungen bestehen, die Sie entsprechend ausfüllen müssen

Wenn die Erklärung viele Anlagen enthält, können Sie diese auf dem Antrag aufführen

Damit die Personalabteilung die Vollständigkeit leichter prüfen kann

Vorteile einer Reisekostenabrechnungsvorlage für Excel

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen viele Mitarbeiter haben, die oft auf Geschäftsreisen sind, macht eine Excel-Vorlage auf jeden Fall Sinn

Die Reisekostenabrechnung ist zeitintensiv und je öfter Ihre Mitarbeiter unterwegs sind, desto mehr Zeit verbringen Sie mit der Reisekostenabrechnung

Daher können Sie mit einer Reisekostenabrechnungsvorlage eine korrekte Abrechnung sicherstellen und Ihre Aufzeichnungen in Ordnung halten

Sie haben in kürzester Zeit alle Informationen ausgefüllt und die entsprechenden Belege beigelegt

Reichen Sie die Reisekostenabrechnung beim Finanzamt ein

In digitaler Form können Sie eine Reisekostenabrechnung nur dann einreichen, wenn diese speziell signiert und vor Änderungen geschützt ist

Es gibt Softwareprogramme, die entsprechende Funktionen anbieten

Es ist nicht möglich, nur die Excel-Vorlage für die Reisekostenabrechnung zu versenden

Denn das Dokument ist nicht vor weiteren Änderungen geschützt

Sie haben die Möglichkeit, das ausgefüllte Formular für die Reisekostenabrechnung auszudrucken und diese Unterlagen einzureichen

Bei Änderungen müssen Sie diese für das Finanzamt nachvollziehbar festhalten

Anleitung zum Ausfüllen der Reisekostenabrechnungsvorlage

Laden Sie die kostenlose Reisekostenabrechnungsvorlage für Microsoft Excel herunter

Geben Sie Ihre Firmendaten und Mitarbeiterdaten ein

Geben Sie als Nächstes Ihre Reisedaten ein

Dazu gehören Reisebeginn und Reiseende, Ziel und Zweck der Reise sowie alle benutzten Verkehrsmittel

Tragen Sie unter dem nächsten Punkt die Kosten für Fahrt, Unterkunft, Verpflegung und sonstige Kosten ein

Geben Sie abschließend das Datum ein, unterschreiben Sie das Formular und reichen Sie es bei Ihrem Arbeitgeber ein

Kostenlose Reisekostenabrechnungsvorlage zum Download

Eine fertige Excel-Vorlage ist eine echte Arbeitserleichterung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Als Arbeitgeber können Sie ein individuelles Formular gestalten, das Sie Ihren Mitarbeitern aushändigen können

Fügen Sie dem Blatt beispielsweise Ihr Logo oder relevante Kontaktinformationen hinzu

Sie können auch Informationen und Anweisungen zum korrekten Ausfüllen der Formulare hinzufügen

Eine kostenlose Reisekostenabrechnungsvorlage steht unten zum Download bereit.

Einfache Rechnung / Quittung erstellen mit Mehrwertsteuer MwSt. (OpenOffice Calc) Update New

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Ein leicht verständliches Tutorial für Anfänger aus dem Bereich:
OpenOffice Calc.
Hier zeige ich Euch wie Ihr eine einfache Rechnung oder Quittung erstellen könnt inklusive Mehrwertsteuer / Umsatzsteuer.
Diese Anleitung / Lernvideo ist in deutsch / german.

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 New  Einfache Rechnung / Quittung erstellen mit Mehrwertsteuer MwSt. (OpenOffice Calc)
Einfache Rechnung / Quittung erstellen mit Mehrwertsteuer MwSt. (OpenOffice Calc) Update

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 New Update  Einfache Rechnung erstellen + MwSt (mit Excel oder Open Office Calc)
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 Update  Rechnung / Quittung erstellen ganz einfach (Excel)
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